如何强化劳动争议仲裁工作的档案管理

王妍 广东省广州市产业园管理局

一、新形势下劳动争议仲裁档案管理的挑战

当前我国的档案管理服务水平以及企业劳动人事合同争议档案仲裁仍然存在明显的突出问题。由于仲裁地域间实际经济社会技术发展水平之间存在若干差异，部分偏远地区只能使用旧的电子档案文件，且存在电子设备落后、故障率高等问题，使其无法按期且高效地完成项目的管理工作，导致各个仲裁区的档案馆使用率和技术水平经济发展不均衡。档案管理服务水平参差不齐，使国家档案管理信息数据资源管理共享制度无法有效实施，这严重阻碍了行政仲裁机关档案管理的改革发展进程。再者，许多农村地区不重视其档案管理方面的安全工作，档案管理质量能力不强，档案类资料的遗失等不安全现象经常发生。为仲裁事件当事人自身造成众多危害，也给事件当事人带来了不可避免的损失[1]。

二、劳动争议仲裁档案管理模式面临改革

目前，各地各级劳动人事档案仲裁服务机构管理职能组织配置、软硬件发展环境千差万别，给劳动档案管理工作的集中统一化和规范化管理工作增加了很大难度。

1.政府档案管理运行体制长效机制出现弱化。由于档案管理部门具体职责分工不明确，造成多数企业劳动人事争议仲裁服务机构在实际管理中组织架构不够合理，其档案管理组织表现形式主要还是采用原则性管理指导，而非强制约束性管理。档案管理规章制度具体要求普遍宽泛，具有整体操作性能比较差。

2.企业档案管理人员选择兼职岗位较多。大多数企业劳动人事争议仲裁代理单位没有规定设立专职劳动档案管理人员。档案管理人员多数作为企业兼职，或仅借助相关业务机构经办人负责企业档案存储保管和归档管理工作。档案员的业务知识和管理技能严重欠缺。

3.各类档案资料归档管理范围不统一。各级劳动人事行政仲裁机构性质不同，职责不同。归档管理的范围和数据管理模式也有所不同。个别机构更加注重加强必要文件的管理和归档，倾向于将与企业资产、财务、权利、资质、“三重一大”等相关决策服务以及企业合法合规经营有关的所有重要文件证明纳入档案管理要求的范围。

4.仲裁档案管理工作过于表面化流程。目前，一些偏远地区的档案相关行政部门往往受制于固有的档案工作观念，对民事仲裁诉讼档案管理这项工作的具体重要性往往缺乏正确精准定位，在工作中流于形式。没有充分认识到更加完善的民事仲裁诉讼档案管理是其后续档案管理的基础。这说明，在我国的一些地方对于档案管理的重要性还没有一个清晰的认识，不能认识到档案管理的重要价值，这对档案管理来说不是一个好的现象，因为没有一个重视的认识，那么在实际的操作过程中很难会做好，有可能对于档案管理造成重大损失。一些地方看似重视档案管理，但是很多工作浮于表面，流于形式，不能很好地起到档案管理的作用，不仅如此，形式主义可以在一定程度上麻痹上级检查，看似档案管理的水平比较高，但是实际上的档案管理却是很低，不利于上级很好地掌握档案管理的形式，容易造成误判，耽误档案管理。

5.档案管理设备相对比较落后。伴随着档案科学管理技术水平的不断提高，管理设备的使用技术也在不断地更新换代。电子文件档案正在逐渐取代传统纸质档案。而一些偏远地区的处理企业劳动人事纠纷行政仲裁案件的档案管理系统还相对落后，信息化仲裁档案管理系统目前暂未得到大范围普及，相关的管理人员也没有充分掌控对企业信息标志化仲裁档案管理系统设备的实际使用管理技术。少量重要各类档案集中管理保管，大量各类档案重要材料由上级经办主管部门或相关经办人员分散管理保存。保管库房条件配置差异大，专门存放档案柜的库房资源配置少，采用专门档案柜形式存放各类档案较为常见。

6.企业档案管理信息化规范程度相对较低。劳动人事企业仲裁管理单位普遍没有专门开发或直接购买功能齐全、成熟配套的企业档案管理软件系统应用软件，主要就是采用企业单机软件操作方式开展企业档案管理工作。有的事业单位对重大档案重要目录文件进行数字电子扫描化；有的事业单位对重要档案文件目录和部分重要文件档案目录进行电子扫描化和数字化[2]。

三、如何强化劳动争议仲裁工作的档案管理

1.规范档案借阅手续。十八大以来，随着我国法治化建设进程的不断深入推进，劳动合同纠纷民事仲裁机构的法律档案越来越公开、透明。面对较广泛的档案借阅业务需要，仲裁服务机构既要按规定贯彻落实企业档案资料借阅的审批管理流程，限定档案查档服务范围等。将做好档案管理服务工作当作推进劳动人事纠纷诉讼仲裁工作的重要部分。档案借阅的频率随着社会的发展不断地提高，面对现实情况和实际，必须要规范档案借阅的手续，因为，只有规范档案的借阅手续才能尽最大可能保存档案，一旦手续不齐全，很有可能会出现污损、破坏、丢失的状况，对于档案的保管和档案的作用发挥起到不好的作用。如果有了规范的档案借阅手续，每一个借阅的环节都有明确的责任人，如果档案出现问题，可以直接锁定先关责任责任人，其实在实际当中，人们的心理也是这样的，有自身明确的责任，就会在下意识要好好保护，如果是无主责任的内容，很有可能会出现这样或那样的问题。因此，规范借阅档案的手续也是明确责任人的一种做法，这样可以尽可能提升档案管理的效率和水平。

2.着力打造高素质专业档案管理队伍。加强专职专业档案管理人员培训，邀请当地档案管理部门有代表性的上级领导参加并指导培训，积极请教全国档案管理工作先进事业单位领导，固强补弱，拓宽工作思路。新发展状态下，档案管理工作已不能只满足于管理档案有人来管，档案检查有人来拿，档案存储有人接收的一种表面形式。面对当前日益增长的公众查档备案需求，只依靠人工协助查找资料是远远不能满足需求的，这就必然要求档案仲裁服务机构的优秀档案管理工作者不仅要有法律相关的专业档案知识和计算机相关基础，还要求具有高度社会责任感和较强的档案收集检索管理能力，以便于适应当前我国档案管理服务工作的发展需要在考虑配备优秀档案管理服务人员时，应更加注重把那些知识水平高、责任感强的年轻人全部分配到优秀档案管理工作者的队伍中去，培养一批业务管理能力强、政治文化素养高的优秀档案管理服务人员组织。人才是各个领域想要发展的一个非常重要的推动因素，如果没有人才的推动，很多事情很难深入科学的开展，相反如果有了人才的推动，面临的各种事情也会得到有效的解决。因此，档案管理工作发展离不开人才的支持，必须要重视人才的培养，将一批人才培养成技术娴熟的优秀从业者，既可以有效地解决工作中存在的不必要问题，也能提升工作效率，避免出现因为工作人员不专业而出现的问题。为了能够培养出更多的技能娴熟的档案管理工作人员，可以尝试在员工招录的过程中，就有目的性的招录，尽量是一些专业相符或者相近的人员，这样可以更容易接受相关业务的开展，从起点上保证了员工的基本素质，为推动建设技能娴熟的工作人员打好了基础。不仅如此，单位也要在后续的工作中，注重对于员工的培训，培训是员工提升专业技能水平的重要途径。有条件的单位可以从业界聘请高质量的培训团结队进行针对性的培训，这样可以最有效的帮助员工接受业界的先进理念，帮助能力提升；如果单位自身条件不允许，没有过多的资金进行培训，可以在自己的单位内选择业务尖兵，让他们现身说法，传授技能，也能起到很好的效果。无论哪种方式，都应该从思想上重视档案管理培训的价值和意义，在培训前制定完备的培训计划和培训内容，培训后，要对员工进行基本的培训考核，有培训，有考核，才能让培训的效果最大化。通过这些措施，可以有效地提升企业员工的技能水平和能力，从而推动实际工作的进展，提升档案管理能力和效果，避免出现问题。

3.加大硬件设施投入档案。档案管理科学是一门具有综合性的管理科学，如何有效做好这项管理工作，除了管理人的各种因素外，还有管理设备的各种因素。由于各类档案管理的技术特殊性，导致各类档案对防虫、防潮、防火等各个方面都有着更严格的管理需求，也因此要求各类档案在管理检索时更合理，更快捷。在对档案进行手动管理的同时，要充分利用现代管理系统，对档案进行计算机化整理，并在条件允许的情况下进行数字化管理。对各种文件输入计算机，实现计算机检索，既方便检索，服务各方，又便于管理，真正贴近群众[3]。

4.加快健全建立完善企业档案管理规章制度。档案管理仍然是理论性实践性俱强的科学工作，面对日益变化的国际档案管理查询工作，在其应用重要性深刻凸显的今天，既充分显示了相关法律规章制度的不合理，也充分展示出档案实际运作过程中存在的严重缺陷。此类认识上的不足为我们开展行政档案管理工作带来了许多不便，有的甚至引起了群众的不满。解决这个问题的最好办法，一来就是继续加强自己的理论学识，在工作中不断摸索寻找出行之有效的管理方法；二来就是不断加强国际交流，不断学习和吸收外部先进的文件管理系统方法，尽快研究制定一套与本行政区域文化档案管理信息服务发展相适应的政策法规。通过建立完善规章制度，加强监督管理，更好地为基层人民服务。在这个过程中，一定要重视规章制度的建设和完善，制度建设缺乏会直接导致单位在档案管理工作上的落后，因此，一定要重视制度建设本身的重要性。为了更好地推动制度建设，首先，作为单位档案管理人员一定要在思想上足够重视，因为思想是行动的先导，没有足够的思想重视，是很难将各项政策措施落实到位的，因为，要加强档案管理人员对于制度建设的思想重视，只有这样才能有效推动制度建设的完成，如果在思想上没有得到重视，那很难会在实际中付诸实践。另外，制度是一个单位的行为规范，对于企业和单位来说是至关重要的，如果没有明确的制度建设，那么在实际的工作中，很多员工是没有参照的标准，没有明确的规章制度告诉他们什么能干，什么不能干，干什么可以得当奖励，干什么会得到惩罚，因此，要让后续的工作得到明确的贯彻落实，制定明确的规章制度势在必行，也一定要建立好单位自身的制度建设。有了制度还是不够的，因为有了制度为员工提供了参考的标准，有了标准还要贯彻执行，所以才会有一句话叫作“执行是制度的生命”，因此，要在单位中营造遵守制度的良好氛围，对于那些严格遵守规章制度的人，办好事的人要进行奖励，对于那些不严格遵守制度的人，要用规章制度进行处罚，并可以适当采取公示的形式，这样可以将不遵守规章制度的后果得到最大的警示。规章制度要建设，建设完规章制度要保证实施，得到贯彻，只有这样，才能对制度建设有推动作用，也才能让档案管理人员的能力得到充分发挥。

5.继续深化落实企业档案管理的具体措施。不断细化廉政档案管理归档范围。在组织和发展劳动人事争议仲裁机构的业务流程时及时研究和开发业务档案表和归档业务范畴，并在企业职能结构调整和市场业务人员发展结构变化两个过程中不断完善。制定时期需要重点考量的是档案存储过程中整理保存的相关资料，确保我国劳动人事行政仲裁内部监督控制制度建立和实施全过程的真实性和可核实性，满足国家法律法规和相关监管政策的要求，并充分、准确地反映我国劳动人事行政仲裁的管理活动。

四、结语

综上所述，为了解决我国用人单位与外籍劳动者之间的利益冲突和矛盾，劳动人事纠纷仲裁更加合理和合法，相关行政部门认为，要提高劳动人事对纠纷仲裁的管理和服务能力，从而真正达到能在劳动争议仲裁中公平公正地解决问题。也就是要对现在任职劳动档案仲裁工作人员原单位的劳动档案工作负法律责任。如果没有及时办理手续通过劳动争议仲裁录用人员，这部分相关档案也就应该移交给就近地区劳动局的职业技能介绍咨询服务管理机构。第二进行转移托管,由就近劳动局直接负责这部分通过劳动争议仲裁录用人员档案的转移管理。如果这部分通过劳动争议仲裁录用人员重新被录用企业正式录用，由就近劳动局内的职业技能介绍咨询服务管理机构将这部分录用人员的相关档案进行转移托管到该录用企业。这样将促使我国劳动争议仲裁从业人员的人事档案管理工作走向更加规范化、科学化。