新时期办公室档案管理的有效性研究

文/陕西省榆林市米脂县环境卫生所 常茸茸

在对办公室档案开展管理工作时，应分别从企业运作、企业经营、各部门管理环节中，完成档案资料的处理。处理方式包括资料收集整理、资料类别划分、资料归档存储等。在档案处理完成时，以高效的查询形式，为档案调取资料流通提供便利条件，以提升企业运作发展的决策准确性，助力企业健康运作，彰显档案管理的积极作用。

一、办公室档案管理的基本理念

（一）灵活性与约束性并存。企业在开展档案管理工作时，应结合自身档案管理需求，建设内容完整的管理制度，同时保障制度内容设计的灵活性，尝试提升档案管理约束性，保障档案管理工作进展能效，提高档案管理的规范性。

（二）保障档案管理制度的执行效果。企业档案管理工作，应结合自身管理需求、档案管理的运作发展实情，有效完善档案管理体系，保障制度设计的合理性、全面性，以增强档案管理制度的可操作性，便于高效执行档案管理工作。在制度执行期间，结合企业实情加以优化，促使档案管理工作有序完成。

（三）兼顾责任与管理效益。企业应建设较为完善的管理责任体系，明确各方人员的工作权责，保障档案工作完成的高效性，提升档案流通带来的效益。同时，如若档案管理工作有偏差问题时，比如存档失误、调取档案与录入信息不一致等，应及时确定责任人，进行档案管理工作的修正，减少管理不到位的情况。

二、档案管理的现存问题

（一）缺乏重视。在经济环境发展迅速的环境中，企业之间的竞争关系与日俱增。在此种背景下，个别企业经营发展的侧重点，放置在经济效益创造层次，尚未确定档案管理的重要地位。单位内档案管理从业人员，对于档案管理工作的理解存在局限性，仅能完成信息收集、资料保存等基础类档案工作，并未切实发挥档案管理的内在价值，有碍于企业平稳发展。

（二）机制不完善。1.企业档案管理制度存在内容不固定的情况，比如前一天规定的档案存储方式，后一天对存储工作进行调整，引起档案管理工作重复进行的问题，难以有序推进档案工作。2.档案管理制度内容形式化，制度与工作实情不符，无法有序落实各项档案管理工作，削弱了档案管理工作能效。3.档案管理人员，在资料分类、资料编码存储等方面，专业技能欠佳，难以保障档案存储的有效性，降低了档案运作效率。

（三）方法不健全。在档案管理运作期间，管理人员专业性欠佳，是阻碍档案管理工作发展的关键因素。结合国内现阶段档案管理运作情况，办公室档案配套方面，尚未全面完成建设工作，在管理信息化层次上，无法顺应档案管理需求。在档案资金投入量较少的情况下，无法提升管理方法的先进性、全面性，落后的管理方法，难以保障档案管理工作效率。

（四）人员专业性欠佳。1.档案管理人才引进的门槛较低，导致出现档案管理团队整体学历较低的现象。2.档案管理专业学习、技能培训的机会不多，无法有效提升管理人员的岗位专业性，难以实质性建设档案管理团队，削弱了档案管理的运作能效。

三、档案管理的有效措施

（一）加强档案管理的重视程度。1.单位管理人员，应明确档案管理工作执行的重要性，同时开展管理人员技能建设工作，以保障档案管理工作有序完成。2.单位档案管理人员，针对档案管理工作，应开展有效的宣传活动，采取宣传栏、会议通知、广播等形式，提升档案宣传力度，便于全员确定档案管理的重要地位，积极配合档案管理工作，保障档案管理各项工作有序完成。3.加强档案配套设施完善。新时期环境中，单位管理人员应有效完善设施建设，投入一定量的专用资金，引入相应的信息化设施，改善档案管理环境条件。用于档案管理的设施，应进行阶段性运维管理，确保问题发现的及时性，提升问题解决效果，保障档案管理工作运行的平稳性。

（二）完善管理机制。1.档案管理工作员，应进行制度完善工作。在制定档案管理机制时，应结合企业档案管理需求，合理确定档案管理项目，维护档案管理制度设计的可操作性。2.应结合相关工作规定内容，提升档案管理机制设计的完整性，同时保障档案管理制度处于灵活调整状态，对档案管理内容进行完善与优化，预留多重便利空间，以保持档案管理机制的运作能效。3.加强档案管理考核制度建设，准确设定档案管理各环节指标，以此作为评价档案管理成果的标准，有效激发员工档案管理工作的主动性。4.提升档案安全管理能效，保障电子、纸质各类档案文件的完整性。采取信息技术辅助方式，设定档案管理权限。档案管理权限设计为两级：一级为普通用户具有档案查询权限，另一级为管理用户具有对档案进行各项操作（比如增删改查等）的权限。

（三）丰富管理方式。1.单位在开展档案工作时，应全面落实硬件设施配置工作，保障计算机、扫描设施等设施配置的全面性，合理建设档案团队，提升档案管理运作的有序性。2.单位档案管理工作，应结合自身档案管理需求，保证管理软件开发的先进性，开展电子档案管理工作，保障档案管理的有效性。3.档案管理人员，应积极学习档案管理的先进性技术，以丰富档案管理形式，保障档案管理形式的多样化，以期确定最优管理方式，保障档案管理的有效性。4.规范档案管理程序。在档案管理运作期间，管理程序作为提升档案管理标准性的关键依据，直接关联着档案管理工作品质。档案管理程序，表现出流程繁杂、内容多样化等特点，包括档案价值评估、档案资料整编、档案资料统计等。此类档案工作之间具有较高的关联性，如若某个环节档案管理工作存在失误，对其他档案管理环节将会造成不利作用。

比如，H单位在档案分类时，将移动垃圾箱的项目资料，归类在日常办公用品资料中，在后续项目运作时，无法成功调取相关资料，形成工作衔接问题。因此，加强档案管理工作规范性，能够提升其他工作的衔接效果，保障工作运行能效。

（四）建设管理人员专业性。在单位办公区，有序运作档案工作时，要求工作人员具备复合型技能，比如信息化操作能力、纸质化转电子化等，使其能够在信息化环境中有序落实档案管理工作。1.管理人员专业性建设。档案人员信息技能的建设工作，是使其能够完成扫描仪、计算机各项信息化设备的正确操作，促使管理人员能够逐步增强自身管理技能，积极完成档案知识学习。2.加强人才引进管理。在人才引进、人员选拔时，适当抬高条件，严格审查管理人员学历，分别从管理人员档案管理专业性、业务处理技能等视角，确定管理人员的工作综合实力。必要时，企业可与相关高校建立合作关系，从计算机、档案学等专业中，甄选管理意识较强的优秀人才，开展校企联合人才培养工作，提升人才档案管理的复合专业性。3.档案人员激励管理。企业针对档案管理工作，应加强激励机制建设，对于工作能力优异的员工，给予适当鼓励，以激发员工档案管理创新潜能，减少人才流失，保持档案管理工作的连续性。4.人才进修管理。在校企联合时，为企业在职档案管理人员，争取专业进修的机会，采取阶段性技能强化的方式，提升管理人员学习能力，使其能够熟练掌握先进性的档案管理技术，增强单位整体档案管理实效性。同时每月开展一次思想教育工作，保证档案管理人员具有较强的档案管理责任意识，以减少档案资料丢失、整编失误等问题，提升档案管理的准确性。

（五）引入先进管理方法。单位在落实档案管理工作时，应关注信息技术的建设，以大数据技术为基础，全面提升档案管理品质。在大数据技术先进性辅助作用下，有效提升了档案资料的采集全面性，以数据挖掘技术为出发点，提升了档案资料分类的准确性，以期获取高效的档案管理成果，发挥档案管理工作价值。1.在档案管理期间，使用大数据技术完成纸质版档案的电子信息存储。2.使用精密性的算法，提升档案分类、整编的准确性，减少人为失误的可能性。3.大数据技术，保障档案资料采集的全面性，提升了档案资料存储的有效性，为相关工作发展奠定坚实基础。

在大数据技术引入的同时，在档案存储环境引入先进性的档案管理技术，比如温度、烟感传感器等，在存储室有火灾风险时，及时报警，维护档案资料安全。

四、结语

综上所述，在新时期环境中，企业以档案资料为方向开展的管理工作，面临着多种管理发展机会。在档案管理工作高效运行时，管理人员应以先进性管理思想，提升档案管理机制，增强管理制度的完善性，保障档案管理有序运作，助力企业健康发展。