展览档案资料的收集和归档探讨

郭瑾琳

近些年来，我国社会经济发展速度越来越快，人民在满足了基本的生活需求之外，对于文化层次的需求越来越强烈。为了加快我国物质文明建设的步伐，在各种文化媒介领域中都有了不同程度的变革。其中，美术馆作为文化艺术氛围极强的一个平台，在美术展览过程中既能够陶冶参观者的情操，也能够促进文化的复兴，与此同时，在美术展览过程中还会出现大量的档案资料，本文针对这些档案资料的收集和归档进行探讨，希望能够促进美术展览档案资料的规范化。

本文主要结合呼和浩特市美术馆，该馆位于呼和浩特市，是进行群众性文化活动的高雅艺术展览、活动中心。呼和浩特市美术馆历经多年的演变，举办了多种多样的展览活动，因此也在展览过程中获取了繁杂的档案资料。所以呼和浩特市美术馆在新时期的首要任务就是如何针对这些档案资料进行收集与归档，促进自身的高效工作，切切实实的服务于社会、服务于国家。在以下内容中，结合信息化时代的档案资料收集归档模式以及具体的收集与归档实践措施进行论述。

一、美术馆展览档案资料收集与归档在信息化时代的重要性

（一）有利于提高档案资料管理的效率

新时期我国的科学技术水平越来越高，在各项工作当中都开始追求高效率的工作目标，因此美术馆展览档案资料的收集与归档也应顺应这一趋势。在以往的美术馆展览档案资料查找与利用当中，经常会受限于各种因素，同时现代化信息技术的不断发展也给美术馆展览档案资料的管理带来了冲击，所以目前的美术馆展览档案资料已经被迫由传统的模式步入信息化模式。在这个过程中，着重要求的就是档案资料管理的效率，而信息化技术的普遍应用则恰好满足了这一需求，既提高了美術馆展览档案资料管理的效率，也提高了收集与归档工作的科学性[1]。

（二）有利于顺应社会的发展趋势

随着各行各业信息化步伐的加快，有关美术馆展览档案资料管理的工作也被提上了日程。在这个信息化时代，任何信息资源首先应当具备的功能就是共享性，而传统的档案信息获取模式已经无法满足越来越庞大的受众群体，他们也早已经将目光由传统的美术馆展览档案资料管理模式转移到了数字化互联网之上。目前，传统的纸质档案资料已经逐渐演化为电子数据、信息平台等数字化设备的形式，由此可以看出这也是社会的实际发展趋势，因此美术馆必须要顺应这种趋势，积极向信息化转变，提高自身美术展览档案资料收集与归档的质量，避免以往的损坏、丢失等情况出现。本人从事近6年时间美术展览档案资料的收集整理归档，形成了展览的图文影像等多媒体资料，其中以数字媒体资料为主。

（三）有利于满足社会市场的基本需求

在这个“快节奏”的社会当中，人们越来越注重追求方便性，而社会的主要发展趋势也正在朝着这个方向转变，力求所有事情都近乎“完美”，即便可能性较小，社会市场依然要满足人们的各种方便性需求。其中在档案信息的获取方面更是如此，面对复杂多变的档案信息，人们迫切需求一个方便的收集与归档方式。因此美术馆档案资料的信息化发展是满足社会市场基本需求的体现，同时也要求档案信息资料的全面性、便捷性、新颖性以及及时性，从而促进档案信息的高效率共享[2]。在为美术展览写简报这项工作中深深体会到这一点，从前几年仅上报上级单位到后来发展出自己的公众平台，社会市场需求在不断快速的变化，这就要求我们不断的调整不断的创新以跟得上变化。

二、美术馆档案资料收集与归档的原则

（一）要结合展览主题收集档案资料

通常情况下，美术馆在展览时所有的档案资料都与展览主题息息相关，是服务于展览主题的，所以在美术展览档案资料的收集过程中，一个最基本的前提就是要结合展览的主题进行资料收集。但是具体的档案资料收集工作往往是比较困难的，在遇到一些展览主题过大、展览时间过长或者是展览内容过多的展览活动时，往往无法结合主题收集更加全面的资料，所以在这时就需要结合展览主题中的重点内容进行收集，进行层次分明的档案资料收集工作，确保资料收集的范围与内容符合展览实际，从而提高美术馆档案资料收集的科学性[3]。

（二）档案资料的收集要全面

在现代化的美术展览当中，除了基本的实体美术展览之外，往往还会借助于图片、影像以及音频等资料来突出展览主题，向参观者清晰的表达展览意图。所以就要求我们在美术展览档案资料收集与归档工作中，首先要确保档案资料收集的全面性，但是要注意也不是一味地收集全部档案资料，而是要契合展览主题。具体可以分为两点全面性：第一就是确保档案资料内容的全面性，要确保有头有尾、有始有终，体现档案资料的连续性;第二就是确保档案资料形式的全面性，除了收集纸质档案之外，还需要注重音频档案资料、图像档案资料等形式。

（三）档案资料的收集要真实

除了美术馆展览档案资料收集的全面性之外，还要确保收集的档案资料绝对准确、绝对真实，为后续的归档工作打好基础。只有真实的档案资料，才能够让人信服，也只有真实的档案资料，才更加便于管理，更加具有价值。所以就需要相关工作人员在收集档案资料时始终坚持真实性的原则，并且对收集完成的档案资料进行二次审核，要通过不同的渠道、不同的手段进行取证，尽最大可能提高档案资料的真实性。对此，可以采用内部和外部两种档案资料收集方式，在内部确保档案资料收集的完整性，在外部确保档案资料收集的公平性[4]。

三、美术馆档案资料收集与归档的具体措施

（一）美术馆领导人员的重视

历经多年的发展与变革，美术馆的领导人员越来越重视展览档案资料的收集与归档工作，将这些基础的工作内容作为重点目标，加大了展览档案资料的收集与归档工作力度。与此同时，为了让美术展览档案资料收集和归档工作更好的开展，领导人员不断的走访，积极主动的与当地不同美术馆进行沟通。除此之外，还要加强政府的引导作用，制定相关的政策来保障展览档案资料都能够进行统一的收集与归档。

（二）主动参与展览活动提高资料收集全面性

除了领导人员的高度重视之外，还需要在一些大型美术展览开展的时候主动委派一些档案资料的收集人员参加到活动中来，并且在活动过程中要时刻关注档案资料的状态，在展览活动结束之后，保障本次展览的所有档案资料都能够收集到美术馆当中。与此同时，还需要这些收集人员从展览活动一开始就要参与到活动中来，确保从档案资料的起点开始收集，避免由于重复利用或者其他因素导致的档案资料遗漏等情况，从而提高档案资料收集的全面性。在展览活动结束之后，还需要将展览的主题、内容以及形式等与档案资料归档到一起，进一步确保资料的完整性[5]。

（三）借助于美术馆馆藏优势提升自身知名度

由于美术馆中包含了各种展览的全部档案资料，所以为了进一步提高美术馆资料收集的能力与影响力，就可以充分借助于自身的馆藏优势来提升知名度。对此，就需要美术馆时刻关注各种各样的展览活动，积极参与其中，并且能够为这些展览活动提供他们所需的档案资料，以此来为展览活动提供便利。久而久之，不论哪种展览活动，在开始之前就会想到美术馆的优势资源，从而提高了美术馆的社会认同度以及自身的知名度，对于美术馆档案资料的收集与归档来说有百利而无一害。

（四）規范档案整理归档工作

一般来说，美术馆需要面对各种形式的展览档案资料，所以档案资料的内容各不相同，在归档工作中会十分复杂，在美术馆档案资料归档过程中，要在确保档案资料完整、合理的同时，方便后期的档案利用，同时还要及时发现不同展览活动当中的相同之处，从而避免档案资料归档重复等情况发生。另外，还要加强对美术馆档案资料归档人员的培训工作，提高他们的工作能力，从而避免由于工作失误而导致的档案资料归档混乱等现象，提高美术馆档案资料归档工作的规范性[6]。

四、总结

在新时期的美术馆档案资料收集与归档工作当中，需要充分结合社会发展实际，不断提升收集与归档能力，真实的服务于社会、服务于国家。

参考文献：

[1]王婧.规划美术馆建设与档案资源利用探讨[J].黑龙江档案，2020（4）：125-126.

[2]罗旭.档案文件资料收集工作面临的问题及对策[J].兰台内外，2020（23）：73-75.

[3]齐晓磊.新时期档案资料收集工作初探[J].兰台内外，2019（21）：45-46.

[4]吕元亨.把“死档案”变为活教材：记岐山县档案局档案资料美术馆[J].陕西档案，2017（6）：48-49.

[5]朱海林.从建设规划美术馆的经历谈档案的重要性[J].城建档案，2017（10）：88-89.

[6]徐华妹.如何做好档案资料的收集与有效管理[J].科技资讯，2017，15（11）：161-162.