提高机要文件传阅效率模式探析

文/济宁医学院附属医院 乔鹤

互联网技术迅速发展，带来便利的同时，也存在一些安全隐患。因此需要提高对机要文件的管理水平。机要文件传阅是医院办公室的一项重点工作，医院机要文件涉及内部重要资料和行业机密，这就要求机要文件管理人员要确保相关机要文件及时签收、登记、传阅，严格跟踪流程，避免延传、文件丢失等现象发生。要科学分类重要文件，及时将机要文件归档在册，做好保密工作。机要文件工作一旦出现纰漏，将会对医院工作开展造成不良影响。医院机要文件的办理效率直接体现着医院领导和办公室人员的工作质量和办事效率，是做好办公室工作的重要内容。

一、提高医院机要文件传阅效率的重要意义

机要文件工作承担了文件的呈送、收回、管理的责任。不同文件分别呈送分管不同业务的领导，需要及时、准确呈送文件、收回文件、满足领导临时调阅文件的要求，办公室工作千头万绪，文件安全保密责任艰巨且具有重大意义。

（一）机要文件是医院工作的重要资源。机要文件包含着大量重要资料，不仅是重要信息的传达途径，也是医院自身资源和经验的不断积累，是医院开展重要工作的依据和资源。提升医院机要文件传阅效率，在平时能够提升工作效率。在关键时刻，医院相关文件的上传下达工作必须要及时、准确无误，稍有延误和纰漏，就会为医院及社会带来不可估量的风险与损失。

（二）提升机要文件传阅效率是工作质量的重要体现。机要文件是医院管理工作的基础和条件。医院的重要战略决策都离不开机要文件档案保存和提供的准确数据信息，这些信息的储存能够为医院的重要决策和计划提供有力的数据支撑，能够有效提高办公室乃至医院整体的工作质量和效率，使得领导决策更具有说服力，推动医院各项业务工作按标准有序开展。此外，机要文件还需要做好保密工作，协调好相关部门的文件传达工作，避免重要信息泄露，对医院发展造成不良影响。

（三）机要文件是提升医院竞争力的核心力量。在竞争激烈的当今社会，医院的业务发展很大程度上取决于其核心竞争力。机要文件中涉及医院的核心竞争力和重要战略计划、决策、部署的部分居多，机要文件作为重要的内部资料记录，将成为医院竞争力的重要依据，成为推动医院工作发展的核心力量。因此，要提高机要文件传阅效率，提升医院的核心竞争力。

二、医院机要文件传阅效率的现状

目前，部分医院的机要文件管理还存在一些疏漏，传阅效率有待提升。例如在机要文件传阅的过程中，签收、传达等环节不及时，导致信息延误、漏传；机要文件的保密过程有待加强，部分办文人员的保密意识不足；机要文件管理机制不健全，办文人员的专业水平有限；医院机要文件管理要求不断提高等问题是影响医院机要文件传阅效率的重要因素。

（一）机要文件保密工作不到位。随着社会进入信息化时代，医院机要文件的传达大都依托信息化手段，网络安全存在一定隐患，高科技的网络入侵手段让机要文件保密工作面临很大挑战，在联网的状态下，有被盗取信息的风险。同时，在医院机要文件管理过程中，由于保密意识不足，保密工作不到位并存在许多疏漏。如果因为保密意识的缺乏导致机要文件信息泄露，其严重后果会直接影响到医院的发展。因此一方面需要加强技术防控，设立防火墙，防止信息盗取；另一方面在机要文件传阅过程中，要确保各个环节的保密工作落实到位。

（二）医院机要文件管理人员专业水平有待提升。

机要文件管理是办公室的一项重点工作，但目前部分医院机要文件管理人员的专业水平与机要文件管理要求有差距。在管理风险意识上观念比较保守、陈旧、没有与时俱进，管理水平也有待提升；在面对繁多的文件处理时，不会灵活借助技术手段去分类规整，文件传阅过程效率不高，有时文件传阅出去大半月仍然没有归档，导致需要的时候文件查找不在档案记录内的现象；同时，侧重于文件的上传下达工作，过程缺乏保密措施，在传阅的各个环节也缺乏防范意识。

（三）医院机要文件管理与发展要求存在差距。医院的机要文件关系到医院的核心技术，是医院发展的重要战略依据。一旦泄露会引发医患纠纷、社会恐慌等不良影响，例如重大公共卫生事件。机要文件的信息一旦出现泄露，就会影响社会和谐稳定发展。如果医院的核心技术和重要战略资源出现泄露，对医院的发展将是极为严重的打击。尤其在信息传播速度如此之快的当下，风险越来越高。医院机要文件管理工作与发展要求之间存在一定的差距，需要不断探寻优化模式。

三、提高医院机要文件传阅效率的有效模式

提高机要文件传阅效率是提升医院办公质量水平的迫切要求，首先要加强管理层的机要文件管理意识，树立提高机要文件传阅效率的重要理念，确保机要文件传阅规范安全。其次要构建完善的机要文件传阅管理制度，确保各个传阅环节的顺畅，避免出现不必要的纰漏。再者是要提升办公室人员的机要文件管理水平，从而提高机要文件的传阅效率，提升办文工作质量。

（一）加强管理层的机要文件管理意识。随着人们对医疗质量的要求不断提升，医院之间的竞争态势也在不断升级。医院作为提供医疗服务的场所，肩负着为人民身体健康保驾护航的重要使命。机要文件是医院开展工作的重要指导，管理层要清醒认识到机要文件对于医院发展的重要性，加强机要文件管理意识，确保医院机要文件有效、安全传阅。

（二）构建完善的机要文件传阅管理制度。首先，要勤登记，在签收文件的第一时间，在机要文件登记本上做好相关信息的登记。可以建立电子机要文件登记簿，给每一份文件编号，既方便查找，又方便保存。还可以制作收文处理单，将文件的基本信息、所呈请的领导阅示等都写好，记录下来，以便需要时查阅。其次，在传阅过程中，要分清楚文件的紧急情况，按照紧急程度分类传阅，对于特急件要急事急办，特事特办。这样既能够方便领导和相关部门及时处理文件，获取重要信息，又可以作为提醒，让办文人员明白文件的重要程度。为了避免机要文件外传，秘密文件最好及时归档，不要在外传阅过久，以免造成文件遗漏。同时，在进入传阅流程后，要及时跟进文件的传阅情况，做好记录。为便于随时了解和掌控文件传阅进度，可以制定一个文件传阅进度表，对已传阅人与正在传阅的对象做好标记，传阅一位，标记一位，这样整个流程就很清晰了。最后，要构建完善的机要文件传阅管理制度，制定标准、固定的机要文件传阅流程。办公人员签收、登记后，要及时将机要文件送至负责领导传阅，有特殊情况要及时说明。要设置机要文件保密柜，在传阅完毕后，及时将文件分类，归档保存，方便需要时查找。在整个过程中，办文人员要严格遵守流程，不能有疏忽和纰漏，要确保机要文件传阅到位、精神传达到位、归档保存到位。

（三）提高办公室人员的机要文件管理水平。首先，做好机要文件的管理，需要提升办公室人员的专业水平，不仅要加强办公室人员的业务能力，也要注重职业素质的培养。首先，可以定期组织办公室人员进行文件管理培训，学习相关政策、法律法规，增强保密意识，学习保密流程，以顺应医院机要文件管理工作的需求。其次，要加强对机要文件管理人员的监督和考核，及时发现文件传阅、管理过程中存在的不足并提出整改措施。最后，办公室人员要熟悉文件内容，做到准确传阅，减少不必要的重复工作。要了解和掌握有关程序，严格遵守办文流程。在收到领导在机要文件上的批示之后，要做好落实工作，向执行部门及时传达领导要求，提高工作效率；有需要和相关单位协调的工作，要及时向上级报备。

（四）规范机要文件保密流程。随着新时代的发展，规范机要文件保密流程，是机要文件管理的重中之重。首先，办公室机要文件管理人员以及相关部门需要树立保密意识，在处理涉密文件时要全方位做好保密工作，做到“守规不违规”，熟悉并掌握机要文件阅读、办理、管理等环节的制度要求，有效杜绝因微信、QQ、短信等导致的泄密。其次，机要文件传阅的各个环节都要做好保密措施。坚决做到机要文件处理系统专网专用、保密电脑专机专用、保密文件柜存放专用。涉密工作人员要严格按照标准，审核机要文件密级、等级、页数、收送单位等信息，按流程分类、登记、编号、递送、分发、回收、归档。最后，规范硬件设施设备，及时更新配置、涉密专用计算机、打印机、路由器等密码配套设备。

四、结语

提高机要文件的传阅效率，是顺应新形势发展的必然要求，是保护医院利益的有效手段，也是做好机要文件管理的重点。要构建完善的机要文件传阅、管理规章制度，规范流程；提升办文人员的职业素养，提高全员保密意识，对机要文件严格把控传阅流程，勤登记、细分类、常备注；制定应急预案，促进机要文件传阅效率有效提升，推动医院工作有序发展。