提升办公室综合管理效率的有效策略

闫飞

摘要：对于企业而言，重视办公室管理工作、提高办公室管理效率，能够促进一个企业向更良性的方向发展，对企业自身定位和未来发展都具有不可忽视的重要作用。本文立足“提升办公室综合管理效率的有效策略”，希望在探究目前办公室综合管理存在问题的基础上，针对相应的策略进行总结，从而可以实现在形成相应理论体系的同时，可以更好地指导实践应用的开展。

关键词：综合管理;管理效率;有效策略

一、引言

办公室往往是成结合发挥综合职能的地方，能够综合协调各部门运转监督指导各员工工作等。随这社会发展的步伐不断变快，办公室也需要从传统的模式转变到更为现代化的管理方式。用科学的方式和灵活的思维开展办公室管理工作，快速适应当下的商业环境，也能够确保企业各项工作正常运转。

二、当前办公室综合管理中存在问题分析

（一）信息传递效率低

目前状况下，信息传递是作为办公室综合管理中重要的一个环节而存在的，不同方式、不同过程的信息传输会导致信息的准确性和效率性也有所差异。在笔者所在的公司办公室，管理系统主要通过OA沟通，其次是通过内部邮件往来，最后是电话联系。不同方式的沟通信息传递效率必然是不同的，为了提高整体的传递率和信息准确度，办公室成员需要掌握多系统的沟通方式。并且时时关注公司的动态和信息传递动向，通过较强的学习能力和专业的知识及时掌握办公室综合管理过程中的有效信息传递，同时与上下级保持良好的沟通。

（二）专业人士匮乏

企业会结合自身的工作特点和办公室成员的具体情况来分配各自的服务内容，所以在进行工作内容安排和工作量调整方面是办公室管理中的重要一环。但是目前各起也专业能力强、综合素质高的管理型人才整体比较稀缺，主要是由企业高管担任。对于这部分人员而言，他们既要做好自己的本职工作，又要进行办公室人员工作管理。对他们而言，工作难度和管理难度不言而喻。

（三）办公室考核制度的构建不够完善

在办公室管理中，完善的考核制度有助于帮助管理者了解每个员工的能力。但是在现行的评价制度中，评估流程评价内容等都存在一定的漏洞，而这些不合理的地方导致办公室考核制度没有办法发挥其重要作用。虽然在努力进行办公室管理改革，但是在对员工评价制度缺乏反馈。部分办公室通过出勤率来当做对员工工作的评价和考核，但是这种方式忽略了员工自身的工作能力和工作质量，难以激发员工的内在积极性，这种不成熟不完善的考核评价制度，没办法体现员工的工作价值和业务性能。公司也容易错过优秀的员工。

三、针对当前办公室综合管理效率问题的提升策略总结

（一）全面改革，建立高效的管理机制

企业为了切实提高办公室综合管理的效率，需要建立高效的管理机制，科学系统的对于日常业务进行规定。对行为规范和考核制度，业务内容都制定一定的标准和流程。第一，會议系统合理化。开会是为了交流和解决问题，同时对近期的业务进行总结反馈，对未来制定一定的计划。但是目前部分企业开会时间长、内容冗杂、主题不明确。故而应该通过人性化科学化的会议安排，合理设置会议时长，明确会议主题。尽可能的总结和反馈近期内容，对未来做出一定的规划，解决员工和企业所面临的困难。第二，设置快捷简便的交流渠道。办公室管理系统是否有效的一个重要标志，就是信息传递的速度和准确性。传统的办公室管理制度中，上下级和同级之间的信息传递效率的传递准确性的往往需要较长的时间来进行沟通。决策层和实施层之间存在一定的阻隔，没有办法有效传递信息。而为了改变这一现状，比如在办公室之内，就可以通过短信等方式来进行文档方面通知，这样能够让员工及时了解公司决策，贯彻领导的方针进行工作开展，也能确保信息有效传递。

（二）积极调整，倡导员工提升思想修养

办公室管理需要调动员工的积极性，同时要提升员工的思想修养和综合素质，这样能够让他们更好地履行工作内容、承担工作职责。而企业要通过多元化的手段和对话的方式，稳步提升员工的综合素质和道德修养，让其意识到这样做的重要作用和对工作的长远帮助。在教育和培训的时候，有意识的提升自己的修养和道德水平。为了切实提高办公室管理工作，员工们也要交所学到的培训付诸于实践，通过自身的写作能力和沟通能力与同事之间建立良好的交流，用进取的精神不断解决工作中面临的困难。并且大胆创新，积极开动脑筋，简化工作流程，高效完成工作。

（三）以人为本，完善办公室的考核制度

在办公室管理中，管理员一定要以人为本，以员工为本，人性化进行管理。在设置管理制度和管理工作中科学合理的安排员工的工作内容，并且对他们进行合理的奖励和惩罚。而在设立这些机制和标准的时候，一定要切实考虑到员工的利益，人性化的进行管理和设置。针对工作能力强表现突出的员工加以适当的奖励和补偿，针对工作能力的表现差的员工也要进行一定的惩罚制度，但是必须在合理化的范围之内。所以，企业和管理人员一定要结合员工的实际情况来进行人性化的办公室制度管理。

结语

综上所述，如果想要在短时间内有效提升办公室综合管理的效率，可以从建立高效的管理机制、倡导员工提升思想修养、实现人性化管理等三方面来进行。在具体的应用和实践当中，则应当要切实考虑到员工的利益和企业的实际情况，根据实际情况进行具体分析，这样才能真正提升办公室的工作效率和信息传递的准确性。本文首先解释和阐述了现今办公室综合管理中存在的漏洞和不足，并且结合笔者自身的经验和相关资料提出有效的解决办法，希望可以为企业提升办公室综合管理起到一定的帮助。

参考文献

[1]万红英.提升办公室档案管理工作效率的途径分析[J].冶金管理，2021（05）：197-198.

[2]张静.信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新[J].兰台世界，2020（S2）：38.

[3]张锡坤.办公室档案管理工作效率的提升途径分析[J].办公室业务，2020（18）：119-120.