高校财务网上报销系统的研究和实践

郑开元

（上海开放大学财务与资产管理部，上海 200433）

一、项目背景

随着高校的发展，人员、科研项目规模的扩大，国家经费投入总量的增大，报销业务量也随之增大。高校信息化建设也从数字化校园发展到了智慧校园，高校资金来源的多样性以及资金使用管理的精细化，使得日常报销工作量剧增。加上财务制度的进一步细化和完善，财务报销的流程也更加复杂，财务部门审核难度也大幅提高，为高校财务管理工作带来了新的难题。网上报销系统的建设和推行给这一难题带来了解决的突破口，该系统在高校智慧校园的建设和财务信息化建设中起到了重要作用，它打破了以往当面审签、柜台报销的固定模式，提供了随时随地的财务自助服务。该系统的建设和普及，不仅优化了财务部门的服务质量，同时通过创新报销方式使得财务部门对经费项目可以做到实时监控，及时通过系统统计出各职能部门所属项目的执行率，提高了高校财务管理工作的效率。

二、传统财务报销方式存在的问题

简述传统报销方式的流程。第一，财务部门需要根据财政预算下达数分配好各个项目的具体金额，以经费本形式下达各预算执行部门。第二，需要报销经费的部门通过各经办人填写相关的报销凭证、暂借款凭证等纸质单据，并带好相关原始票据及经费本到财务部审核报销。第三，财务需要核实原始票据、报销金额、经费编号，检查报销单据是否填写规范、资金来源是否填写正确。第四，出纳根据已审核的报销凭证进行付款，牵涉到劳务费发放的还要审核被发放人员的个人信息是否正确。第五，将完成付款的凭证录入财务账套，打印会计凭证，经审核后装订成册存档保存。

传统报销方式的整个过程需要各部门协同配合，投入大量的人力作为支撑。项目经费的执行进度查询也要等到整个传统报销流程完成后才可以查询，由于有工作时间差以及完全通过人工在经费本上记录统计经费执行的情况，这样一来可能会造成经费执行率统计的不及时和不准确。如果继续采用传统的报销方式，无法将财务工作更好地融入智慧校园中，就无法真正提高财务管理的水平。

三、高校财务网上报销系统建设实例——以K大学为例

在学校智慧校园建设的基础上，K大学着重开始财务信息化的建设和推广。在完成财务网上报销系统建设前，已经完成建设相关的一些基础数据系统，保障网上报销系统的前期建设和后期正常投入使用。

首先，将财务系统和校园网系统进行整合。通过底层数据的实时交换，让校园网系统为学校教职工提供统一的登录体验以及集成度更好的财务综合服务。其次，进行财务预算管理系统的建设，通过预算项目库的建设，实现学校“一上”和“二上”的预算申报工作。在财政预算批复下达之后，项目库中公用经费、人员经费和项目经费的数据就可以同步到财务网上报销系统中作为基础数据，为后续财务部分配项目的金额和明细做好基础保障。

K大学财务网上报销系统具体工作流程如下：

（一）财务部根据资金来源（含财政收入、纳入预算的政府性收入、学费返还和自筹经费）分配各项目的经费编号。根据上一年度各部门批复的预算明细将项目经费分别授权给各职能部门的负责人或各个项目的负责人。

（二）部门负责人通过选择经费项目授权功能模块，将可授权的经费项目授权给报销经办人。项目可以整体授权也可以部分经费授权，通过部分授权可以有效地控制经费使用的额度，防止经办人未按照预算要求随意报销项目经费。

（三）经办人通过创建报销单功能模块，可以选择相应的业务类型进行报销操作。逐条录入报销事由、发票金额、公务卡刷卡信息和时间、电子发票信息、国内差旅信息、暂借款信息等原始信息。信息录入后经办人保存并提交报销凭证至财务部，随后打印纸质凭证并附上原始单据依次由相关责任人进行流转签字后即可在财务大厅进行现场投递。

（四）财务部定时开箱进行报销凭证审核。通过扫码直接获取报销凭证的电子信息进行审核，审核结果和流转进度可随时在网报系统上查询。审核完成后系统会自动生成报销凭证并推送至出纳处进行后续付款。

四、网上报销系统带来的优势

（一）加强预算管理，有效地推进预算执行

当经办人开启报销业务时，网报系统会把经费项目的额度进行实时扣减，这样能及时反映出该项目的实时余额和实时执行进度。与传统方式做对比不存在时间差，可以随时查到最新最准确的项目执行率，也不会出现由于人工操作或统计错误造成该项目的余额数据出现偏差。相关负责人可以通过该系统随时查询预算执行进度和经费支出情况，通过掌握的实时财务信息随时调整和布置工作及时完成预算执行。

（二）规范报销流程，及时传递财务信息

网报系统通过信息化的手段严格控制了报销流程，对所有需要填写的信息以及附件进行了严格地把控，通过统一的格式流程标准严格要求各经办人按照财务规章制度和财务工作流程进行操作，保障了资金使用的安全和规范。通过网报系统对比电子发票管理信息库，有效地避免使用同一张电子发票进行重复报销的情况，在规范报销流程的同时加强了内控管理。财务部门在管理上、报销部门在使用上，较以往传统的报销方式更加清晰、明确和及时的传递财务信息。

（三）有效提高了支付环节的工作效率

网上报销系统突破了传统报销方式对于时间和地域的要求，财务部可以根据提交的电子文档完成预审，待收到纸质单据核实无误后可以立即进入支付阶段，这个过程避免了经办人在现场长时间等待的情况，节省了办理报销业务过程的周期。在支付环节，出纳可从系统中批量导出相关的支付信息，核对数据确认无误后可以批量导入财政专网进行支付工作，有效地提高了支付工作的效率。

（四）对接校园网系统，安全性较高

通过对接校园网系统不仅仅实现了网上报销系统的单点登录，而且降低了网络安全隐患，避免了黑客直接攻击获取信息数据的风险。从规范财务操作流程上，带来了更好的平稳性和安全性。

五、K大学网上报销系统实践中出现的主要问题

（一）此次K大学网上报销系统的上线使用，实现了学校网上报销、暂借款申请等标准流程，但是暂时未与学校的办公流程大厅进行对接，无法通过电子签名形式进行网上流转审核，后续的领导签字环节还是需要报销人员来回跑动。

（二）由于网报系统不是重新开账套时就使用的，在系统上线前使用传统报销模式期间产生的凭证无法反馈至该系统，各部门无法看到之前经费使用的完整数据。

（三）目前网上报销系统在前期系统设计上主要是为了解决报销过程中的通用问题。系统上线后发现可能存在某些业务会有特殊情况的产生，如果还是使用固定模板流程办理业务的话可能会更加麻烦，会影响到部分报销业务的顺利开展。网上报销系统设计的科学性和实用性有待进一步改善。

六、下一步的优化和改进

（一）新增电子签章管理，开通网上流转功能。结合智慧校园的规划，将网报系统中的审批流程和办公流程大厅进行对接，通过办公系统流转每一步报销过程，采取电子签名的方式替代传统纸质签名的方式简化报销的签字环节，减少了经办人来回跑的次数、等待签字的周期等，进一步优化财务报销的流程，让用户有更好的使用体验感。

（二）升级网上报销系统AI智能模块。系统板块主要是升级AI发票识别与稽核平台，通过该平台内置的多个通用稽核点（涵盖市面上包含增值税发票、定额、飞机火车汽车等通用票种），全面提高学校财务部门的审核质量，输出稽核结果供财务审核业务负责人作为审批参考或者直接作为审核结果。硬件板块升级自助智能报账终端，通过增加智能扫描终端设备的点位，报销人不用跑到财务大厅现场递交材料，可以在就近点位投递已通过AI智能云审核的材料。

（三）结合财务业务工作定期优化网报系统。随着学校事业的发展，财务工作的进步、信息化建设的逐渐完善，学校网上报销系统也要与时俱进，及时根据业务的调整进行相关优化工作。网上报销系统的宗旨就是不断简化流程、方便财务报销和审核工作，尽量缩短报销过程的整个周期。财务部门也要及时根据系统流程的调整召集相关人员进行培训或定期推出实务操作手册，提高报销人对财务网上报销业务的了解，以及巩固实务操作的能力。定期回访了解系统的使用情况，通过收集的用户反馈意见可以作为下一阶段系统改进的参照。

（四）加强财务专用网络建设。财务工作由于牵涉到大量资金数据和个人收入信息。为了确保资金安全、防止敏感信息外漏以及登录财务系统人员的权限把控，建议采用安全性较高的铺设财务专网的方式布置，或者通过学校信息办规划财务专用VLAN建立财务专用局域网。使用专网、专管、专用的模式，增强财务系统网络的安全性，从而有效地降低泄露机密信息的可能性，保障了财务资金的安全。

七、结论和建议

通过智能化高校财务网上报销系统的推行，适应了智慧城市建设和智慧校园建设的潮流。随着社会的发展、高校业务的拓展，学校财务业务的工作量会不断地增多，网上报销的普及和不断的优化，既可以提升财务服务质量、又可以提高财务工作效率，同时通过信息化的手段保障了资金使用的清晰度，方便监管部门做好监督工作。在下一阶段工作中，需要不断的升级相关硬件设备作为基础保障，同时根据实际业务过程中出现的新需求进行归纳和总结，进一步优化和完善系统，从而提升财务管理的现代化水平。