加强高校财务信息化建设的重要性——基于复翼财务系统的使用

陈 晟

一、传统模式下高校财务管理的现状和风险

（一）项目管理

项目管理的初衷是为了方便部门负责人及时了解本部门各预算项目的经费分配执行情况，并严格控制各类费用项目的使用，严禁预算经费超支。目前，传统的财务流程还局限于由会计人员人为判断费用开支是否符合预算项目的列支要求，复核项目金额是否与原始单据一致，以及是否超支。这对于每天需要处理大量单据的会计人员来说，是一件繁琐的工作，且难免有疏忽之处，造成预算超支的风险。例如科研经费的分配，教职工可能存在对多个不同额度或不同级别的课题经费同时使用的情况。然而，科技处并不能做到对每个课题经费限额单独管理，因此就造成课题经费间的串用。

（二）业务流程

1.经办人发起。当经办人办理业务报销时，需要手工填写报销申请单，在申请单中需详细列明经费支出预算项目代码和名称、摘要、金额、证明人等信息。但在填写过程中难免出现不清楚预算项目名称或预算项目名称填写不完整、项目代码填写不正确、报销金额与实际附件票据不相符等问题。而这些问题会计人员在见票审核时才会发现，无意中加大了会计人员工作量。

2.负责人审核。当业务经办人填写完报销申请单后，需要送至部门负责人、分管领导、校级领导等不同层级进行签批。通常情况下领导公务繁忙，经办人并不能顺利找到相关领导，以致多次跑了冤枉路。

3.会计人员入账。会计人员受理单据后，需要如实录入每笔经济业务，在录入会计凭证时，需准确选择所对应的预算项目、会计科目、经济项目、资金来源、摘要、收款人信息、经办人信息等。与企业做账相比，高校的做账流程需要同时录入财务会计分录和预算会计分录，且不同的费用性质要对应不同的会计科目，会计人员要准确区分“业务活动费用”和“单位管理费用”，再根据不同业务的发生部门选用“教育费用”、“科研费用”、“行政管理费用”或“后勤保障费用”。这里每一项信息都需要会计手工录入，不仅工作量大，而且效率慢。在日常工作中，经常发生会计人员选错预算项目、科目或经费类型，造成“张冠李戴”的现象。

（三）票据管理

1.票据真实性。随着电子票据的普及和推广，越来越多的单位选择开具电子发票，与原始的纸质发票相比，可以简化部分开票工作量。但凡事都有两面性，由于电子发票都是采用PDF或图片的形式，因此可能发生通过图像处理软件涂改金额、日期等违法行为。且电子发票均为纸质打印，受理时仅靠会计人员肉眼极难分辨，存在着虚假票据入账的风险。

2.票据唯一性。手工开具的纸质发票存在唯一性，或许不会出现重复报销、重复入账的现象。但由于电子票据是线上自动开具，且可无限次打印，这就对票据的唯一性极难控制。而目前高校对于这类发票的受理仅仅由业务经办人签字承诺首次报销，并无实质性校验，经办人重复打印报销的风险无法从严管控。

（三）信息发布

1.预算经费使用。在预算执行过程中，各部门负责人需要实时了解本部门预算经费使用明细和进度，以便合理管控本部门的预算执行情况。在传统财务管理模式下，部门负责人往往不能随时掌控部门的经费使用，如部门各项经费剩余金额、列支明细、年初预算下达、预算追加等资金变动情况，都需要向财务部门问询，由会计人员核查后反馈。这样查询的过程非常繁琐，会计人员不能做到经费使用的及时控制，部门负责人亦不能随时掌握预算的动态变化。

2.个人薪酬情况。事业单位薪酬体系下，教职工的工资由多个工资明细项目组成，且随着职称、岗位调整在不断变化，通常教职工不能随时知晓自己的工资明细项目变动情况。除工资外，教职工个人收入中还包含校内的各类劳务费发放，如监考费、课时费等。很多时候，由于业务办理时间跨度长，他们并不知道到账的是哪笔劳务费，需要向财务处咨询后才知道是何发放名目。因此，为简化会计人员查询工作量，方便教职工查询个人收入明细情况，建立财务查询系统十分必要。

二、财务信息化下高校财务管理问题的改善——以使用复翼财务软件为例

（一）项目授权管理

启用复翼财务综合门户中的项目授权管理模块。为了方便部门领导管理本部门的预算经费，防止预算项目超标列支，启用项目授权管理模块是非常重要的。在项目授权管理中，部门领导可以向经办人进行项目授权，只有经过授权，经办人才能使用本部门的预算经费，这样就可避免预算项目随意使用以及使用错误。部门领导在授权时，可以选择限额经办人、无限额经办人、经费管理员三种不同的授权类型：①限额经办人：在授权预算项目时，同时限制金额范围；②无限额经办人：授权预算项目时，不设金额限制；③经费管理员：可替代部门负责人管理经费授权。

通过项目授权，经办人使用经费时会十分规范，没有被授权的项目就不能使用。因此不会出现预算项目被乱用，也不会发生超额报销的现象，减少了预算超支风险。

（二）网上预约报账

启用复翼财务综合门户中的网上预约报账模块。经办人被授予使用预算经费后，可进入系统按日常报销、国内差旅、暂借款、酬金劳务等业务类型在网上填写报销信息并上传相关佐证材料。随着网上预约报账系统投入使用，规避了可能出现的财务风险。例如，差旅费中住宿费有严格的控制标准，严禁超标，以往需要会计人员手工复核，而在网上预约时，当经办人输入出差天数、目的地和住宿费金额后，系统会自动评判出住宿费是否超标，如果超标则不能提交该笔报销数据，这便从源头上规避了住宿费超标的风险。

（三）网上签批管理

启用复翼财务综合门户中的网上签批模块。当经办人按要求录入预约信息后，系统可根据经费性质和金额审批权限的不同，将预约信息传送到不同层级领导签批环节。领导可随时通过电脑端或手机端查看经办人提交的相关预约信息及报销附件，随时审批。这样不仅使报销审批不再受时间地点的限制，也节省了经办人来回找领导签字的时间，提高了办事效率。

（四）票据查验

启用复翼财务综合门户中的增值税发票查验平台。查验平台与网上预约报账系统结合，依托国家税务平台，可查询各类电子票据信息的真伪。业务经办人在填写报销单据前，需要先在发票查询平台上验证电子发票，待填写票据相关信息后，系统可识别出电子发票的具体内容，并对发票真伪做出判断。随后经办人在填写预约单据时，直接选择已认证的发票，认证完成且首次报销的电子发票就会直接显示出“已认证”的字样。如果电子发票认证不成功，选择发票时就会显示“未认证”字样，会计人员在受理业务时只受理“已认证”的票据。与以往相比，这样不仅可以防止电子发票重复入账，也能大大降低会计人员工作量。由各经办人对经办的电子发票进行查验，落实了责任制。

（五）个人薪酬查询

复翼财务综合门户中设有个人收入查询功能，细分为个人工资查询和个人酬金查询。通过工资查询模块，教职工可查询往年或当年各月的工资明细项，以及奖励性绩效工资数据；通过个人酬金模块，教职工可查询到校内发放的监考费等所有劳务酬金发放细目、金额及个税承担情况。

（六）财务处业务处理

当经办人走完全部审批流程后，就可以打印出预约报销单，随同附件材料一并送至财务处办理入账。由于经办人在填写报销单时已经如实录入了办公费、维修费等相关费用项，复翼财务系统可根据经办人填写的预算项目、费用项名称，匹配出对应的会计科目。因此，会计人员接到单据后，可直接在财务系统中输入预约报销单上的预约号，会计凭证即可自动生成。相较以往传统手工录入会计科目，不仅需要录入财务会计分录，还要录入预算会计分录，工作量巨大，而复翼财务系统的自动生成凭证功能，可以提高会计制单效率。例如：某学院购买办公用品，经过领导授权后，经办人在预约报销时选择某学院“日常办公经费”这个项目，费用项填列“办公费”，会计人员拿到预约单并输入预约号后，复翼财务系统便自动生成借方“业务活动费用—教育费用—办公费”，贷方“银行存款”这笔会计分录，点击保存后预算会计分录也会自动生成，十分便捷。

三、结语

随着大数据时代的到来，财务信息化是高校提升财务管理的必要举措，财务信息化建设可以有效规避财务风险，极大简化会计人员工作量。但是财务信息化建设是一个漫长的过程，需要在实践中不断优化和改进，这就需要学校各个部门及教职员工密切合作，学校领导也要大力支持。对于会计人员来说，除了掌握扎实的会计基本技能外，还要熟练运用信息化手段。只有这样，才能促进高校财务信息化向更高水平发展。