LNG 项目商务档案管理的难点与对策

郭 芳

（中海福建天然气有限责任公司，福建 莆田 351158）

0 引言

商务档案是企业在招标采办等商务活动过程中直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录，是企业商务活动的基础信息资源。商务档案管理是指根据合同的分类对商务档案进行收集、归档整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一种管理活动。

目前，在企业各项管理日益规范的背景下，商务档案管理也越来越规范，但实际工作中仍然存在不少的问题与薄弱之处。根据中海福建天然气公司商务档案管理实际，采取相应措施加强商务档案管理，做好商务档案的利用服务工作，对于保障公司商务信息的真实性与依法维护公司合法权益具有重要意义。

1 商务档案管理的难点

1.1 档案收集不完整

1）经办人移交不及时，档案数量收集不齐。有时经办人由于某段时间工作量大，没有及时移交合同，或者积压很多后一次性移交，这对档案管理都是很不利的，会导致利用时无法及时提供相关资料以供查阅。同时，移交时间拖太长，也会有丢失商务档案的风险。

2）档案员由于没有招标采办工作经验，不能准确掌握移交资料的完整度和准确性，档案质量把关难。如果一旦经办人移交的采办文件及合同不完整，归档后等上级部门审计时发现缺资料，而此时所缺资料大部分已无法弥补，无疑会对企业造成不好的影响。

1.2 商务档案内部移交缺乏相关手续

合同经办人移交文件给档案员时大多没有办理移交手续，一般是合同签署完毕后就直接将相关文件递交给档案员，由档案员来做移交目录转给公司档案室。这样虽然在一个部门大家能够凭着相互间的信任完成工作，但是一旦某份文件在上级部门需要审查时才发现缺失，由于商务档案人员和经办人之间没有办理移交手续，就难以确定是否真的已经移交，这时就很难分清责任，这对经办人和档案员都是不利的。

1.3 商务档案利用服务效率不高

在日常工作中，经常会出现公司同一个部门、不同的人需要利用商务档案的情况，这其中会存在重复提供利用（同一个部门、同一份合同）的情况，无形中增加了商务档案人员的工作量，降低了档案管理的效率，也浪费了档案利用者办理借阅手续的时间。

2 优化商务档案管理的对策

2.1 提高领导的重视程度

领导重视是做好一切工作的前提。专职的商务档案员的配置以及档案接收移交制度的建立健全，都需要在领导的支持下解决；笔者所在的中海福建天然气公司近年新增的LNG 项目较多，由此所导致的人事变动频繁以及可能造成的档案资料丢失、遗漏甚至移交工作的停滞，更需要领导的监督。事实上，在日常的档案管理中，只有领导重视，相关经办人也才会更加配合，档案管理工作才更富有成效。

2.2 严格规定档案移交时间

根据《合同与采办管理规定》，要求经办人在合同签署后7日内整理出相关文件清单并将相关文件收集移交档案员存档，档案员要严格按照移交时间定期催促与协助经办人及时移交。如客观条件允许，建议可以让档案员参与较为简单但流程性强的招标采办工作，这有利于档案员积累招标采办工作经验以更好地完成档案管理工作。

2.3 完善内部移交手续

提倡经办人向档案员提交移交清单。这样做的好处之一是有利于经办人通过整理清单，审查档案文件有没有遗漏；好处之二是移交清单可以作为经办人自己的移交凭证，万一档案有遗失，可以分得清责任。

2.4 多渠道提供商务档案借阅服务

应为公司员工借阅商务档案开辟多种渠道。可以利用兰台软件这个平台提供商务档案借用服务。这样就不需要公司各部门员工都去找档案部门借用，而且在部门内部还可以指定专人登记与保管本部门已拥有的合同文档，这样就给借用人员和档案部门都带来方便，并且避免重复借用。

2.5 严格招标采办台账表制度

平时档案员应该加强催促，定期要求经办人填写采办台账表格。档案移交时要检查台账表，如果没有填写完整，需填写完整后才能移交。

2.6 督促供应商提供资质文件电子版

在经办人和供应商联系的过程中会进行资格审查，提倡经办人在要求供应商提供资质文件时尽量提供电子版，然后交给档案员登记。

2.7 加强档案人员培训

积极参加各种类型的档案人员培训班，多学习，多取证，让档案管理人员成为合格的优秀的档案工作者。

2.8 加强档案法宣传

建议在一定范围内加强档案法律法规及管理方面的宣传，使员工增加对档案管理工作的认识和重视程度，使档案员与公司员工之间建立更加良好的合作关系。

3 结束语

随着我国LNG 行业的飞速发展，LNG 接收站将不断增加。确保LNG 项目商务档案收集完整并为今后LNG 的发展提供参考资料愈显重要。如何做好LNG 项目商务档案的管理值得我们档案管理人员深入思考。本文从实际工作出发，探讨了目前LNG 项目商务档案工作中所遇到的难点及应对之策，通过本文希望能为国内LNG 同类项目商务档案管理提供一些借鉴和参考。

［1］柳建新.重点工程项目档案管理的实践与体会［J］.福建档案，2006（4）.

［2］圣才学习网.国际贸易商务档案管理［EB／OL］.（2010-05-22）[2011-09-30].http：//waimao.100xuexi.com／HP／20100522／DetailD1070333.shtml.