优化高校财务报销流程探究

彭敏

[摘 要] 首先分析了传统的高校财务报销流程及存在的问题，然后根据流程中的各个环节，提出优化高校财务报销流程的整体思路及具体对策，最后对优化高校财务报销流程过程中需要注意的问题提出了想法。

[关 键 词] 高校报销；报销流程；流程优化

[中图分类号] G647 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2018）28-0048-02

随着我国高校事业的蓬勃发展，高校的办学规模不断扩大，经费来源逐渐多样化，资金总量不断增加，高校的财务工作量与日俱增，业务也日益复杂。不少高校的原有财务报销流程遇到发展“瓶颈”，优化高校财务报销流程迫在眉睫。本文将探究优化高校财务报销流程的对策，力图通过报销模式的改变、报销观念的更新和报销流程的优化创新报销流程结构，解决报销难问题，进一步提高报销效率。

一、传统的高校财务报销流程及存在问题分析

傳统的高校财务报销流程如下图所示，普遍采用的是窗口报销模式，以笔者所在的天津中德应用技术大学为例（以下简称“中德应大”），即：报销经办人将报销单据整理粘贴在已填列好的报销审核单上，根据报销金额对应权限相应签批至相关项目、部门负责人或校领导，再持签批齐全的报销单据至财务结算大厅办理。财务审核人员对金额的正确性、单据的真实性、手续的齐备性及内容的合规性进行审核，审核无误后财务审核人员编制记账凭证，交由财务复核人员复核后出纳付款。若单据审核有误，则告知报销经办人原因并将单据退回。

传统的高校财务报销流程图

传统的高校财务报销各流程存在先后顺序，串行而非并行，必须依序进行、按部就班，报销的过程较为繁琐，耗时长且效率低，存在以下问题：

1.报销经办人如果在流程的第一步即出现发票开具有误或过期、材料提供不全、手续签批不全等问题，至流程的财务审核阶段单据会被退，则整个报销流程都需要重来一遍。

2.目前高校的报销审核体系较为复杂，以中德应大为例，日常经费报销、专项经费报销、跨部门经费报销和横向、纵向科研经费报销所涉及的项目、部门负责人及相关校领导较多，相关领导的审批权限也不同，报销经办人经常不知道找谁审签以及审签至哪一级别。即使报销经办人对报销审签流程较为熟悉，但由于各级领导的办公场所不统一，或因上课、开会、外出办事等原因，导致报销经办人为单据签批疲于奔波，周转于各职能部门，延长了报销周期，影响了报销效率。

3.随着高校资金总量的持续增长，高校的财务核算总量大幅增加。而受制于编制等因素，财务人员的数量和经费的增长幅度不成比例，财务人员制单任务繁重、审核人手较少、经手资金量多的矛盾十分突出。在报销的同时，财务人员还需要做好报销指导工作，不断接听电话、接待随时前来咨询的经办人员，工作思路经常被打断，容易发生错误。工作环境的嘈杂，焦急等待的报销人员，种种氛围也加重了财务人员的心理负担，使得财务人员大脑超负荷工作，影响财务人员报销的效率和服务的质量。

4.会计信息的载体为纸质单据，会计信息的电子化始于记账凭证的编制，当报销经办人要查阅已报销的业务时，只能由财务人员先查询电子记账凭证，找到相应单据的凭证号，再到学校档案部门查阅原始凭证，查询复杂，效率低下。

二、优化高校财务报销流程的整体思路及具体对策

（一）优化高校财务报销流程的整体思路

高校财务报销业务面向高校师生，其流程优化的前提是了解师生的需求，并有针对性地提供高质高效的服务，为师生的报销体验提供价值增值。因此，高校财务报销流程的优化要打破原有的职能和部门之间的界限，力求师生价值的最大化[1]。

优化高校财务报销流程非简单地对某个或某些环节的局部改造，而是应从报销流程的全过程进行最优设计，借助信息化社会的发展要求，引领会计工作走向信息化的路线：打造友好的流程界面，促使师生适应新流程，使财务人员工作更加灵活，降低重复劳动，提供优质高效服务。

（二）高校财务报销流程的优化设计

1.与传统的窗口报销模式并行，引入网络报销系统。当报销业务发生时，报销经办人可以随时随地登录网络报销系统，根据系统内各类报账模板录入报销相关信息（报销事由、金额、附件张数、支付方式等），并将相关的原始单据扫描件（或扫描上传二维码后手机直接拍照上传）作为电子附件上传至报销系统。

2.报销经办人在网络报销系统中提交业务后，系统会根据该笔业务的列支项目及报销金额自动或由报销经办人主动推送至相应领导的自动化办公平台页面中。网络报销系统与自动化办公平台共享财务数据信息，使得相应领导随时随地可以使用电脑或手机进行电子审签审批[2]，打破时间和空间的局限。

3.报销经办人可在网络报销系统中随时跟踪该笔业务的信息传递进度，并得到相应的信息反馈。当该笔业务签批完毕后，系统可自动或由报销经办人主动推送至财务处预约报销系统库。

4.财务人员从预约报销系统库中调取并审核电子报账信息，如审核有误，财务人员在预约报销系统中向报销经办人发出退单通知，并注明退单原因。如审核无误，则发出预约报销指令，报销经办人在预约的时间内前往财务处预约报销专口提交原始单据（原始报销材料及载有相关领导电子审签信息的审批单），财务人员核实电子信息和纸质单据，两者一致后编制记账凭证，通过银校互联系统发出电子转账指令，并将支付信息反馈至预约报销系统库中。报销经办人即可返回，静待款项到账，并可实现支付回单的自主打印，方便后续查询。该步骤还可同时设置预约报销投递机，放置在报销经办人方便投递的位置，由财务处工作人员定时取件，这样报销经办人在接到财务处的预约报销指令后，将原始单据投递至投递机内，连财务结算大厅都可以不用前往。

（三）优化后的高校财务报销流程的优点

1.报销经办人全程无需至财务结算大厅，除最后提交原始单据需至投递机或财务处，其他报销相关环节均可随时随地通过网络完成及跟踪，使得报销经办人能有更多的精力投入教学、科研和管理工作中，减少了报销经办人的等待时间。

2.缩短报销审核周期，提高报销工作效率。报销单据的领导签批环节可以通过电脑或手机集中实现，即使相关领导出差也不会影响单据的审签，大大缩短报销经办人单据审批的时间。

3.电子报账信息经过相关领导的层层审核及财务人员的预审，提高了报账的通过率，即使出现退单，报销经办人也可以通过线上补充、更正后重新提交，不用来回往返于各个职能部门，大大减轻了报销经办人的急躁情绪。

4.报销单据的相关信息由报销经办人录入系统后，财务人员在审核单据时可自动生成相关摘要、直接调入相关项目编号、金额等信息，减少重复工作，提高记账凭证的正确性，节省财务人员的工作时间。

5.报销经办人成功处理的单据，其业务的原始电子数据、相关领导的电子审签数据和银行支付数据可随时在财务系统上查询保存，后续凭证查询时直接将电子数据调出，无需经过繁琐的程序查询纸质单据。

6.报销经办人可在相应系统中随时查看报销单据的领导审批进度和财务审核状态，使报销工作逐步透明化；各平台的打通使各职能和部门之间加强了信息交流，目的都是为提高师生的报销体验价值；报销周期的缩短，银行支付数据的及时反馈也加强了报销经办人对财务工作的监督，使得会计信息更具时效性，有利于财务工作的内部控制。

三、优化高校财务报销流程的注意问题

1.高校财务报销流程的优化工作，是一个循序渐进的过程。对该流程的改造不是对传统流程的简单修补，而是借助信息化之风，将原有思维方式打破，因此会遇到部门协调、技术实现等各方面的困难，在实践中还需要不断完善改进，必然会遇到来自多方面的阻力。

2.依靠信息技术进行财务数据的传输、相关领导的电子审签和银行支付数据的发送，数据的安全性必须得到保证。而目前我国的网络环境并非理想，各种黑客攻击、木马病毒等对数据的完全、网络的安全带来了不少的隐患，财务报销数据涉及高校的核心财务信息，一旦出现信息泄露或信息被篡改等问题，会对高校的正常办公秩序产生重大影响[3]。

3.在利用信息化工具的同时，也要考虑到高校中有一部分教职员工并不熟悉网络技术的应用，且电子签批的相关领导的接受度不一，因此，传统的窗口报销模式和网络报销模式还需要双轨并行。随着信息化和数字化水平的不断提升，无纸化的财务服务系统必是发展趋势之一。

参考文献：

[1]陈军.无现金报账模式下高校财务报销业务流程再造[J].财会月刊，2012（9）：50-51.

[2]于亚利.网络环境下高校会计核算流程再造[J].会计之友，2016（13）：68-70.

[3]葛鈺杰.云时代下的高校财务报销流程再造探究[J].会计师，2016（5）：64-65.