城建档案电子文件归档的制约因素及对应策略浅析

王国涛

摘 要：在现代档案管理体系中，城建档案管理占据着至关重要的地位，开展城建档案电子文件归档工作，有助于提升综合管理效能，实现城建档案电子档案管理创新，在电子文件归档中，要注重安全性、体系性，实现管理创新目标。

关键词：城建档案;电子文件;归档;信息化建设

在探索城建档案电子文件归档工作中，要结合现代网络技术、大数据发展趋势，有针对性的创新城建档案电子文件归档工作，充分发挥技术优势，有效解决归档问题，特别是网络安全问题，提升城建电子档案管理水平。

一、当前城建档案电子文件管理的现状及问题

1.数据库更新不及时。数字化档案管理是将软件作为整个管理体统的“大管家”，我们都知道软件需要维护，所以这个管家需要经常性的更新，如果不能更新和修补，就会造成整个城建档案数据库框架缺乏系统性，系统的整体性也不强，所有的数据库只有更新才能扩大数据库的规模，也使得文件的存储和阅读类型不再单一。数据库的更新就是为了让更多的城建档案有丰富的格式支持，实现真正意义上的城建档案资源无边界存储和传输。

2.缺少数字化档案的建设资金。数字化档案给城建管理带来高效和便捷的同时，我们也需要对数字化建设进行投入，但是城建目前对于数字化建设的资金投入还较少，无论是硬件还是软件都会随着时间的推移更新迭代，不断地投入资金进行维护是建设数字化档案的重要方式，资金不足是制约城建档案数字化发展的重要因素。首先在硬件上由于数据庞大，存储资源多，我们要建立一个足够容量的服务器。城建档案管理有一定的保密性，对于网络安全等方面也要有资金投入才能有效的进行保障。当前很多城建档案馆也使用了一部分数字化管理，但是更多的是半人工、半字化的管理模式，这样就将数字化的特点和优势不能完全发挥出来。很多城建档案馆由于历史悠久，其中的传统形式档案浩如烟海，要将其转化成数字档案就需要进行聘请专业的公司。

3.城建档案数字化建设缺乏规范性。城建档案管理是一个系统性大工程，随着电子档案的增加，还需要我们不断的进行细化分类，所以说档案管理需要有科学严谨的态度和统一标准的规程。纵观城建档案管理工作，在设计数字化软件的时候就缺少前瞻性和规划性。每一个服务器和管理软件都有不同的版本和型号，如果涉及到更换迭代，还可能造成传输与转换的格式不匹配，这也是当前档案管理工作中最为头疼的问题，只有在建设数字化档案的前期将这些影响因素考虑进去，才能让后期的工作有更加简便，特别是对于城建电子档案编码和档案归类方面要有较为规范的体系作为设计支撑，减少因为硬件设备的差异化带来的繁琐，打破信息传递和转换的壁垒，才能加快城建档案电子文件归档的步伐。

4.城建档案管理效能有待提升。在我国进行城建档案管理的早期阶段，并没有实行全国统一管理，而是大多数分散在各地区的机构。随着时间的推移，资料积累的越来越多，很多机构或单位在保管和管理上已经出现了吃力的情况，如果要外请专业的脱管单位，地方财政的压力又很大，所以导致了目前城建档案资料的管理现状不容乐观。全国范围上来看，各地区的城建档案资料数量庞大，种类繁多、保管标准没能统一，而且没能全部形成电子化数据，所以也无法实现数据的交换、分类、入档。由此我们可以看出，当前城建档案资料管理还处于原始阶段，在各地区和层级之间还存在着资料传递的壁垒，仅能在清单上互相交换，缺乏完整的数据链条。因此建立、健全城建档案资料的数据库显得尤为重要，介于当前资料的体系还不够完善，需要在数据对接、数据传授、数据共享、数据安全等多个方面进行框架架构，并要保证城建档案资料体系的扩容性和统一性，实现未来信息化城建档案资料的科学化管理方式。

二、当前城建档案电子文件归档的安全节点

城建档案资料对于国家基础建设有着至关重要的意义和作用，是城建档案勘查中的首要成果，也是我国的重要档案资料，其在城建档案资料中具有举足轻重的地位。我国的城建档案事业在近些年来发展迅速，但是城建档案资料的相关管理却没能跟得上时代的进步与发展，相对缺乏标准化的信息管理和服务效能，直接导致了资料信息的发展缓慢。在信息化背景下，要找到文件归档的安全节点，积极探索城建档案资料管理的应用发展方向和未来趋势。

1.计算机网络漏洞。信息不安全是当前城建档案电子文件归档的最主要漏洞之一，一些不法分子通过隐藏在网页的链接以及木马程序窃取用户的信息，一些用户在不经意间就会误入非法网站，有些网页中的病毒不一定会立刻“发酵”，而是会在用户电脑中潜伏一段时间，在未来的一段时间内存储病毒突然在某一时点爆发，且执行不法操作，给用户没有防范的思考时间。

2.网络监管制度漏洞。大数据时代为城建档案电子文件归档带来了便捷性，使得人们在分享资料之间更加快速。但是科技在近些年发展的太快，很多时候还没能出台相关的法律、法规和行政政策，计算机网络就已经更新换代，网络监管部门在网络安全执法方面还缺乏相关的律法依据，信息监管也有一定的疏漏。城建档案电子文件归档的安全更是需要我们警惕，但是目前网络的发展和变化之快还没有给社会及管理人员更多地思考时间，这也是当前信息管理制度与时代没能完全衔接的弊端。

三、城建档案电子文件归档的有优化策略

大数据是城建档案电子文件归档的未来发展趋势，在我们充分认识数据的重要性的基础上，要重视和发展档案网络体系，要根据当前的大数据环境背景以及特点从城建档案电子文件归档实践的角度出发，探求更加安全、高效、稳定的方案措施。

1.构建标准化城建档案文件归档体系。由于各地区城建档案单位存在着地域差异，所以要将各单位进行数据标准的统一整合，加强各单位之间的交流與合作，并引导落后单位向先进单位进行学习，并根据自身单位的实际情况制定工作方案，对于历史遗留问题尽早清理和数字建模，多角度进行资金融措。城建档案资料的管理主要是为了更好的服务于社会科研，我们要切实加强原始城建档案资料、城建档案资料、成果城建档案资料的三方协同发展，确保在汇交、保管以及服务等方面做到统筹规划，充分利用信息化网络技术实现工作的整体性和程序性，避免工作的重复性。运用信息化技术实现工作一体化建设，首先要对数据进行标准化采集和格式加工，并整合形成体系，然后要对非结构化数据进行单独编撰，实现结构数据的开放式框架和集成管理，最后将数据进行整合，保证可以在后台实现加工业务。

2.加强城建档案网络身份安全验证技术。在互联网的发展初期阶段，城建档案电子文件归档没有更多的安全防范意识，很多用户在与服务器建立连接的时候双方没有“互相认证”身份的环节，这样情况导致服务器没有得到更多的用户信息，用户也不了解服务器的安全性。我们建议在网络连接的环节中加入网络身份安全验证技术，既要保证用户的安全性，也要为户用上网的安全性提供更多的指导，当前的身份安全验证技术已经在网络上有普遍的应用，但是仍有很多不良网站或病毒网站横行，用户的身份也不能完全得到证实，所以应该以政府层面加强对城建档案电子文件归档信息的备案制度，对于用户与服务器建立连接的时候有双重分身验证的程序。

3.研发和采用高效的城建电子档案信息技术。计算机网络应用中很多都需要我们登录账号，在使用过程中需要人们进行账号和密码输入，在这个输入过程中注重对于账号密码的加密保护，才能保证用户的财产安全。在城建档案电子文件归档中，我们首先要注重对于安全信息加密技术的研发，采用多层加密技术，对于信息的传输过程实施安全防护，注重加密技术的多维度研发。下面介绍几种方式：第一是节点加密，在信息的节点处采用密码装置并与节点机相连，在读取数据的过程中进行加密和解密，为用户提供输入的安全性环境，防止数据被盗取。第二是对网络连接采用加密技术，用户与服务器建立连接后由数据的节点传输，在每一个节点环节设置加密程序，当数据传输到任何一個节点的时候都需要对节点进行解密，使得数据的整个过程包含多层保护。

四、结语

计算机已经成为了我们生产、生活中的重要工具，而且未来的人类社会发展也要更多的依托计算机的发展而前行，为城建档案电子文件归档提供了更为旷阔的空间，对于促进科技化社会的快速提升有着至关重要的作用。我国正处于社会改革的重要阶段，科学技术的发展是我国实现伟大民族复兴的重要手段，在大数据的背景下只有不断提升城建档案电子文件归档水平才能更好的提升国家实力。

参考文献：

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[2]李培忠.浅析城建档案电子文件归档的制约因素及对策[J].科学与财富，2019

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[4]阮舒殊.城建档案电子文件归档的制约因素及对策[J].技术与市场，2016

[5]刘 静，朱卫锋.浅析城建档案电子文件归档的制约因素及对策[J].上海城市规划，2017

（作者单位：西安市临潼区城建档案馆）