浅议企业文书档案收集与归档工作

白芝梅

摘 要：企业文书档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件，具有查考凭证作用。文件的收集与归档是将文件转化成档案的重要环节，也是档案管理的核心内容，制约着档案管理工作的效率和质量。本文基于文书档案收集与归档工作的重要意义，探究了在日常档案管理实践中存在的问题，并提出建设性的改进意见及应对策略。

关键词：文书档案；收集；归档

文书档案是历史发展进程的文字载体和客观依据，记载着特定社会背景下、一定历史时期内，问题的产生、所采取的解决措施以及产生的结果。文书档案管理在档案管理工作中兼具重要性和基础性等特点，文书档案的收集与归档是企业各项管理工作中的一项辅助性和服务性的档案管理工作。文书档案收集与归档的重要性日益凸显，只有规避可能出现的问题，确保文书档案内容的连贯性、完整性和真实性，才能使文书档案在日常管理和运营活动中发挥最大效用。

一、文书档案收集与归档工作的重要意义

文书档案收集与归档在企业的各项管理工作中起到基础性和辅助性的作用，是完善档案管理工作的前提基础和重要环节。文书档案所涵盖的内容相当庞杂，其中不乏涉及到企业的发展进程和重大事件，这些材料并不是尘封于档案室的陈年旧事，而对于企业的战略发展与重大决策有着重要的参考意义和依据价值。文书档案中的重要文件材料，如计划任务书、审计报告、考核评定办法等，对其进行收集、归档，确保形式完整、内容准确，则会对企业处理日常事务、调整发展战略提供事实依据。因此，文书档案收集与归档工作重要性明显、意义重大，需在日常档案管理中给予高度重视。

二、文书档案收集与归档工作中存在的问题

1.文书档案管理人员管理意识薄弱

文书档案管理在整个档案管理工作中属于基础性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文书档案的收集与归档工作并未受到相关部门以及工作人员的重视，主要体现在工作人员综合素养有待提高，缺乏对文书档案的管理意识。如，将文件按级别划分，只关注重要文件，对于普通文件的重视程度远远不够，致使文书档案管理工作的质量大打折扣，维持在低效率运行水平，更为严重的后果是珍贵的档案材料收集不完整，出现缺失和破损的现象，无法确保档案的真实性。

另一方面，文书档案管理工作人员缺乏岗位责任感和工作责任心。工作人员是档案管理的执行者，人员要素出现问题，势必会拉低档案管理工作的质量，文书档案资源无法得到高效利用。如，工作人员在处理档案资料时，并未对档案资料的来源和出处进行核实，真实性和可靠性有待考证，类似于这样的档案资料处理方式，丧失了档案的严谨性、规范性，利用价值更是微乎其微。加之，档案管理人员未能与时俱进、顺应技术变革，及时更新和学习档案管理技术，在识别档案真实性和有效性上缺乏应有的技能和措施，一定程度上阻碍了档案管理的顺利开展。

因此，针对文书档案收集与归档中所涉及的管理问题及实际操作问题，应引起相关部门的重视，并及时采取行之有效的措施，确保文书档案工作的有序开展，进而提升档案管理工作的整体水平。

2.文书档案收集与归档力度不足

就目前的文书档案管理工作而言，需进一步加强收集和归档的力度，从以下几个方面进行探索：（1）流程的规范性。文书档案的收集与归档工作的流程比较混乱，缺乏规范的操作流程，如，在给文书档案归类时，文件资料的处理方式较随意，不按既定规则摆放，不成章法，并存在归档不及时的现象；（2）归档模式的综合性。传统的文字档案运用广泛、历史悠久，目前较多的档案资料都是以文字档案的形式进行存档。而档案管理技术的不断完善，电子文书档案已日渐成为重要的存档形式，而相关工作人员尚未扭转对于电子文书档案的看法，缺乏对电子文书档案收集和归档的意识，经验不足。在实践中，文字档案与电子文书档案相辅相成，互为补充，因而要对这两种归档模式加以综合运用，进一步加强文书档案收集和归档的力度；（3）信息的可靠性。档案资料是对历史信息的统计和记录，只有作为真实信息的载体时，才能发挥应有的参考、备查效用，档案管理实践中仍存在一些篡改档案信息的事件，档案信息的真实性、权威度受到极大的挑战；（4）文书档案的完整性。完整性包括时间的连贯性，页码的连贯与完整等。在文书档案收集与归档过程中，未录入相应的时间，或者缺页，都破坏了其完整性，进而对真实性和可靠性产生负面影响。

3.文书档案的收集与归档不全面

文书档案收集与归档的全面性是衡量档案管理工作效率的一个重要指标。一方面，档案管理工作需要处理的文件数量大、内容庞杂、来源丰富，加之一些文件资料的重要性和唯一性，如果出现遗失和错误归档，将加重文书档案收集与归档的工作量，为后续工作的开展设置了无形的障碍。另一方面，一些文书档案管理人员在进行日常工作时，由于职责划分的模糊性以及个人经验的制约力等综合因素的影响，导致文书档案收集与归档工作无法在既定的轨道上有序运行，往往会出现收集与归档不全面的问题。

三、文书档案收集与归档工作的改进措施

1.提升档案管理人员的业务能力和综合素养

对于档案管理人员的评价，应从两个维度来衡量：业务能力和综合素养。（1）业务能力，包括档案管理人员系统掌握专业领域的管理知识，并能够熟练、灵活的将其运用于日常档案管理实践中，从而将知识与技能相结合，进一步形成档案管理核心能力。优秀的档案管理人员除了要掌握自身领域内的知识与技能外，还应具备档案管理的主动性等职业习惯，充分调动管理人员自身的积极性，确保文书档案收集与归档工作顺利开展。业务能力的实现有赖于内部培训，相关部门主管人员针对档案管理人员的阶段性绩效目标和业务能力指标，制定出相应的专项培训计划，通过培训的方式，促使档案管理人员在较短的时间内，熟练掌握领域内的知识与技能，并于培训结束后进行考核，在培训的终端把握档案管理人员的培训效果。（2）综合素养，综合素养涵盖了工作态度：敬业精神，责任心，使命感；文化修养：学识、文化层次、主动学习的能力；心理状态：积极乐观、热情友善、坚毅果敢；价值理念：奉献工作，热爱集体等。档案管理人员的综合素养是其内在状态，而业务能力是其外在表现，内心状态与外在表现之间是相辅相成，相互作用的，亦即良好的综合素养彰显管理人员积极健康的状态，为业务能力的培育提供良好的素质条件；而过硬的业务能力使得管理人员在优秀的绩效激励下，保持积极进取的内在状态。

2.优化文书档案管理制度

文书档案的收集与归档工作制度的完善，为相关档案管理工作的开展提供了有利的制度保障。（1）归档期限，明确设置归档期限，更便于将不同期限类别的材料分类保管，防止遗失，为档案管理人员收集与归档工作提供了便利，更省时、省力、高效的完成工作，减轻了工作负荷，无形中提高了档案管理人员的工作积极性与满意度；（2）归档范围，科学、合理的归档范围应具有一定的适应性和针对性，以企业的整体发展战略为依据，立足于实际需要，依照相关制度规范、工作职责范畴，综合考量这些因素之后，制定最佳的文书档案的归档范围；（3）制度更新，文书档案收集与归档管理制度如果滞后于现实需求，就失去了存在的意义和价值，甚至会阻滞档案收集与归档工作的顺利开展，因此，相关部门应在考量现实需求和自身发展的基础上，及时调整文书档案管理制度中的不适应性，及时更新制度，来适应不同时期、特定条件下对于文书档案收集与归档的需要。

3.调整文书档案收集与归档工作方式

文书档案收集与归档工作在传统的轨道上积弊已久，多体现为缺乏主动性、档案资料的遗失与不完整性。因此，改变以往的文书档案收集与归档工作方式，有助于档案管理工作取得更高的效率、实现新的突破。（1）问题反馈的及时性，在文书档案收集与归档过程中，最大限度的规避可能出现的纰漏，但问题的出现在所难免，如不及时处理，会造成巨大的管理成本，降低企业的运营管理效率，因此，出现问题应及时反馈并处理；（2）工作的主动性，在档案收集与归档工作中，化被动为主动，相关管理人员主动开启与别的部门的联系，统筹安排档案收集与归档工作的开展进程，定期实行检查，确保档案材料的真实性、可靠性、连续性，主动做好每一个细节工作，满足各部门乃至整个企业对于档案资料的需求；（3）硬件设施的完备性。档案管理人员在进行档案收集与归档工作时，容易因短期内无法克服的人员特质因素，而导致工作失误，如：人员素质、业务能力、工作态度、工作疲劳度等。在信息技术如此发达的当下，充分利用高科技设备，可以有效规避人员特质因素而产生的工作失误和潜在危机，还能节省人力成本，提升文书档案收集与归档工作的效率。

四、结语

文书档案作为行政管理活动的记录载体和现实依据，其重要地位不言而喻，文书档案的收集与归档工作兼具基础性、辅助性和重要性，是文书档案管理工作的关键环节。因此，在日常档案管理工作中，优化文书档案的收集与归档工作，及时发掘可能存在的问题与潜在隐患并调整策略，制定切实可行的应对措施，确保文书档案的连贯性、完整性和准确性，促进文书档案收集与归档工作的有序进行，不断提升文书档案管理的效率，更好的为企业服务。

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