城市规划档案的收集与利用策略分析

郁虹

【摘要】城市规划档案具备较强的权威性，真实记录了城市的发展与变迁，能够为城市今后的发展与建设提供可靠资料，做好城市规划档案的收集与利用意义重大。本文阐述了城市规划档案的特点与作用，并介绍了城市规划档案的收集与利用策略，以供同行参考。

【关键词】城市规划档案；收集；利用

近年来随着我国城市化建设进程逐步加快，各个城市建设都逐步进入了新的发展时期，人们也更加重视城市规划工作。城市规划档案是城建档案的一种，能够为城市规划与建设提供可靠依据，是城市建设过程中必不可少的信息资源。因此要加强对城市规划档案的管理工作，尤其是做好档案的收集和利用工作，这样才能发挥出城市规划档案在城市建设中的重要作用。

一、城市规划档案特点与作用

（一）城市规划档案的特点。一是法律权威性。城市规划档案是规划调查、专题研究等过程的真实写照，包含了自然环境、人文因素、居民生产生活等各种需要而编制的规划方案。城市规划方案应与我国国情相符，是依法编制、审批和实施的一种政府行为和社会活动的体现。城市规划项目通过审批以后，具备较强的法律权威性，如规划部门批准的用地性质、建筑指标、规划范围等，是国家对建设建筑物、构筑物等设施规定的强制性内容，都不能随意更改。若是要变动，需要报规划管理部门批准，不然要承担法律责任。二是客观真实性。在一定时期内，城市的规模、性质、发展状况以及建筑的层数幢数、配套设施、绿化面积等各种城市功能布局，都可以通过城市规划档案反映出来，建筑工程管理可以通过城市规划档案开展监督检查工作。三是档案涉及范围广，数量大。城市规划档案可以反映出各阶段的规划任务，各阶段从现场调查至设计方案、土地利用至空间布局、宏观至微观等，会形成数量巨大的城市规划档案。尤其是城市规模逐步扩大的今天，除了编制总体规划、分区规划和控制性详细规划以外，还要对每个社区和单元进行修建性详细规划，让城市发展布局更为合理。一个城市有相当数量的社区和单元，在完善规划的时候，城市规划档案数量将与日俱增。

（二）城市规划档案的作用。城市规划是城市建设与管理的基础，做好城市规划工作，能够让城市土地开发与利用更为合理，是实现城市经济与社会发展目标的有效途径。为将城市发展的方向与规模确定下来，确保城市经济与社会发展目标得以实现，要确保城市规划与建设的合理性。对此要做好城市规划工作，为城市建设与管理提供指导，而城市规划档案是不可或缺的部分。城市规划档案是规划行政主管部门根据《城乡规划法》，在城市规划、编制和管理过程中形成的各种档案材料，包括文字、图纸、照片、图表、声像、电子文件等。做好城市规划档案的收集与利用工作，有利于提升城市规划建设水平，确保城市规划真正落实，实现城市环境质量的提升，让城市规划档案管理工作取得新成效。

二、城市规划档案的收集策略

（一）城市规划档案的构成。一是城市总体规划。主要内容有拟定城市规划区范围，确定城市的规划和性质、城市用地空间布局和功能分区，编制各项专业规划与近期建设规划，为城市的科学合理发展提供指导。城市总体规划纲要主要是将城市总体规划的重大原则确定下来，并让城市总体规划的编制有可靠依据。二是分区规划。我国各大城市为进一步控制与确定不同地段土地的容量、范围及用途，对人口分布作出安排，让各项基础设施与公共设施建设更加协调，以总体规划为基础，将城市分区规划编制出来，从而更好地与详细规划进行衔接。三是修建性详细规划。对正在建设的地区，应将建设性详细规划编制出来，为各项建筑与工程设施的需要提供指导。四是其他专业档案，主要有地下管线、园林绿化、环境保护、公共设施、市政设施、港口民航、市内交通等有较高保存价值的专业性文件材料。

（二）城市规划档案的收集。对于城市总体规划、分区规划、控制性详细规划及修建性详细规划等资料，相互之间有着一定的历史联系。在进行分区规划的时候，必须以总体规划为基础，而要完成控制性详细规划，需要由总体规划和分区规划提供依据，且是编制修建性详细规划的基础。所以，为做好各阶段的城市规划，需要加强城市规划档案的收集工作，收集工作必须系统、完整地进行，才能提升档案的利用率，城市规划档案的价值才能体现出来。在城市规划档案的收集工作中，主要做好以下两点：一是应做好区域规划内形成的材料的日常积累。二是认真整理、分类各种有较高保存价值的文件材料，这是城市规划档案中作为基础和重要的环节。为确保该项工作的系统性和完整性，需要在思想上增强档案管理意识，认真细致开展工作，必须充分意识到每个项目的数据、记录和图纸等原始材料，在今后都将成为重要的依据。档案人员要熟悉规划的项目和区域，必须深入了解，这样才能让形成的城市规划档案更具价值，并能将应有作用发挥出来。

三、城市规划档案的利用策略

（一）优化服务机制，提升服务意识。一是主动采取有效措施，不断扩展城市规划档案的服务工作。通常而言，在城市规划档案利用过程中，必须坚持与时俱进，争取和城市发展需求保持一致，档案管理部门要主动创新方法，进一步优化城市规划档案管理工作。此外还要不断优化服务方式，增强服务意识，在开展城市规划档案利用工作时，应加强对方法和途径的创新，促使城市规划档案工作再上新台阶。二是要积极转变思想，摒弃以往落后的观念和做法，让城市规划职能单位由管理型政府朝着服务型政府转变，并采用各种有效措施，提升服务的效率和水平。档案人员要变被动为主动，让城市规划档案得到充分利用。三是应简化相关手续，提升服务质量，为城市规划档案利用者提供方便，满足他们对档案的需求。

（二）档案的借阅以及复制。对于城市规划档案的借阅而言，通常把借阅人群分为两个部分，分别为内部借阅和外部借阅，其中内部借阅通常为本单位部门的人员服务，单位内部档案使用者仅仅需要符合借阅规定，在完成登记后就可以在阅览室中查看城市规划档案，并复制和摘录所需的档案内容，城市规划档案利用完毕后，应及时归位，不能带离阅览室。外部阅读通常是满足其他单位部门的使用需求，带有较强的交流性质。外部单位人员要想借阅城市规划档案，必须得到领导的批准，也不能将档案带走，只能在阅览室查看。对于档案的复印而言，主要有对内复印服务和对外复印服务两种形式，其中对内复印服务的使用者以一线设计人员为主，供其查考使用。而对外复印服务一般服务于下面的单位：为兄弟单位部门提供参考和科研成果推广、服务于甲方等。但是不管是城市规划档案的对内复印服务还是对外复印服务，都有利于加强科技技术的交流，确保城市规划档案的社会效益和经济效益真正得到发挥。此外，因为档案复制品一般用于凭证证明，在提供这项服务的过程中，需要确保出示证明的真实、有效和准确，避免发生错误，且需要将有效的公章加盖在档案复制品上。

（三）充分应用现代信息技术。在城市规划档案的利用工作上，应该充分运用现代信息技术，尽快建立即时查询规划档案利用服务，让城市规划档案得到更加充分和有效的利用。近几年，现代信息技术在我国各个领域都得到普及与应用，在城市规划档案的利用工作中运用现代信息技术，可以进一步提升服务的层次，增强服务效果。对此，城市规划档案利用服务工作应跟上时代发展步伐，重视打造快速服务平台，转变信息服务理念，增强主动服务意识，建立网络查询服务，以此扩大服务的范围和领域。同时通过现代信息化技术的应用，能够实现档案信息系统集成、有序分类、方便查询、开发应用，及档案的鉴定分类、编目、排序、检索、归档保存等，能够提升城市规划档案管理效率。城市规划档案可以通过计算机储存，便于使用者快速查找和阅读，能够节约时间，并减少财力、物力和人力，提升工作效率，并让城市规划档案真正面向社会、面向群众，这样城市规划档案信息资源才能得到充分利用，档案信息服务才更加社会化和全面性。不过应引起注意的是，对于城市规划档案的开发和利用，还是要基于原生态档案信息进行。最后，还要建立规划电子档案，群众或单位通过网上申请，可以远程查阅档案，提升城市规划档案的利用率。

（四）处理好档案保密与利用关系。档案的利用与保密除了有相互联系的关系以外，还具备辩证统一的特性。因此为妥善处理好城市规划档案信息公开和信息保密之间的关系，应以城市规划档案保密工作要求为主，最大限度扩大档案信息服务范围，这样有利于提升城市规划档案的利用率。城市规划档案管理部门应主动转变管理理念，不仅要抓好档案的保密工作，还应以此为基础转变自身工作职能，真正体现出城市规划档案服务具备的领导决策价值。此外，城市规划档案保密通常为相对保密，即档案一般会在规定的范围、时间和地方等要求保密，因此在城市规划档案允许的范围内，充分发挥出档案的利用价值，将城市规划档案保密和利用之间的关系处理好，符合档案管理要求，防止造成不必要的损失和危害，避免为城市的建设发展带来影响。

（五）提升档案管理人员业务水平。为提升城市规划档案的利用率，档案管理人员的综合素质要高、专业技能要强，在日常工作中能主动积累工作经验，从而让自身业务知识变得更加扎实。此外，要确保各阶段业务工作有序开展，不断创新工作方法，进一步拓宽城市规划档案利用的途径。档案管理人员必须落实相应的立卷归档制度和规定，并了解各个归档的范围，能够及时收集和整理立卷。最后档案管理人员还应熟悉馆藏，了解城市规划档案基本状况，这样能够将档案资料及时提供给档案使用者。管理部门应结合城市规划档案管理工作现状，制定档案利用的短期目标和长期规划，努力争取上级部门的支持，增加资金投入，吸引和培养更多专业档案管理人才，充实城市规划档案管理队伍，为档案管理工作的开展奠定人才基础。只有这样，城市规划档案的利用水平才能得到提升，并实现经济效益与社会效益的提升。

三、结语

总之，在我国城市规划与建设管理深入推进过程中，城市规划档案范围更广、内容更多、要求更高。档案管理人员应从这些变化特点出发，主动探索城市规划档案利用与服务规律，不断拓展城市规划档案利用与服务工作的深度与广度。此外档案管理人员还要创新工作方法，扩大信息资源，提升信息利用质量，让城市规划档案为城市规划、城市建设、领导决策提供可靠依据，并面向社会开展城市规划档案的利用与服务工作，提升城市规划档案的收集和利用工作水平。

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