文书档案的形成与归档整理

王敏　杨湘玲

【摘 要】文书档案根据各单位工作职能的不同，明确具体的归档范围。研判材料是否归档的规律是：收集的文件材料与本单位的关系是否密切，将来有无利用价值。文书档案分别来自上级文件、本单位文件材料，同级单位文件材料和下级文件材料。文书档案的整理有其规律性，要掌握文书档案的归档范围、保管期限、分类组卷方法。按照文件形成的时间顺序，以件作为归档单位整理归档，尽量保持文件之间的关联。在归档文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容。编制页码和打印目录，装盒入库上架存放。

【关键词】文书档案；归档；整理

文书是在处理公务及社会活动中必须应用的信息材料，文书档案是保存起来的历史活动记录，具有历史性和查考性。文书档案直接来源于文书，文书是档案的前身，档案是文书的归宿，有了文书才有文书档案，没有档案，文书也就很难得到保存。形成文书的目的在于处理现实事务，形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以发挥历史的价值作用。

各个单位根据其工作职能的不同，形成的文件材料也不同，各自有其具体的归档范围。研判材料是否归档的共同规律是：收集的文件材料与本单位的关系如何？就是与本单位的关系是否密切，将来有无利用价值，从这一点出发可以有一个基本概念，对上级文件、本单位文件，同级文件和下级文件材料那些要归档，哪些不需要归档基本上做到心中有数。

1 文书档案的形成

1.1 上级文件的归档

上级文件要归档的主要有二部分文件材料：一部分是针对本单位发的文件，如有关本单位机构、人事、职称、工资、福利、经费、物资、奖惩等方面的批复、通知、通报，这是最重要的依据材料，有的需要永久保存，有的需要长期保存。另一部分是国家、省、市县各部门发的法律、法规、政策规定，以后要作为执行的依据，要归档作为短期保存。

1.2 本单位文件材料的归档

本单位的文件材料基本上都要归档，不仅仅是正式发文，不是红头文件的计划、总结、汇报、领导讲话、登记表、统计表、会议记录等等都要归档。重要的永久保存，一般的长期，作用不大的短期。包括：

（1）本单位向上级机关申报的各类请示报告和批复文件。

（2）党委发出的决定、决议、请示、批复、通知、通报。党委、 党委扩大会议、党委民主生活会等会议纪要、记录。

（3）党委关于成立合并或撤销组织机构、更改名称、启用印章等文件，党委思想工作方针、目标、考核细则等。

（4）本单位各职能处室印发的各类文件，本单位制定的各项管理制度、办法。

（5）本单位机构成立、合并、调整、撤销、更改名称和启用印章等的通知。

（6）本单位编制的基本情况、单位历史、历史沿革、大事记及反映本单位历史与工作活动的资料，单位半年及年度工作计划、总结等。

（7）干部、工人晋级工作总结和名单，职工工资调整、晋升、职称改革聘用等文件。职工任职、聘任、解聘、合同等文件。

（8）职工调动、招聘、录用，大、中专毕业生分配等文件；医疗卫生类的有关规定、规章制度等。

1.3 同级单位文件材料归档

同级机关，兄弟单位的材料主要看与本单位是否有关系，一般的参阅件不必归档，但合同、协议，重要的来往信件要归档，有的与本单位的文件材料一起归档（如合同、协议）重要的永久保存，一般的长期保存。

1.4 下级单位文件材料归档

下属单位的重要文件、制度、计划、总结、统计报表要归档，重要的长期保存，一般的短期保存。

文书档案的全部文件材料，由文书处理人员（文书兼职档案员）负责收集积累，经初步分类整理于次年第二季度前向综合档案室移交。

归档份数：各类文件材料一般归档一份，重要的本单位发文和对外发文为一式二份。

2 文书档案的整理

文书档案的整理要按照国家标准《文书档案案卷格式》进行。整理档案也和其他工作一样有其规律性，也就是要掌握文书档案的归档范围，保管期限，分类组卷方法：

2.1 卷内文件排列

按照文件形成的时间顺序，以件作为归档单位整理归档。尽量保持文件之间的关联（即反映同一问题的文件材料可放在一起归档），一份文件为一件，请示与批复合为一件。

文件排列顺序为：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。

一般文件可按问题或时间顺序排列。对于作者、问题、名称单一的案卷，可按形成时间先后排列；由一个作者几个问题的案卷，按问题分成几组，每组按时间排列；由一个问题几个作者的案卷，可先按作者分开，每组按时间排列；几个作者几个问题的应先分问题再分作者，再按时间排列；涉及几个地区的，应先分地区，再按时间排列。

2.2 文件编号

在归档文件首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容。

全宗号：档案局给立档单位编制的代号。

类别号：不同门类档案的代号（文书档案的代号为A）。

机构：文件形成或主管部门的简称或代号。

件号：以年度为界线，一个保管期限编一个流水号。

年度：文件内容针对的年度。

期限：文件的保管期限（分为：永久、长期、短期）

2.3 案卷编目

案卷编目工作内容有：编页（件）号、填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面和脊背等。

每一件归档材料都要在每页统一的地方编制页码，按照年度、保管期限打印文件目录两份，一份作为检索目录，一份放入卷盒。填写卷盒内备考表，按照文件编号顺序装入档案盒并填写脊背上的盒号、档号内容，入库上架存放。

经整理过的文书档案编目清晰查找方便，有利于为各项工作提供更好的服务。

[责任编辑：王伟平]