浅析Office Excel软件在办公自动化中的应用问题

唐春 王应邦 宋芝兰

摘要：结合当前的办公自动化发展情况，在分析Office Excel 软件概述的基础上，分析了Office Excel 软件应用特性，并结合应用实践分析了Office Excel 软件在办公自动化中的应用问题，希望对于今后的办公自动化发展具有一定帮助。

关键词：Office Excel软件；办公自动化；办公室应用；软件功能

在信息技术背景下，计算机互联网技术给人们的生活和学习带来翻天覆地的变化，在各个行业中的办公自动化则是发展的必然趋势，能够有效降低人们的劳动强度，Office Excel 软件由于其在数据处理方面的优势，具有非常广泛的应用空间，能够使办公水平以及效率进一步提升。这就要求相关的办公人员应该熟练掌握相关的Office Excel 软件的应用，以便解决实际问题。

1、Office Excel 软件概述

在应用Office Excel 软件中，大量数据都是通过电子表格的形式展示，还能配合大量的计算公式、函数运算等使用，改变了传统人们的利用算盘进行记录的方式，能够使得数据处理效率大大提升，并能结合相关的函数处理技术，实现数据分析能力的大大提升，实现工作效率的进一步提升。同时，结合相关的实际不同用途，Office Excel 软件能够实现相关的表格功能的设置，划分为数字型、文本型、日期型等类型，能符合人们使用习惯，进行相关的编辑、运算等操作，结合实际需求来进行相关的单元格、列、行等删除或者插入操作，另外，还能有效结合实际需求进行文字大小、色彩的设置[1，2]。所以，应该充分利用好Office Excel 软件的灵活编辑功能，以实现高效办公的需求。

2、Office Excel 软件应用特性

2.1协同性

互联网办公要求下，这要求相关的协作办公的有效性进一步提升，通过Office Excel 软件的优势，能满足数据的快速处理，按照相关需求进行数据信息的检索，进一步提升办公效率。

2.2监控性

具体的工作人员的办公时间中，利用Office Excel 软件的优势，能进行有目的、有针对性的分析数据，保证满足工作流程、工作状态得到有效控制和监督，保证协同工作的流畅性。

2.3沟通性

通过应用Office Excel 软件，能实现数据的交流和贡献，保证及时有效地处理数据，并能通过网络传输实现相关的数据共享和处理，便于开展日常化办公。

2.4链接性

部分大型企业存在着大量的下属企业，利用Office Excel 软件的功能，能够将不同地区的下属企业的数据进行相互关联，在相关的业务往来的数据资料中，能够结合实际需求进行数据的共享、查询以及传输，便于实现 相关的办公需求。

3、Office Excel 软件在办公自动化中的应用

3.1數据处理

（1）数据筛选

利用Office Excel 软件能实现筛选数据的功能，能结合实际需要进行相关数据的处理，隐藏不需要的数据，而将更为价值的数据突出在表格中，能进一步保证数据管理的较强针对性和较高的效率。工作人员可以从实际需要出发，结合不同条件要求来具体的设定处理，保证满足自动处理的要求，实现数据筛选的功能。

（2）分类汇总

在办公自动化的处理中，往往涉及到大量的数据信息整理，通过Office Excel 软件的优势，能有效利用表格化方式来进行数据统计以及汇总分析，能够更加体现出数据的重要性，利用这种功能强大的分类汇总能进一步提升工作效率。

（3）数据排序

Office Excel 软件还具有较强的数据处理功能，能结合办公需要来进行排序处理。一般来说，可以结合相应的数据大小来进行操作，比如，在进行工资表单的处理中，能够结合相关的工序、序号、成绩、工资等进行相关的降序排列，更有利于各个阶段的相关分析比较。另外，利用软件的强大功能，还能有效根据文本、字母或者笔画情况进行排序，能更为方便来处理相关的工作人员、部门、家庭住址等方面的信息，进行相似内容的合理化归类，便于日后进行相关的查阅以及处理[3]。

3.2函数运算

在Office Excel 软件中，还能结合相关的实际需求，来插入功能丰富的函数公式，基本能涵盖所有的办公应用的范畴，能进一步结合各个行业的应用，实现较为复杂的公式编辑，有效处理相关较为复杂的数据运算。大量的计算公式本身就在Office Excel 软件中包含，应用者只需要掌握相关的语法知识来调用即可，通过相关的参数合理化确定，能够实现将各种函数输入在Office Excel 软件的表格编辑栏中，满足函数运算的要求。

3.3数据汇总

数据运算操作功能的便利化则是Office Excel 软件的有一大优势，在相关的公式编辑中，鞥能够包含相应的多个运算符以及单元格，避免了实际应用过程中的大量数据的运算情况，能保证数据处理的效率以及准确性的有效提升。

3.4函数常用格式

在办公应用中，最为常用的则是SUM（）公式，能过进行单元格的求和，具有非常方便你的作用，比如，在单元格中设置SUM（1，2，3） ，在回车的情况下，就可得到结果6，对于数据表单来说，输入“=SUM（B1：B7）”，能够实现连续的表格数据的求和运算，通过输入回车即可得到相关的运算结果。由此可见，Office Excel 软件具有非常广泛的运算函数，能够实现功能强大的运算要求。对财务工作人员来说，如果能充分发挥Office Excel 软件的优势，能实现大量数据运算的简化，保证工作效率的进一步提升。

4、结束语

综上所述，Office Excel 软件具有丰富的强大功能，能够满足现代化办公中的数据处理要求，如果相关的工作人员能有效利用好Office Excel 软件功能，定能进一步实现办公效率的提升。

参考文献：

[1]李飔.OFFICE办公软件技巧研究[J].办公室业务，2017，17.

[2]马倩.电子表格在商务办公中的拓展应用研究[J].价值工程，2012，17.

[3]黄波.Office Excel软件在办公自动化中的应用[J].电脑迷，2017，11.