漫谈网络环境下档案管理信息化

侯亚楠

摘要：档案管理的信息化首先需要的就是懂得信息管理的人才，现代化档案管理要求工作人员不仅需要满足一般计算机使用操作，更重要的是要具有较高的知识层面与技术水平，能够有效管理大量、繁杂的信息资源。

关键词：网络环境；档案信息化；探讨

当今社会，随着信息技术的迅猛发展，档案管理的信息化建设显得尤为重要。档案管理是一个单位平稳发展的必要条件，通过档案管理可以查阅历史讯息，记录历史绩效。科学标准的档案管理，能够将历史工作情况系统全面地存档与展现，让领导能够及时了解工作状况，为下一步的指导工作提供理论依据，让职工在实际工作中能够有所借鉴，避免走弯路，为高效工作提供条件，也有利于提高社会认定单位的工作效果，为单位的长远发展奠定根基。

一、档案管理信息化的概念与分类

档案管理信息化是运用现代化的信息技术尤其是以计算机为主的智能化工具来加强档案资源信息的收集、整理、开发和利用。档案管理信息化建设主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化。我国处于快速发展的信息化时代，档案管理的信息化建设对推动我国经济社会快速发展具有十分重要的作用。

二、档案管理信息化的作用与意义

（一）档案管理信息化是实现资源共享的重要途径。

在经济社会全球一体化发展形势下，档案资源的信息化建设应当提上日程，这是实现档案资源共享的现实需要。档案管理信息化建设能够打破信息使用者之间闭塞的壁垒，加快促进信息资源的开发、利用、保存和传递，实现资源共享。

（二）档案管理信息化是档案事业发展的新起点。

传统的档案管理方式已无法适应当今飞速发展的形势，档案工作的内部需求和外部条件都在发生改变，打破“收档案，管档案”的传统观念已是势在必行。档案管理人员要在具体工作中，积极消除影响档案信息化发展的弊端，运用适合于档案管理信息化的工作结构，使档案管理工作与社会整体发展相互协调一致。

（三）档案管理信息化是改革进步的新要求。

过去的档案管理工作，主要是运用人力对档案进行收集、整理、保管和应用，人力资源投入很大，效率却不高，而档案管理信息化的优势在于不仅提高了档案的储存数量，而且还解放了人力、提高了效率、节约了资源，这一革新适用于信息化快速发展的现代社会。在我国经济迅速发展、科技日新月异的大环境下，要抓好档案管理这一重要的工作，对于提升单位在经济社会发展中的影响力具有重要意义，原因在于：（1）档案是单位行政管理和业务工作的查考凭据。（2）档案是生产活动的参考依据。（3）档案是科学研究的基础和条件。（4）档案是宣传教育的生动素材。

（四）新时期下档案管理信息化的要求。

在网络信息化高速发展的今天，档案工作人员应该意识到档案信息化建设的重要性，着力加强档案信息化意识，提高档案管理的效率，积极开展信息化过程中的各项工作，促使档案信息化建设快速有效地开展。当前我们的目标是要提高档案信息化技术水平，首先应遵循以下几点：（1）配置完备的信息化硬件设施，如计算机、打印机、扫描仪、服务器、交换器等，研究开发系统软件，让档案管理人员集中培训，使之熟练应用系统软件，并从实践角度对完善系统软件提出宝贵建议。（2）将档案目录与内容进行数字化管理，这是电子档案的基础性工作，将各部门移交汇总的资料归档，从信息的源头抓起建立统一的数据格式，避免重复劳动提高工作效率，实施实体档案盒数字档案的“双套制”工作模式。（3）对于能够上网查询的档案信息进行保密定级，如绝密、机密、秘密、内部、公开等级别，对查询者进行网上身份验证，不同的身份提供不同级别的信息查询权限，保证网上查询档案信息的安全性。（4）档案工作人员必须进行各项技能培训。档案管理工作人员首先要明确自己的责任，重视档案管理工作，其次要始终坚持提高自身专业知识水平，以适应不断创新的档案管理新方式。档案工作人员除了自学的方式外，还可以参加各类专业培训班、继续教育等，充分利用多方优势，用最短的时间系统地掌握最新的知识和技能，为以后优质、高效地完成档案工作奠定基础。

三、如何推进档案管理信息化的进程

在推进档案管理信息化建设过程中，很重要的是有效整合和充分利用单位各种信息资源为经营管理服务。一些单位档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些单位在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。单位档案管理信息化对档案管理人员来说是一个全新的领域，需要学习计算机技术、通信技术、网络技术等现代信息技术，需要学习档案管理信息化规章制度和标准，需要和计算机系统管理人员沟通，并参与到管理系统的开发应用中去。只有业务素质高的档案管理队伍才能保证单位档案管理信息化的顺利推进。

在单位档案管理信息化过程中，安全问题不容忽视。一方面，管理者在档案管理信息化过程中，往往重视信息化中档案信息的流转和沟通，只留心档案信息对工作的参考和借鉴作用而忽视档案的根本作用——凭证作用。档案实体是档案发挥凭证作用的基础。这种情况下，档案实体就会被忽视，其安全性就不能保证。另一方面，在档案信息化中，管理者往往只重视档案信息的使用，而忽視了档案信息在使用过程中存在着安全问题。档案信息化过程中的档案信息安全包括档案信息存储实体的安全和档案信息流转中的安全，这要求管理者重视档案管理系统和设备的稳定性和安全性，确保万无一失。

综上所述，要促进档案信息化管理，除了计算机及其配套设施必须跟上外，首先必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态信息，搞好信息资源的开发和利用。其次，要加快开发和利用现有信息资源，克服“等”的思想。不能因为档案管理要实现信息化便将现在的所有档案材料藏于“死库”，抛弃不用，一切从“零”开始，而要重视其继承性，要对现有的档案资源进行全面开发，如可分类检索拷贝、按类储存、试验传递，逐步地适应。同时，要通过现代信息处理技术对现有的各种档案进行数字化处理和存储，加强档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体数据库建设。当然加强电子档案归档管理和人才建设是不可或缺的一条。