探究办公自动化与文秘工作有效衔接的措施

摘 要 随着信息技术的快速发展，办公自动化技术在企业文秘工作的各项业务开展中扮演着越来越重要的角色，将文秘工作人员从烦琐的办公室工作中解放出来，因而如何推动办公自动化与文秘工作的有效衔接就成为进一步提升文秘工作效率与效果的關键。在这种背景下，本研究首先概述了办公自动化的主要功能，进而探讨了办公自动化对文秘工作的影响，最后提出了办公自动化与文秘工作有效衔接的措施。

关键词 办公自动化 文秘工作 影响 有效衔接 措施

一、办公自动化的功能

办公自动化是信息技术在办公室各项业务工作中有效应用的重要方式，它的主要功能包括进行日常事务性工作处理、企业资源管理规划、协助企业决策等内容。一般来说，以下三项功能是其最主要功能。

第一项功能是对企业日常的各项事务性工作加以快速有效处理。办公自动化系统能快速地处理各类文书、档案，也包括输入、编辑、排版、修改、翻译、打印、储存等文字信息处理功能；能快速地收集数据、生成各种统计报表、账目计算等数据信息处理功能；能高效和大量地记录、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询功能；能便捷地上传和下载资料、发布信息，运用E-mail进行网络通信等处理功能。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全过程的标准化、网络化、无纸化。

第二项功能是对于企业的各项资源加以系统管理。借助办公自动化软件，企业可以开发出多项实用的资源管理软件。这些软件以企业内部的局域网系统为基础，可以应用到研发、战略决策、财务、生产等各项具体的业务活动中，对这些业务活动中所涉及的资源加以有效的管控。另外，借助统一的局域网系统，不同业务的资源管理软件能够实现便捷互联，这有利于公司从总体层面上来统筹规划资源。

第三项功能是协助企业开展决策活动的功能。决策支持建立在信息管理的基础上，利用大型数据库提供的相关联信息，针对各种需要作出决策，利用经验构成的或理论的决策模型，结合有关内部和外部的信息，由计算机执行决策程序，作出决策。随着4G移动网络的部署，办公自动化已经进入了移动时代和智能时代，它可以将办公自动化系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机，工作人员和领导们可以随时随地进行掌上办公，成为管理者、市场人员等贴心的移动办公系统。

二、办公自动化对文秘工作的影响

文秘工作是最为重要的办公室工作之一，通过将办公自动化引入文秘工作之中，将极大地提升文秘工作人员的工作效率。具体来说，办公自动化对于文秘工作有以下三点影响。

第一，办公自动化可以提升文秘工作的效率。办公自动化以计算机信息技术为基础，最大的特色在于快速精准地完成各项指令型的工作。计算机具有十分强大的数据运算功能，通过电子信息的录入，将文秘工作人员从传统的纸质工作环境中解放出来，保证了各项数据录入与核查工作的准确性，并且也不需要借助手工来输入及修正各项数据，完全可以借助计算机来进行快速处理。另一方面，计算机本身并不需要休息，这能够极大地提升文秘工作的工作效率，而且这些工作仅需要文秘工作人员简单地进行监控即可，并不会因此而增加文秘工作人员的工作量。最终，随着工作效率的提升，文秘工作人员能够将更多的精力放到提升工作开展质量上。

第二，办公自动化有助于推动文秘工作的办公一体化进程。在文字管理方面，办公自动化系统可以高效率地完成对各类文件、档案及其他文字材料的综合管理工作。采用办公自动化软件所绘制的图表、数据的运算、结果的输出等都可以更为详细、生动与清楚。另外，采用办公自动化也能够让企业领导的各项事务安排更为有序，更好地确保领导对不同事务加以协调处理，避免因安排冲突而耽误事务处理进度。

第三，办公自动化也能够极大地增强文秘工作人员的服务意识。服务意识是确保文秘工作人员高质量完成自身工作的基础，这种意识往往是一种潜意识，有时文秘工作人员并不容易发觉。采用办公自动化系统之后，文秘工作人员能够较为清晰地认识到自身工作的不足，有针对性地提升这方面的知识储备与工作技能，极大地发掘出自身的潜力。除此之外，随着办公自动化系统的推行，文秘工作人员也会意识到创新自身工作方式的重要性，会致力于将更高质量的服务内容融入自身的日常工作当中，自觉探索办公自动化在文秘工作当中的新用途与新方式，以避免因办公自动化的逐步推行而严重影响自身的工作稳定性。

三、办公自动化与文秘工作有效衔接的措施

鉴于办公自动化对于文秘工作产生的重要影响，企业有必要采取有力的措施来确保办公自动化能够与文秘工作有效衔接到一起。总体来说，企业可从以下几个方面来开展相应的措施。

第一，建立并完善相应的规章制度，明确办公自动化影响下的文秘工作的具体职责。办公自动化对传统文秘工作产生了巨大的冲击，为此企业首先有必要从制度层面来确立起办公自动化在文秘工作当中的重要地位，制定详细且规范的新文秘工作岗位职责，进一步丰富文秘工作人员的工作内容与工作开展的步骤，确立相应的岗位权利与义务。尤其需要注意的是，企业应当针对文秘工作的不同内容，制定不同的工作规章体系。对于档案管理、公文处理等流程性较强的工作，应当特别重视利用办公自动化系统的精确核查功能，并设置更为严格的审批与处理规定，而对于文字工作、决策支持等随机性更强的工作，则应重点利用办公自动化的快速处理功能。

第二，努力提升文秘工作人员的综合业务素质。在办公自动化系统快速推行及创新的当今时代，文秘工作人员除了要娴熟掌握以往文秘工作技能外，还应当密切关注各类信息技术及信息技术工具的开发与应用，这包括计算机、打印机、传真机等硬件工具，以及办公自动化软件、数据处理软件等软件类工具。另外，办公自动化系统所带来的并不仅仅是工具上的创新，更多的是带给文秘工作人员以信息上的创新，因而培养文秘工作人员的信息挖掘能力更为重要。为了增强这些能力，企业必须有针对性地为文秘工作人员提供相应的培训机会。一方面，从思想上为他们树立起重视信息化发展的意识；另一方面，也从知识层面为他们提供全面且便捷的学习机会。

第三，企业应树立起一种合作的企业价值观。为了更好地推进办公自动化在文秘工作中的应用，企业应鼓励文秘工作人员之间进行资源分享，这是促进办公自动化顺利推行及发展的重要手段，该手段的实现又需要进一步借助科学标准的规章制度来保障。为此，企业有必要综合评价自身的长远发展规划，以及现有的文秘工作资源储备情况，对于当前所实行的不利于共享文化形成的规章制度加以修正，从根本上为办公自动化的推行提供支持。鼓励分享不仅仅需要在制度层面给予支持，更应当采用有效的工作加以落实，因而在推行过程中，要超出文秘工作本身，积极借助网络平台来实现不同部门、不同层级的员工之间的快速交流。

（作者单位为甘肃送变电工程有限公司）

[作者简介：李爱栋（1969—），男，甘肃白银人，本科，助理政工师，主要从事文秘工作。]

参考文献

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[2] 韦雄鹰.浅论办公自动化对企业文秘工作的影响[J].办公室业务，2014（9）：3-4.

[3] 李冰，吴沛山，李璐璐.办公自动化环境下文秘工作的影响研究[J].商，2015 （23）：40.endprint