规范与统一

苏娟

【摘要】在实际工作中，我们要提高文秘人员的文档一体化意识，将工作落实到文秘的日常工作中，强化文秘工作与档案管理的全程管理，保证每一个工序的质量过硬、责任优先，开展文秘工作与档案管理的立卷归档，及时对于公文内容进行鉴定、编序、分档和保管，实现文秘工作与档案管理的规范统一。

【关键词】文秘工作；档案管理；规范；统一

现代文秘工作是配合公司领导、管理部门完成公司的运营决策执行和行政管理执行的重要组成部分，而在行政管理、组织运转和绩效考核中会产生大量的档案管理资料。可以说，文秘工作与档案管理是两项相辅相成、相互影响的公司运营产物。当前，我国很多单位，尤其是事业单位，文秘工作与档案管理还处在分块管理、相互独立的状态，其不能有效推进文秘工作与档案管理的一体化建设，不能充分实现文秘工作的时效性管理，阻碍了档案管理工作的延伸和拓展，不利于文秘工作与档案管理的衔接。因此，加强文秘工作与档案管理的规范与统一，已经成为了很多公司管理者的共识。

一、现阶段文秘工作与档案管理衔接存在的问题

现阶段，我国文秘工作与档案管理还处在相互独立的状态，两者之间相互脱节，而在具体管理工作中极不规范，而文秘人员的档案管理意识淡薄也是不能忽略的问题。

（一）文秘工作与档案管理相互脱节。在当今信息时代，公司的管理和运营会产生大量的信息资料，而它就涉及到文秘处理工作和档案管理工作这两大模块。其中，文秘工作主要负责处理的是公司运营管理所产生的文件，它涉及到文件的拟定、印发、传阅、整理和保管等，而档案管理主要负责文件的归档、鉴定、编序、分档、保管和调阅，可以说，文秘工作主要负责文件的制定、流通和管理，而档案管理主要负责文件的回收、归纳和保存。当前，我国很多公司将文秘工作与档案管理分类管理、区别对待，忽视了文秘工作与档案管理的关联关系，其相互脱节的状况很难保证文秘工作能够给档案管理提供有保存价值的文件，而档案管理也很难保证给文秘工作提供有价值的档案文件信息。它们之间成为了两个独立的部门，相互之间失去了关联。

（二）文秘工作与档案管理工作不规范。在现代信息化时代，要在公司海量的文档信息中提取到有文档管理和保存价值的信息，就必须从文档的拟定开始就建立严格的操作规范和使用规程，而我国很多公司在开展文秘工作与档案管理工作时则很难保证足够的规范。首先，文秘工作的操作不规范，纸张使用很难保证达标。根据国家关于文书工作的有关规定，对于印刷纸和复印纸都有明确的规定，但长期以来，我国文秘工作的办公用纸很多不能达到克数要求，不利于后续的档案保存。其次，文秘工作与档案管理的版记不全面，没有严格的附件登记标准。版记的缺失容易导致文秘工作与档案管理不能实现有效衔接，而附件的缺失则很容易造成档案管理工作的难度增大。最后，文秘工作的种类不明确，容易造成相互混淆。我国关于文书有严格的划分，但是在实际工作中，文秘工作会出现很多错误引用的现象，这样会给文秘工作带来不必要的麻烦，也给档案管理工作留下隐患。

（三）文秘人员的档案管理意识淡薄。目前，我国很多公司的文秘人员习惯于手动处理文档模式，他们将工作仅仅局限于文档的上传下达，满足于文件的拟定和传达，很多文秘人员对于办公软件和计算机管理系统心存畏惧心理，不善于利用计算机技术和信息化网络技术来服务于文秘工作与档案管理，不利于档案管理内容的归纳和存档。文秘人员的综合素质也不利于档案管理工作的开展，我们很多公司的文秘人员都是从前台接待或者文秘专业毕业生转化而来，他们的业务知识和档案管理的能力缺失，对于档案管理的重要性缺乏足够的认识，不熟悉本公司的档案管理流程，也不能有效归纳文件资料的相互联系，因此很难做到文档管理的档案化，更不能开展有效的档案管理工作，责任心严重缺失。

二、实现文秘工作与档案管理规范统一的侧重点

在公司文秘工作与档案管理中，应该侧重文秘人员的“文档一体化”意识，加强全过程管理，真正做到公文文书的“立卷归档”。

（一）提高文秘人员的“文档一体化”意识。目前，在文秘人员中加强“文档一体化”意识，是开展档案管理工作的有效前提，它能够从文书工作初期就可以有效加强对于文档内容的超强管理，可以有效保证有保存价值的文档档案的质量，同时可以减少后续档案管理工作的操作工序，避免不必要的重复劳动，加强文书工作和档案管理工作的科学化、有序化。在文档一体化建设中，文秘工作处于基础核心地位，而文秘人员通过具体而繁琐的文书工作可以给档案管理提供充分完整的文档原始数据，便于档案管理的收集归纳、分档管理，这就要求文秘人员必须具备极强的档案管理意识。档案管理属于对于公司过往历史的真实记录和完整还原，而人们想要获取企业经营状况，了解公司重大决策、公务活动和组织架构，就必须依靠大量的档案文档资料。所以，我们的每一个文秘人员必须要时刻树立档案管理意识，将日常工作内容都要保持完整、科学和有序，保证其不仅能服务于当前的文书工作，也能为将来的档案管理提供有效信息，而我们的公司领导一定要站在对历史负责的态度，强化文档人员的“文档一体化”的管理意识，规范与统一每一份文书公文。

（二）强化文秘工作与档案管理的“全程管理”。在文秘工作与档案管理的整个过程中，首先，需要引导每一个工作人员树立“质量第一、品质为先”的管理理念，强化对于文秘工作与档案管理中的岗位质量意识，只有保证每一个工序的质量过硬、责任优先，才能为“全过程管理”提供质量保障。其次，公司要细化严格的文档存储质量标准，需要根据国家关于档案管理、文档标准和行文规则制定具体的公文处理工作细则，保证对于文书工作中的文档基本原则、文书格式、行文规则、收发程序、公文归档等工作都作出明确的规定，公司应该组织全体档案人员和文秘人员认真学习国家相关法律法规，熟练掌握文档归纳和管理的各项工作，在认真执行的基础上做到精细管理。最后，需要理顺管理体系，建立完整有序的组织机构。

（三）开展文秘工作与档案管理的“立卷归档”。在我国档案管理的相关法律法规中，明确要求文档内容做到立卷归档，这是开展文秘工作与档案管理规范统一的基本制度和核心要素，这就要求在公文使用完毕以后，需要档案管理人员和文秘人员一起合作，及时对于公文内容进行鉴定、编序、分档和保管，保证能够完整有序地落实好文秘工作的最后一个环节，也保证能够科学合理地开展档案管理工作的第一个环节，从而保证文书内容做到立卷归档，有效开展文秘工作与档案管理的衔接管理。而文秘人员应该熟练掌握“立卷归档”的应用原则和实施方法，当出现需要由文秘人员统一保持管理的文件材料时，其可以在档案管理人员的指导和帮助下编写公文文书的“案卷索引”，保证其能够完整交接和合理对接，使得文档管理工作能够日常化和科学化。

三、文秘工作与档案管理规范统一的实施策略

在认真研究了文秘工作与档案管理规范统一的侧重点后，就需要根据各个侧重点开展有针对性的实施策略。

（一）开展“文档一体化”的实施策略。在公司日常运转中，文秘人员大多兼任着档案管理工作，这样对于开展“文档一体化”具有一定的优势，但也对文秘人员提出了非常高的要求。根据档案管理的要求，文秘部门在开展公文的档案管理时需要基于以下几点入手：首先，档案管理应该落实到文秘工作的日常工作中，认真鉴别文件是否具有保存价值，应该根据档案整理规范要求，利用不锈钢钉进行重新整理装订。其次，档案整理应该侧重管理细节，对于本公司产生的公文文书，在经过传阅和批复，在领导签字核准以后，都应该纳入到档案管理的原始文档资料中，保证基于此公文文书所生成的所有资料收集齐全，文秘部门应该按照收集、整理、签发、定稿、归档和传阅等程序进行集中收集整理，并保证独立成册，从而为开展下一步的档案管理工作打下坚实的基础，而档案管理应该做到将公文文书所产生的资料文件制作成件，整理成卷，实现公文文书等档案资料的真实有效。

（二）开展“全过程管理”的实施策略。没有规矩不成方圆，而文秘工作与档案管理的规范与统一也离不开全过程管理，需要认真提高文档质量管理的标准化、规范化。首先，档案管理人员应该对于文秘部门提供的公文文书等档案资料进行全面普查，保证所有归纳成件、整理成卷的档案卷宗都能真实有效，而档案管理人员应该根据公司的实际情况，安排定期清查，划分出各个部门移交档案资料信息的详细时间表，保证档案资料能够具有很强的时效性和客观性，避免影响后续的档案管理工作和工作效率。其次，文秘部门应该提高文档的制发质量，保证其能够符合国家档案管理法律法规的要求，具体到公文文书的制发标准中，应该认真检查公文用纸标准、签发手续、审批权限、公文格式和公文书写是否符合要求。

（三）开展“立卷归档”的实施策略。在文秘工作与档案管理中开展“立卷归档”，依据的是国家档案法中的具体规定，它强调的是文件材料的统一保管，根据分卷原则和归档方法，及时做到整理归档，分类编目。在公司行政管理和经营管理过程中，文秘人员应该认真收集整理管理资料，公文文书及时立卷归档，切忌拖沓延误。在公司各个部门和主管机构联合办理的公文文书，其公文原件应该指定主导部门进行分门别类的管理，要求原件表头信息清晰明确，原件内容完整有效，保证能够及时归档整理，而公文文书的复印件或者影印件则应该由协办部门负责整理保存，这样就可以清晰划分公文文书的档案管理责任人，方便使用者及时调阅，也方便档案管理部门的索取和保存。当分管档案管理的文秘人员或者档案管理人员调离岗位时，需要主管部门将所有档案管理文件及时回收清点，确保档案材料的完整性。

四、结语

目前，我们很多公司的文秘工作和档案管理还是两个独立的机构，这样很容易造成全过程管理中的纰漏，也给档案管理工作带来不小的隐患。所以，认真加强文秘工作与档案管理的一体化建设，提高全过程的有效管理，实施有效的“立卷归档”显得非常有必要。

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