企业文秘人员文字表达能力的培养策略探究

文/张慧晶，国网福建省电力有限公司福州供电公司

一名优秀的企业文秘，需要具备较高的交际能力、调查能力、统筹能力与文字表达能力等，而文字表达能力是其中作为核心与关键的能力之一。从某个层面来讲，文字表达能力是一名企业文秘应该具备的最重要、最基本的能力，也是衡量文秘人员水平高低的重要指标。在社会主义市场经济快速发展的过程中，企业事务也变得更为复杂，这就对企业文秘人员的文字表达能力提出了更高要求。那么，如何有效培养企业文秘人员的文字表达能力，是企业需要研究的重点问题。

1 企业文秘人员文字表达能力的基本要求

企业文秘人员的主要职责是较好地处理企业中与文字有关的一切工作，其工作内容设计范围广泛，在具体的完成日常工作的过程中，必须遵循一定的原则，才能更好地完成本职工作。具体来讲，企业对文秘人员文字表达能力提出的基本要求如下：

1.1 在法律许可范围内

企业文秘在撰写相关文件的时候，应确保所撰写的内容在国家法律、政策及方针的允许范围内。这就需要文秘在平常的工作积极学习，精准把握需要撰写文件的政治性与思想性，以显著提高文件所具有的服务企业的价值。当企业文秘在撰写文件的过程中遇到政治或思想方面的问题时，应借助询问领导的方式恰当处理措辞，而不可自作主张、莽撞行事。企业文秘人员只有确保自己所撰写的文件在法律许可的范围内，才能确保文件的有效性，才能发挥文件作用。因此，企业在选聘文秘人员的时候，应充分重视其道德修养与政治修养，并确保其掌握了较多的法律知识。

1.2 符合企业制文意图

企业文秘特别是国企中的文秘人员，在接受到领导分配的文件撰写任务的时候，就需要对领导的撰文要求做细致而全面的记录，然后深入思考文件所具有的思想性，并进一步制定好文章的观点、脉络及篇目等。接着，把初步完成的问斩提供递交给领导进行审阅，必要的话还应借助集体讨论的方式进行评价，在精准把握领导的撰文要求及目的之后，文秘人员才能更有针对性与目的性地开展撰写活动，最终才能撰写出符合领导意图及企业发展需求的文章。因此，企业在选聘文秘人员的时候，应对其分析能力、理解能力及洞察能力进行考查，以便其可日常工作中可较为容易的撰写出高质量的、符合领导要求的文章。

1.3 始终保持实事求是

企业文件要想充分发挥作用，就应具有较高的实用性，这就需要企业文秘人员在撰写文件的时候应以事实为基础，始终坚持实事求是的文件撰写原则。尤其是对应用文来讲，如果理论性过强的话，就会降低实际价值，最终只能是一纸空文。因此，企业文秘在日常工作中，如果发现自己撰写的文件和领导的要求之间有较大差别，或者与实际情况有过大出入的话，就应及时将真实情况反馈给领导，这是一个合格文秘人员应该具备的基本职业道德，也是一个得到领导赏识与信任的有效方式。需要注意的是，文秘人员在向企业领导提出意见的时候，应选择恰当的方法与方式，需要在充分的调查及大量的访问基础之上并提出可行性强的意见与建议，而不可不顾事实而盲从领导的看法。因此，企业在选聘文秘人员的时候，在重视其文字能力的同时，还需要对其职业道德及品质进行考量。

2 培养企业文秘人员文字表达能力的有效方法

2.1 借助调查途径掌握大量资料

通常情况下，调查研究的思路是：勤做笔记，善于质疑。然而，单纯借助调查方式得到的素材只能算得上原材料，而那些经过整理与鉴别的素材才具有写作价值。那些通过调查的来的写作素材，如果缺乏科学的树立及合理的加工，就会使得写作出来的文件逻辑性与条理性较为缺乏。在现代企业发展中，文秘人员在撰写文件中用到的材料非常多，并且复杂性很强，各种性质及类型的材料交互穿插，所以就需要企业文秘具有较为严密的思路，以便对整个文章的条理性进行合理梳理，从而为显著提高写作质量与写作效率做好准备。另一方面，企业给文秘人员提供的素材通常都具有参差不齐的特点，这就需要文明在实际写作过程中具有较高的甄别材料价值的能力，能够在有限的时间内找到最有价值的素材。所以，企业文秘在日常工作过程中，应善于并主动积累第一手写作素材，科学整理搜集到的第二手、第三手素材，尽可能多地获得与企业决策与经营有关的历史素材、反面素材及正面素材，以便给以后的文件撰写储备资料。

2.2 充分熟悉写作理论与写作文体

写作属于一种精神创作艺术，从过程来讲，写作人员利用语言信息将具体的思想与情感表达出来，是新时期企业工作中所必不可少的一种精神活动。而写作文体有很多种，各种文章对应的文体不同，其适合的语言风格也有差异性要求。并且，写作不是大量照搬照抄，而需要有一定的创造，在有自我创造的基础上适当对别人的意见进行借鉴。所以，企业文秘在日常的撰写文件的过程中，应具有较高的自学意识，尽可能多地阅读经典名作及企业文件撰写理论，逐渐丰富自身的文章写作基础知识，提高自身对语言的把握能力，借助大量实践的原则，在多实践、多修改的过程中，更加熟悉各种文体写作理论知识，并逐渐积累企业文件的写作经验与技巧。

2.3 重视语言学习提高表达能力

从某个层面来讲，文字表达能力是衡量企业文秘素质高低的重要指标，所以企业文秘应有目的性地提高自身的语言文字表达能力。然而，语言文字表达能力的练就与提升，并非一朝一夕之事，需要经历一个较为漫长的积累过程，才能实现从量变到质变的提升，需要企业文秘人员持之以恒的长期训练，才能获得较为理想的效果。在这种情况下，企业文秘人员在日常的生活与工作中，应该多写、多看、多读，有计划性地增强自身的文字撰写能力及语言文字的感悟水平，只有这样才能一步步提高自身所具有的文字表达能力。比如，企业文秘人员在应结合企业特点，大量地阅读国内外相关企业中成功的文件范文，仔细阅读与思考其所使用的措辞及格式，并结合自己企业的特点，有针对性地选择最为适合的语言文字形式。

2.4 主动参与各种职业能力培训活动

基于市场经济快速发展给企业带来的巨大压力，企业要想在激烈的市场竞争中站稳脚跟，并获得较快发展，就需要不断提高企业职工的职业能力。而文秘人员是现代企业中的重要人员，其所具有的文字表达能力的高低决定了所撰写出来的文件是否能满足企业发展需求及领导意图。由此可见，企业文秘要想为企业发展贡献更大力量，就需要不断提高自身的文字表达能力。因此，企业文秘人员应逐渐提高自身的专业能力，需要借助各种途径不断地学习新的文件写作技巧及最新的专业知识。在互联网时期，企业文秘人员也应积极地借助网络途径学习文字表达经验与技巧，积极加入到企业文秘人员社区或社交平台中，与同行与专家共同探讨与交流企业文件的撰写方法，共享经验。另一方面，企业也应充分重视文秘人员素质的提升，主动为其提供外出学习与参观的机会，让其可以开阔眼界、扩大思路，以便为其职业能力的提升开辟新途径。

2.5 增强自身的语言文字基本功

写作是企业文秘人员应该具备的最重要技能，然而该技能的形成与发展依赖于实践。只有借助大量的实践锻炼才能不断归纳出写作经验与技巧，才能更加精准地把握企业领导的意图，并且在大量的实践锻炼中才能熟能生地增强自身的写作基本功。企业文秘人员在撰写企业文件的时候，需要提高拟稿的次数，然后优中选优地选出最佳方案，然后进一步开展写作活动，并做好修改工作。在修改过程中，企业文秘人员会发现自己文章的不足之处，才能有针对性地对已经撰写的文章进行修改与优化，并积累一定的写作技能。另一方面，修改文章是体现企业文秘人员责任心的一种形式，借助反复修改，容纳同事与领导的意见，还可养成缜密的文章写作习惯，这有利于文秘人员的才华展示，还可使其语言文字基本功更为扎实。

总之，文字表达能力使企业文秘人员素质高低的关键评价指标，较高的文字表达能力是提高文秘人员工作质量的前提条件。所以，企业应该明确文秘人员文字表达能力的重要性，主动为其提供专业成长的机会，并且文秘人员自身也应具有较高的自学意识及能力，不断提高自身的职业道德、法律知识、品德思想及文字基本功，最终可显著优化自身专业企业文件的能力。

[1]陈云,李茜. 复合型文秘的培养及文秘专业的就业前景——基于嘉兴市企业的实地调查[J].办公室业务,2017,(19).

[2]李冬梅.文秘人员职业素养要求与培养探究[J]. 才智,2017,(20).

[3]]孟克查汗.新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养探析[J]. 商场现代化,2014,(24).