试论如何加强文秘人员职业素养建设

郭文娟 王 雷

长庆油田分公司第三采油厂 宁夏银川 750006

试论如何加强文秘人员职业素养建设

郭文娟 王 雷

长庆油田分公司第三采油厂 宁夏银川 750006

文秘是一个企业不可或缺的重要职位。文秘人员的主要职责是待人接物，协调部门，辅助决策，传达决定，组织会议，记录会议，文件起草，协助领导等。文秘人员为领导服务，为部门服务，为职工服务的职责要求他们必须正确认识自身所处的位置，不断提高自己的职业素养和业务能力，改善自身形象，加强组织协调和交流沟通能力，努力成为一个业务素质高，综合协调、管理创新能力强，既有秘书才能，又有领导才能的复合型、高素质人才，为企业更好更快地发展献出自己的一份力量。所以需要加强文秘人员的职业素养建设，培养更多的合格的专业文秘人员。

加强；文秘人员；职业素养建设

一、文秘人员目前存在的主要问题

（一）没有正确认识自身职位要求

部分文秘人员片面的理解文秘人员就是跑腿打杂，上转下达，转接电话，从而导致他们不求上进，不能发挥文秘人员的出谋划策，协助领导的作用。但是随着时代的发展，文秘人员早已由传统观念中的跑腿打杂，接听电话，起草文件的文员角色转变为辅助决策，参与管理的综合素质人才。新时代的发展要求，不论是民企国企外企，还是政府部门，都或多或少的需要文秘人员存在，并且他们都起着举足轻重的作用，不可或缺。

（二）业务能力不足

绝大部分文秘人员没有接受过专业而系统的职业培训，缺乏相应的文秘专业知识。知识结构单一，能力素质低，文字综合能力欠缺，不能熟练使用现代化的办公软件。同时文秘人员会有大量起草文件，拟发言稿的工作，但是部分文秘人员文化素养不足，写出的材料内容肤浅，缺乏创新不说，甚至偏离主题，文辞冗长。大部分文秘人员未经岗前培训就直接工作，缺乏工作经验和实践能力，久而久之，会跟不上企业和政府对他们的职位的要求，为自身和企业或政府都带来不小的困扰。

（三）工作积极性低

目前部分文秘人员的工作积极性低，而造成这一局面的主要有三个原因。第一，现有的机制规章不能很好地激发文秘人员的工作积极性，没有严格的评据依据和标准。一面要求文秘人员在工作中任劳任怨，挑起协调各部门的重任，另一方面在评绩效时却往往忽视了文秘人员的隐形付出。付出与回报得不到正比，往往会极大地打击文秘人员的工作积极性。第二，部分领导没有正确认识新时代文秘人员的工作特性，还用传统的眼光看待文秘人员。这些领导把文秘人员看作文件材料的代笔人，接打电话，端茶倒水的打杂人员。文秘人员长期得不到应有的尊重和重视，既制约了文秘人员的长远发展，又降低了文秘工作的吸引力，很大程度地流失了文秘人才。第三，部分文秘人员自身职业素质低，不求上进，安于现状，工作时插科打诨，缺乏勇于创新，精益求精的敬业精神。

二、文秘人员必备的职业素养

（一）健康的身体素质和良好的心理条件

文秘的工作是枯燥且繁重的，加班熬夜更是常事。文秘的工作性质决定了文秘人员的工作时间可能是不规律的。另外，由于起着领导与各部门，领导与职员，以及各部门之间的沟通枢纽的作用，自身承担着巨大的工作压力，一个良好的心理素质也是文秘人员所必需的。每天要长久的坐在电脑前，对自身健康也是极为不利的，为了更长久的担任文秘的工作，文秘人员往往需要一个强健的身体。

(二) 扎实的业务能力

对于一个企业或政府部门来说，一个员工最重要的还是他的业务能力。对于文秘人员来说，一则需要有较高的业务政策水平，深度掌握本单位业务相关的政策法规，以及本单位的业务进展情况，真正了解单位基层员工所需，部门所需，领导所想。二则文秘人员需要有扎实的办公软件的驾驭能力以及掌控网络的能力。三则作为一名文秘人员，需要有较强的组织协调能力。

（三) 保密能力

文秘人员需要日日接触单位领导，久而久之便会了解领导的工作习惯和工作方式。同时，单位的一些重大决定或机密事件也会有所了解。作为一名专业负责的文秘人员，要保证对单位的高度忠诚，绝不对外透露单位和领导的任何机密。

三、加强文秘人员的职业素养建设的意见

（一）岗前培训与后续教育并重

为了使每位文秘人员都具备必须的职业素养，单位需保证每位文秘人员就职前接受正规有效的岗前培训，接受专业而系统的职业培训，学习相应的专业知识。就职后，为了跟上时代发展的要求，单位需定期组织文秘人员进行进修，不断地学习新的知识，完善自身职业素养，从而更好地领导和职员服务。

（二）建立合理的激励机制

单位需要充分调动文秘人员的工作积极性，使文秘人员充分发挥自身潜力，就需要建立合理的激励机制。首先要构造一个温暖包容的人文格局，在精神上鼓励文秘人员，体现领导的人文关怀。其次要构建严谨的考核制度，对文秘人员的各项工作进行具体且公平的考核，并将考核结果与工资奖金，选拔任用相结合，从而激发文秘人员的工作热情。最后需要有必要的问责规章，把工作中的失误问责到人，起到一定的威慑作用，避免了部分文秘人员消极工作，插科打诨。

（三）文秘人员的自身提高

除了外界力量来提高文秘人员的职业素养，同时文秘人员自己也需积极行动，提高自身素养。尽量在繁忙的工作之余自学专业理论知识，提高自身专业知识，广泛收集信息，充分了解单位相关情况。另外，学会放松自己，减轻心理压力，保证工作时是愉快轻松的。并定时进行体育锻炼，保证健康的身体素质，才能更好的工作。

四、结语

总之，加强文秘人员的职业素养对于现代企业的管理和发展具有重要的意义，我们应该认识到加强文秘人员职业素养的重要性，认真分析其中存在的问题并积极解决，从而不断提升文秘人员职业素养，进一步促进企业的管理和发展。

[1]黄金风.如何加强文秘人员职业素养建设；现代教育教学探索学术交流会论文集,2015(7).

[2]郑雅君,宁永红.高职文秘专业人才培养现状分析及对策研究.河北科技师范学院,2014.