办公室文秘的重要作用以及工作策略

文/陕西省煤炭运销（集团）有限责任公司销售分公司 刘卓琦

经济在不断地发展，文秘在办公室中的作用显得也越来越重要。文秘的重要任务就是为领导提出解决问题的方案，并促进方案的顺利实施；为企业中各项工作正常运作提供保障。所以需要文秘具有较强的工作能力。

一、办公室文秘的重要作用

办公室中的文秘就是为企业服务的。例如，在企业开会的时候要做好会议前的准备工作；会议进行时要做好记录工作；会议结束后还要做好整理工作。文秘还需要拟定好领导需要审批的文件。文秘的工作是领导工作的基础。所以文秘的工作质量和效率对领导的工作有直接的影响。领导作出的决策，文秘需要对决策的具体内容进行整理，并把整理好的内容发放到各个部门。领导出差回来后，要把领导带回来的资料进行整理。所以办公室文秘对企业的发展具有重要的意义。

二、文秘工作中存在的问题

（一）文秘解决问题的能力差。文秘的工作是比较繁杂的，导致文秘可能在平时的工作中并没有找到工作的重点；导致在实际的工作中，文秘解决问题的能力比较差。不能很好地和办公室中各部门工作人员进行有效的沟通；对领导传达的任务不能正确地起草文件；不能很好地帮助领导处理工作中的问题。

（二）文秘人数少，工作量大。在一个企业中，文秘的人数相对来说是比较少的，工作是无限的，但是工作的人数却是有限的，这就导致文秘的工作比较繁重。遇到企业比较忙的时候，文秘甚至需要加班，这就不能保证工作质量，会给办公室的工作质量造成影响。

（三）文秘的综合素质差。随着经济的不断发展，企业对文秘的工作要求越来越高，有些文秘的文化水平已经不能满足领导对文秘的要求。现在很多做文秘工作的人员都没有学习过文秘知识，文秘受工作性质的影响，很少有机会出去学习文秘知识。所以文秘的综合素质比较差，在工作中没有很强的责任心，直接影响办公室的工作质量。

三、提高文秘工作效率的方法

（一）加强对文秘工作能力的培训。想要胜任文秘这份工作，就要具有多方面发展的能力。文秘需要了解企业之间的保密协议、办公室文件的格式、企业的规章制度和人事部的相关规定等。所以企业要想更好地发展，就一定要提高文秘的工作能力。首先，领导需要树立一个好的工作形象，在工作中要表现得干练，如果领导在平时工作中都很随性，那文秘和其他工作人员的工作能力可想而知了。领导应该多组织一些培训课程。在领导的带领下，学习工作中常用的工作技巧和一些法律知识。这样，即使在工作中遇到了问题也可以用自己所学的知识进行处理。办公室中的文秘需要全部参加这个培训，并且要了解自己在工作中需要处理的事情。其次，可以定期邀请一些文秘领域的优秀人才开设讲座。通过总结自己在工作中的经验，互相学习，共同进步。

（二）加强文秘的服务意识。加强办公室文秘的服务意识和责任意识。要培养文秘乐于助人的态度，提高文秘服务其他部门的能力。办公室的工作具有突发性和被动性的特点，文秘要具备应对这些问题的能力。文秘要把被动服务转换成主动服务。在工作中要有一定的超前预知能力。在办公室的工作中具有主动服务意识。因为文秘的工作内容比较复杂，所涉及的工作范围比较广泛。所以文秘在工作的时候不能采取太过单一的工作方式，要学会灵活的工作。不仅在做好文秘的基础工作，还要做好上级领导交代的工作。

（三）提高文秘的办事效率。办公室是企业中具有综合能力的部门，起到传达企业党政领导思想的作用。企业的发展会受到办公室工作效率的影响。文秘要对文件进行管理和传送，领导发送的文件要进行保密处理，还要在办公室会议中做好会议记录，在工作上要保证零失误，建立一些部门制度，督促各部门完成工作任务，还要具备优秀的沟通能力。

（四）注重工作中的总结。在刚接触文秘这项工作的时候，肯定会遇到各种各样的问题。在工作的过程中，要学会总结自己，对工作中的不足要定期进行总结，并及时改正，当同一个问题再次出现时，能立即做出有效处理。在工作中的优点要继续保持，并不断提高自身的工作能力和工作质量。

（五）注重工作细节，抓住工作重点。在办公室工作中，文秘所涉及的工作范围是比较广的，所以文秘在工作时就要注意细节问题的处理，工作的时候要学会谦虚谨慎，认真做好领导交代的工作。文秘工作的重点就是要整理好企业中的文件。把文件中的信息及时、准确地传达给各个部门。文秘在传达文件信息之前要确定信息是否正确，对文件信息进行分析，发现文件中的问题，要及时把问题反馈给领导。文秘在工作时一定要注意工作的细节问题，抓住工作的重点。

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