文秘工作的质量评价研究

文/蚌埠市公路管理局 娄丹

一、引言

一般而言，文秘指的是针对外勤而言的，专门执行内部勤务，协助领导处理各种日常事务的工作。因而，文秘工作的好坏将直接影响一个文秘日常事务能否正常有序的进行。一个优秀的文秘，应当具备一定专业知识和具有较高综合素质。总的来说，文秘工作职衔不高，但是责任重大，文秘工作质量的评估更是企业对员工考察的一个重要内容。而且，随着日益繁荣的市场经济，文秘工作的质量评估越来越受到单位领导的重视。

二、文秘工作的职责

文秘工作，是一个单位的核心和枢纽，事关工作的大局和成败。一般情况下，我们常认为文秘工作，主要就是跑跑龙套，整理下档案，接电话甚至是倒茶水等类工作，但实际确非如此。文秘工作多而复杂，涉及的领域多，范围广。并且，在领导与其他部门或员工沟通交流中起着十分重要的作用。根据我国现阶段，学界对文秘工作的研究分析，文秘工作具有综合性、服务性、事务性、服从性和机要性的特点。这些特色也决定了文秘工作的职责范围，主要体现在：

（一）文秘主要协助领导处理一些事务

而领导工作有涉及文秘的方方面面，同时，基于文秘工作的综合性，这使得文秘要吃透领导所处理的所有事情，小到档案整理、资料收集，大到辅助领导做决策，文秘都要事事做到位。总之，政务、事务，大事小事，无所不包。

（二）基于文秘工作的服务性和事务性

文秘的工作在一定程度上充当着“后勤服务者”和“专家”的角色。“后勤服务者”是指为协助领导完成工作，安排工作时间计划表之类的工作。“专家”的话主要是针对事务性而言，这要求文秘具有很强的专业功底，能够对领导分配的各项任务很熟练的掌握处理，并做好与其他工作人员的沟通交流，准确传达领导的意思。

（三）受文秘工作服从性这一特性的影响

文秘在工作时要在办任何事，处理任何问题前，都要根据领导的意图和指示精神做事，不能擅自做主，随意更改。

（四）根据文秘工作的机要性

这使得“保守文秘机密”成为了文秘工作的一大职责。文秘人员一直协助领导做事，都会接触很多文秘重要文件，经管机密和绝密事项，参与有关会议，提前知道了文秘的某些重要决定和信息。因此，文秘一定要遵守保密规定，严守机要，切不可随意将消息放出。

三、文秘工作的质量评估因素

通过前面笔者对文秘工作的简介，我们可以知道，文秘工作“量多、庞而繁杂”，是一个文秘领导的得力助手，更是向其他工作人员传达领导指意，与员工进行互动的枢纽。由此，文秘对文秘工作的要求则很高。那么，文秘工作的质量评估究竟该评估什么呢？具体因素因应当包括以下几点：

（一）文秘日常事务的执行情况

这是对文秘最基本工作的考察，也是文秘员工应具备的最基本素质。文秘工作的具体内容应根据各个文秘自身运营情况，对文秘工作的要求而定。一般情况下，应涵括：文秘在对文秘文件方面的整理是否有序、对领导事务的时间安排方面是否合理以及文秘能否准确的向其它部门员工传达领导的思想等方面。

（二）文秘是个要求具有很强综合素质的工作

故应将其具备的工作素质纳入考评范畴：

1.基本理论水平素质，主要考察的是文秘在公文写作和事务处理传达方面的理论基础水平。在公文写作时，考察文秘所写公文格式的规范性，语言措辞的恰当性，组织结构的逻辑性，然后在纪录领导讲话或会议方面，整洁且具有条理，能抓住要害，为领导发现和分析问题提供依据，为领导决策提供参考性建议。在事务处理传达方面，要做到“上传下达，下情上报”，即文秘要了解上头的思想动态，准确向下级传达领导的思想和所关注的事宜，督促下级及时完成任务。与此同时，文秘要积极深入员工，熟悉下情，并及时将下属的状态和意见反映给上级，以便于上级处理好与下级的关系，作出正确的决策。

2.综合素质的考察，因为文秘工作繁杂，且需要接触文秘的不同级别的人群，这并要求文秘在处理工作时，要具备良好的沟通能力，做好领导与其他员工的沟通桥梁。其次，组织协调素质的考察，文秘要有条不紊的组织文秘的各项活动，并协调好整个团队的人际关系。另外，文秘自身精神状态和对工作的负责程度，是对其对工作态度的一个考察。最后很重要的一点是，文秘的保密素养，由于文秘因工作需要，会知道很多文秘的机密信息，并且掌握文秘的机密材料，这些机密一旦泄露，对文秘将产生无法估量的损失，因而，文秘能遵守文秘相关规定，做好保密工作将至关重要。

3.文秘领导与合作的员工对文秘工作的认可度。文秘工作的最直接接受者即为她的领导和其合作的员工，他们对文秘工作的评价自然应该成为文秘工作的质量评估的参考因素，所以在对文秘工作进行考核的时候，我们必须多多倾听其他相关工作人员的意见。尽管这些意见具有一定得主观性，但是这也是文秘工作好好最直观的一个反映。

四、文秘工作的质量评估的方法

文秘工作的质量评估应秉着“公平、公正”的原则，实现主观和客观想统一。一般来讲，文秘在对文秘工作的质量评估时，可以采用下述方法：

（一）制定文秘工作的质量评估的考评制度，做到考评有制度可依

考评制度包括考评对象、考评内容、具体考评方法和评分标准等。一个完善的考评制度，既有助于考评人员实施质量评估行为，又有助于文秘对自身工作有更清楚的认识，更好的按标准完成任务。考评制度的公开，也有利于文秘所有员工对考评进行监督，做到更加公开化、公正化和民主化。

（二）针对文秘

定期进行能力素质考评，主要对文秘已完成的任务进行考察，从而分析其平常的工作效率；其次，对文秘人员进行试卷考察，了解其基本的工作素质，同时，结合实况演习，观察其在处理现实问题的一个应对能力。并综合以上考察的结果，对文秘工作作出客观的评价，发现文秘的优势和弱势。

（三）对文秘的领导和与其相处的工作伙伴进行调查

主要采取问卷调查和面谈的形式，以了解他们对文秘工作的满意度，对文秘所行工作作出评价。虽然，这一块受被调查人员个人因素的影响，但是基于文秘工作并非简单的书面工作，更是一份动态的与人互动的工作。假若一个文秘工作确实很负责很到位，其同事自然会给予肯定的评价。但在最后的评定时，要适当的筛选，酌情采纳，以便作出较客观的分析，保障评价的客观性和真实性，是文秘工作的质量得到实际有效的评价。进而帮助文秘进一步提高工作效率。

五、总结

文秘是一份不可小觑的工作，尽管其职位不高，但对于文秘的的发展和事务运行颇为重要。文秘工作所显现出的“多而杂，小而精”的特点，并要求文秘具有很强的综合素质，不仅要做到理论方面的“专家”，还要成为熟知各项事务的“杂家”，更要成为文秘领导与下级之间的“谈判家”。故而，对文秘工作的质量评估自然应该成文化，制度化，规范化，做到注重客观，又不忽视主观，力争公平公正，对文秘工作的质量评估作出准确合理的评价。

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