浅谈如何加强公路档案管理

文/佛山市公路工程质量监测所 高秀文

公路档案是在公路建设过程中直接形成地具有一定价值的图纸、图表、文字资料、影片影像、照片、录音资料，并按照一定的程序汇编到一起的图文载体。公路档案真实地记录了工程建设，其不仅能够为公路项目的建设、维修、管理和养护提供重要依据，也为国家的工程建设提供了保障。因此，规范公路档案的管理对公路建设、管理起着积极作用。

一、公路档案在公路建设中的重要作用

档案管理工作在公路管理中起着重要的作用，首先，公路档案可以为公路建设提供先进的科技信息和管理动态。随着科技的快速发展，社会已经步入信息时代，公路档案管理通过对档案信息资源的开发，将其以图书、情报资料、电子邮件等方式为公路建设的管理和决策提供及时有效的管理理念和科技动态。公路档案管理将从人事管理、资金管理、质量管理、技术管理等方面，为公路管理提供强有力的保障。公路档案是记录了不同时期公路管理的情况，通过对档案管理记录的各个工作进行不断的反思，总结经验，探索出适合公路管理的经营理念。

档案管理对公路建设和养护也起了不可忽视的作用。公路建设是一个技术复杂的工程。在公路建设过程中，将会形成大量的工程管理类、设计类、施工类、决算类等技术文件，而对这些文件进行整理、归档将会对今后的公路养护和扩建提供准确的资料。公路档案中对公路运营的记录，还能够给公路管理相关部门提供依据，使得他们能够优化设计、节约投资，促进公路事业又好又快的发展。

二、加强公路档案管理的具体措施

公路档案是公路建设和维护等工作的重要依据，所以公路档案要求齐全成套，不能残缺短少，要维护公路档案的有机联系、形成规律，做到完整、准确、系统。因此，笔者在从事多年的档案管理工作中深刻认识到，要加强公路档案的管理，必须要从以下几方面入手，加强管理。

（一）提高公路档案管理意识

首先，公路管理的各部门领导要重视档案工作，将其作为一项重要工作来抓，定期审查档案工作的情况，了解档案管理工作的进程，并提出要求和分配任务，积极指导档案部门的工作，帮助和解决档案管理工作中所存在的困难。其次，公路档案管理工作人员自身要树立良好的管理意识，改变陈旧的管理模式，多学习先进的管理理念，提高自身的业务素养水平，并具有开拓创新的意识，更好地位公路档案工作服务。

（二）要认真记录建设工作的质量

公路档案的质量和其真实性是档案管理工作中不可忽视的问题，真实的记录公路建设中的立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理等过程，并将这些过程中所形成的文字、图纸资料整理、归档，形成公路建设档案，使其能够真实的反应工程内在质量。充分利用档案信息能够发现工程质量缺陷，有益于公路建设的发展。

（三）要完善公路档案的管理制度

要使得公路档案能够发挥其积极的作用，就要使得公路档案工作有章可循、有法可依，要将各种档案的法规制度落实和贯彻于工作之中，使得档案管理能够进一步规范化、制度化、标准化。还要使得档案管理部门权责分明，明确每个部门的任务，建立相对完善的奖惩制度，并对管理人员培训和强化其规范的制度观念。

（四）加强公路档案管理的信息化建设

第一，要逐步建立公路档案信息数据库。为了能够获取更多的信息源，促进公路档案信息资源的开发和利用，为公路事业的发展提供更及时有效的服务，就要努力建设和完善公路档案管理信息数据库，对入库的数据要进行仔细核查，准确录入，及时更新、补充数据库信息，同时要要注意保护好数据库的安全。第二，要加大公路档案信息资源的共享。档案管理部门要积极利用互联网，搭建一个公路管理部门、工程项目单位与相关的各部门直接的公路档案管理网络资源共享平台，逐步建立公路项目建设信息网、内部档案局域网，加大资源共享的空间。第三，档案管理部门要不断提升综合管理水平，要充分利用先进的科学技术，尽可能将纸质档案转化为电子档案，能够延长其保存时间，实现信息化的管理模式，确保重要资料的安全性，进而推动了公路档案管理的现代化、科学化、规范化。

公路档案管理工作是一项立足现实，面向未来的长远工作，因此对公路档案的管理要不断吸收先进的管理理念和科技手段，将公路档案工作、现代科技、公路建设的长期发展结合起来，积极运用现代化的管理手段，开发和利用档案信息资源，使得档案管理的发展与公路事业发展同步进行，并为公路事业发展提供支持。

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[1]秦禄英.浅谈公路工程档案管理存在的问题及对策[J].北京公路，2008(5).

[2]刘俊凤.奖于档案管理现代化建设的几点思考[J].中国成人教育，2006(7).