轨道交通行业综合档案网络化管理探析

文/深圳市地铁集团有限公司 王艳慧

网络化管理就是基于轨道交通行业局域网之上，借助通信技术、计算机等信息化方式，把轨道交通行业如工程、行政等各类档案进行电子加工整合与处理，并通过搜索引擎创建一个专门的检索平台，让轨道交通行业的工作人员均能借助计算机实现各类综合档案的相互交流与共享，进而有效解决综合档案管理工作存在的问题与不足，为轨道交通行业的稳定发展奠定基础。

一、轨道交通行业综合档案网络化管理的问题

（一）综合档案管理范围不清，分级管理职责不明。现目前，在轨道交通行业综合档案网络化管理中缺乏一个明确、清晰、完善的管理组织架构，分级管理也比较模糊。各个档案管理部门在管理方式、模式等方面都有差异，档案管理职责也不够明确，并未将档案管理纳入轨道交通行业综合目标管理考核的范畴，使得很多本应在管理范围的档案仍然徘徊在管理范围之外。

（二）基础设施建设不够完善，阻碍网络管理实现。现目前，轨道交通行业整体基础设施建设还不够完善，尤其是在综合档案管理软件开发方面十分缺乏。随着轨道交通行业档案利用需求以及档案数量的不断增加，单板机计算机档案管理已经不能满足需求了，不能连接到轨道交通行业的信息系统，可兼容能力和扩张能力弱，需要尽快更新升级。

（三）人员整体素质有待提升，埋下各类管理问题。当前，轨道交通行业在实施综合档案网络化管理中，还缺乏信息资源的组织者、分析者、传播者、提供者、管理者、保护者以及信息利用的导航者。档案管理人员不是知识面窄、结构单一，就是创造性和主动性不够，很难满足信息网络时代档案管理的标准和要求。

（四）安全管理措施未能落实，威胁电子档案安全。一是电子文件时间与空间的制约性较差，不受载体传输约束，数字化信息的内容与位置很容易改变，这种档案信息的易丢失性及可变性对档案的安全管理构成了严重威胁。二是电子信息的运用会受到黑客、病毒等的攻击和侵袭，很容易直接损害主数据库，导致主数据库瘫痪无法工作，进而对电子档案管理网络的正常运行造成影响。

二、轨道交通行业综合档案网络化管理的措施

（一）完善档案管理制度，明确档案分级管理。轨道交通行业应基于《轨道交通行业档案管理暂行办法》《档案法》等相关规定，结合综合档案管理具体情况制定配套的档案管理制度，明确档案管理相关责任人，并逐级逐人落到实处。同时，实施“三级管理”模式：一级为轨道交通行业综合档案室负责整个档案管理工作；二级为计算机管理中心主要负责开发一些管理软件以及做好硬件管理工作，借助计算机及网络技术，基于局域网之上创建轨道交通行业档案管理自动化信息系统，全面落实网络维护等有关工作；三级为轨道交通行业各个部门，落实各自档案信息资源建设工作。这样各级都有明确的管理责任，确保综合档案网络化管理工作有条有序开展。

（二）强化基础设施建设，提供坚实设施保障。首先要强化资金投入力度，如购进高端电脑作为轨道交通行业综合档案管理系统的终端，确保电脑具备海量内存容量，能容纳各类档案，同时还应具备较高的分辨率和质量，确保档案内容的清晰和管理工作的高效；购进高性能扫描仪与打印机，为电子档案与纸质档案间的相互转换提供保障，同时确保转换的档案仍然清晰、完整和正确。其次要强化信息网络管理软件的开发和建设，如引进专业化的综合档案信息管理系统软件，基于管理终端之上，把信息资源发散传输到各个部门的计算机网络里，实现行业里各个部门的联网，进而实现轨道交通行业综合档案的开发利用以及信息共享。

（三）强化人员培训教育，提供有效人力保障。首先对轨道交通行业档案管理人员展开网络技术知识培训，要求综合档案管理人员要掌握计算机及网络操作知识和技能，如能借助通信与电子设备加工筛选、优化处理以及转化制作档案资料；能借助网络资源与手段收集各类档案；能归纳分类、排序、上传、编辑、更改各类档案资料。其次要注重轨道交通行业综合档案管理人员职业素养的培养与提升，采取多样化方式对档案管理人员展开职业素养的培养与培训，强化其责任意识、保密意识、风险意识、危机意识等，促使他们自觉做到保密和负责，逐渐提升他们的综合职业素质以及工作能力。只有具备一支高素质、高能力、高效率的复合型综合档案管理人才队伍，才能为轨道交通行业综合档案的网络化管理建设提供有效保障。

（四）强化安全管理工作，确保档案信息安全。首先，轨道交通行业可以在计算机上安装安全卫生、杀毒软件等，并做好定期杀毒和清理工作，以防受到病毒侵袭，特别是综合档案网络化管理系统的终端，要尤为重视与防范，严格保障档案信息安全。其次，对于轨道交通行业的机密档案和重要档案要做好特别加密工作，有效保障重要信息和数据的安全性。再次，对综合档案网络化管理涉及到的软件系统以及硬件设备展开全面、深入的安全管理，定期对各类设备和系统展开安全检查、排查、清理以及维护工作，确保各类硬件设备文件保存寿命以及存储功能正常、稳定，确保各类软件系统不会受到黑客攻击或病毒入侵，进而有效保障轨道交通行业综合档案信息和数据的安全性。

[1]朱松滨.城市轨道交通企业档案管理探索[J].赤子，2012（04）:143～143.

[2]邱慧娟.网络化安全档案管理及资源共享[J].科技风，2014（20）:21～21.