浅谈如何做好医院基建档案管理工作

文/淄博市中心医院 陈囡囡



浅谈如何做好医院基建档案管理工作

文/淄博市中心医院 陈囡囡

【摘要】随着新医改的不断推进，卫生部门开展了新一轮的三甲医院评审工作，促使医院逐步走向标准化、规范化、科学化管理的轨道，不少医院下大力气改善就医环境，建造病房大楼，基建档案在上述工作中显得尤为重要。

【关键词】医院建设；基建档案；解决办法

随着新医改的不断推进，卫生部门开展了新一轮的三甲医院评审工作，促使医院逐步走向标准化、规范化、科学化管理的轨道，不少医院下大力气改善就医环境，建造病房大楼，基建档案在上述工作中显得尤为重要。医院基建档案是医院建设活动中形成的真实记录，是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工使用的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大工程基础设施建设前期档案验收方法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，经项目档案验收或项目档案验收不合格的工程基础设施建设前期，不得进行竣工验收，这说明基建档案在基建项目中的地位举足轻重，如何做好医院基建档案的管理，值得我们共同探讨。

一、配备专职基建档案员，是做好基建档案管理工作的奠基石

（一）专职基建档案员要具有专业技能。一般的基层医院，基建档案都是由基建科的工作人员代为保管，并没有设定专职基建档案员。这对基建档案的形成可以说是“致命”的硬伤。基建档案不同于普通的文书档案，医院建设工程从政府立项、招标、勘探、总设计、各项手续的办理、开工建设直到投入使用，建设周期很长。拿一个具有1000张床位的综合性医院来说，从政府立项到投入使用大约需要3到5年时间，才能做到真正意义的竣工，而这个漫长过程要形成大量的文件、图纸、资料，这就要求要有一名档案专业知识过硬、必须熟练掌握涉及基建与医院专业知识相关联的项目建设标准及对基建工作、流程相当熟悉的专职档案员负责跟踪、收集所有的基建档案，对于专职基建档案员来说，能做到有规范可遵，有法可依，有据可查，能为做好基建档案的管理做好最基础的“铺垫”。一般编制在1500张床位的综合性医院，要设专职基建档案管理人员2～3名，1名负责跟踪管理大型基建项目的档案归档工作，1名负责日常基建档案的保管、利用等，其他基建人员也要“一岗双责”，除去做好本职技术工作外，也要协助做好资料的及时收集和整理。要书面形成基建档案管理体系网络示意图，对于大型医院基建项目，要相对应地成立工程项目建设档案工作领导小组，各负其责，为顺利完成基建档案的归档管理，提供强有力的保障体系。这样有领导小组、有档案管理体系，有专职基建档案员，对于基建档案的收集、整理归档就已事半功倍了。

（二）不断提高基建档案管理人员的整体素质。一是随着社会的不断进步，科学技术的飞速发展，基建档案管理人员也要不断适应社会发展的需要，掌握新的知识，了解档案新的发展动态，这就要求我们档案人员要有计划、有步骤地定期参加档案业务培训，进一步提高档案管理水平和实际工作能力。采取到上一级医院档案部门学习，请专家进行指导、督导等多种形式，吸取和借鉴其他单位的经验，开拓医院基建档案管理的新路子，把先进经验运用到工作实践中去，更好地为医院工作服务。二是专职基建档案员要具有吃苦耐劳、爱岗敬业的精神。基建档案员不同于一般的文书档案员，为了收集第一手资料，要经常参与项目建设的过程中，实地记录、收集资料。所以档案工作者需要把爱岗敬业作为自己全部工作的出发点和落脚点，进一步提高事业心和责任感，其最终目的也是为了更好地利用档案。三是要掌握计算机与现代化技术，熟练使用各种现代化信息工具，只有熟练掌握运用现代化的管理技术，不断提高自身综合素质及现代信息技术能力，在日新月异的高速发展新形势下，才能适应档案事业发展的需求，做一名合格的基建档案员。

二、执行基建档案的归档要求是做好基建档案管理工作的重要依据

基建档案的归档要着重注意以下几点：一是归档的基建文件材料必须反映其管理和医院基建项目的全过程，归档的重点主要放在项目建设各个阶段形成的各种不同载体的文件材料上，着重是竣工图在内的全套图纸。由于一些建设项目要求工程紧，任务重，项目繁多，使得一部分工程档案在施工中处于自生自灭的状态。由于医院建设工程不同于一般的建筑设施，除了一般建设项目都有的基本施工（土建、设施安装、装饰）以外，还有其本身特有施工项目：如医院医患分流、重症监护室、重点科室的空气净化，放射、CT、核磁射线防护、医疗污水处理等多个方面，这些都有专门的施工要求和标准。这些问题涉及面广，参与部门多，档案资料容易分散。二是在文件材料归档时，我们要特别注重“全过程管理”，使重点工程、项目档案尽可能“粒粒归仓”，以确保档案齐全、完整、准确、系统，这些都离不开各个环节、各个部门，各方面的通力协作。但凡归档的文件资料均应是原件，纸张、格式要尽量统一，字迹清晰，图面干净、整洁，做到审查手续完备，具有法律依据凭证和文件资料，签字和印鉴必须齐全。因为现在我们所有的文件资料基本上都是打印的，手写稿已很少，如何证明这是最原始的，最真实有效的原始凭证，拟稿签发就尤为重要。请示与批复同时归档，批复在前，请示在后，如果没有批复的，

经办人应注明当时办理的情况，以备日后查考。三是在归档的份数上，一般竣工图不少于一套，文字材料、底片、底图以及声像材料各归档一套，管理型文件材料按照文书档案的管理要求在每年六月底前整理归档，大型基建项目在项目竣工两个月内验收后，有基建专职档案员和部门负责人检查验收后，向医院综合档案室移交，全部档案由医院集中统一管理，基建部门不能因方便本部门工作等原因，私自保管基建档案。

三、明确基建档案的归档范围是做好基建档案管理工作的基本保障

凡是医院新建、改建、扩建的工程项目，在基建管理和建设工程项目活动过程中直接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建档案资料，均需要按照档案管理的相关规定严格归档。医院基建档案的归档范围主要包括以下方面：一是建设资料，从医院基建项目的立项文件到医院部分建设规划用地文件；勘察、设计文件；确立工程以后的工程招标及合同文件；工程开工文件；工程竣工以后的验收及备案文件；这些材料涉及面广，涵盖了整个工程从立项到竣工的全过程，都属于归档范围。二是施工资料。包括施工管理资料；施工技术资料；施工检测资料；隐蔽工程检查验收纪录；单位工程竣工验收报告等。三是监理资料。监理管理资料；监理质量控制资料；监理规划；工程质量评估报告；监理总结等。四是工程竣工图。竣工图应包括设计总说明；建筑、结构、给排水、通风、电气、电梯、智能竣工图。

四、加强档案的收集整理工作是做好基建档案管理工作的关键环节

基建档案的收集工作要按照基建建设程序，根据各项工作开张的先后顺序，遵循文件形成的自然规律，按照基建项目的项目类别来收集、整理，这样便于档案工作的开展，便于更好更全面完整地收集文件材料，一般的基建档案要按照单项工程组卷，单项工程按先数字后圈纸组卷；文字材料和图纸均按专业分类，以保持卷内文件材料施工技术文件和竣工图之间的有机联系。在整理时，一定要遵循主件在前，附件在后，印件在前，复件在后，批复在前，请示在后的原则。图纸要按图的列别序号排列。卷内文件材料只要有书写文字的，都要编上页号，每卷页号均从1开始，页号位于非装订线的右上角，便于查找。基建档案尽量选用卷盒方式保管，一般的顺序为封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。

五、充分发挥基建档案的利用工作是做好基建档案管理工作的最终目的

医院建筑是百年大计，一般的建筑物使用年限会在50～70年，重要的建筑物要达到上百年的时间，在医院住院楼、门诊楼、各诊室的使用期间，有时会遇到各种各样的问题，比如因病人的增加，需要改、扩建诊室或增加病房，这时原诊室的机构布局图，各种水施、电施、氧气管道线路分布图，都需要从综合档案室查找、借阅，所以我们要充分利用档案信息资源，积极主动地提供可靠的第一手资料，最大限度地为医院建设服务。档案在利用服务的同时，还要建立相应的档案利用规章制度，比如库房管理制度、借阅制度、保密制度等，保证档案利用的顺利开展。

最近，笔者所在的城市就出台了建筑质量终身责任信息档案制度，建筑工程终身“有档可查”。要求所有建筑工程竣工验收后，建筑单位必须将建筑工程质量终身责任信息档案和其他工程档案资料，一起移交城建档案管理部门统一管理保存（建筑工程质量终身责任信息档案包括建筑工程五方责任主体单位与项目负责人签订的授权书、参建单位法人代表及项目责任人的建筑工程质量终身责任承诺书、建筑工程质量终身责任信息登记表）。这就要求我们档案员在整档过程中，把所有涉及要统一移交至档案部门的资料整理、复制一套备份材料，归档至本单位的综合档案室，以便我们本单位查找、利用的方便、快捷，为医院的发展提供更有效的便捷服务。

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