中职学校基建档案科学化管理

戴冰凌

摘  要：中职学校基建档案是中职学校整体规划和建设管理的重要组成部分，是学校实行各项评估的重要内容之一，因此，加强中职学校档案管理工作是十分重要的。详细阐述了中职学校基建档案的特质和效能，分析了如何实现中职学校基建档案的科学化管理，提出了加强基建档案科学化管理的相关建议。

关键词：中职学校;基建档案;科学化管理;整体规划

中图分类号：G472.4              文献标识码：A               DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.01.047

1  中职学校基建档案的特质

中职学校基建档案从内容上分为基建文件材料、施工文件材料和竣工图纸材料三部分。基建文件材料是中职学校整理的有关建筑申请、规划、征地、竣工偿结等文件材料;施工文件材料是施工单位整理的施工许可证和有关地基、基础原材料的各种记录和竣工验收的有关材料;竣工图纸材料主要包括建筑、结构、设备、电气、供水等专业的设计说明书和竣工图纸。

2  中职学校基建档案的效能

2.1  可参照和可重复利用作用

基建档案承载了中职学校基建的所有信息，它真实地记载了学校，学校内的建筑物、构筑物的位置，客观地反映了各类建筑物、各种管线的计划、规划、设计、施工、改建等方面的情况。该档案主要包括投资计划、预算、决算的真实数据和方案设计、更改的过程，它是科技人员、工程技术人员用集体智慧在实践中创造的成果，其中蕴含着大量有价值的信息，而信息本身也是知识形态的商品。

在中职学校建设的过程中，基建档案是可以多次重复利用的。而信息的价值也不是利用一次就能全部转移到成果中的，这是其很重要的一个特性。中职学校基建档案也具备多次利用的属性。中职学校基建档案不仅经过了施工的考验，还接受了实践的检验。它的重复利用不但可以加快施工速度，而且还可以节省劳动耗费，提高经济效益和工作效率，不走或少走弯路。

2.2  凭证作用和法律效用

基建档案记载了房产、地产和设备产权形成的全过程，是学校界定产权关系的法律依据和法定根据。用好基建档案，可以有效避免和解决产权纠纷。

中职学校基建档案是一个学校建校过程中所有的资料，包含各种文件、凭证、函件、图纸、预算、记录等技术资料。它客观地记载了当时的历史情况，反映了中职学校基本建设的完整过程。其中，有很大一部分依据性文件，比如基本建设工程项目任务书、建设书、批复报告、可行性研究、规划、征地和计划投资等。

2.3  在学校建设中具有增值作用

中职学校基建档案自身的特殊性决定了其在较长时期内发挥的现行效用。从建筑物的效能来讲，建筑物的竣工是建筑物发挥功用的基础，建筑物使用的长时性决定了基建档案管理的效能性。基本建设完成后，建筑物的结构、性质等内容可以在档案中体现出来。在建筑物的产权认定及以后维修、扩建、改建、解决土地纠纷和相关管理工作中，基建档案也起到了一定的证明作用，所以，中职学校基建档案管理工作具有长时程的实用效能性的特点。

随着基建档案的基本归档和完善，在各种生产实践和经济活动中，它可以直接或间接地起到增值作用。实践证明，学校基础设施的维护和管理是离不开基建档案的。基建档案是维修、使用等检修工程对象的唯一依据。在工程对象改建、扩建或被破坏后维复的过程中，基建档案是非常重要的。中职学校的工程建设项目，比如教学楼、实验楼、图书馆等，必须保证档案的完整性、正确性和系统性，这样才能在维修、改建的过程中发挥它的凭证和查考的功能。同时，一般档案的增值作用是间接的，所收经济效益和社会效益缓慢且不明显。但是，基建档案可以在生产实践活动中产生直接、明显的增值效果。中职学校基建档案可以在今后的扩建、改建、维修工程项目中节省大量的人力、物力和财力。由此可见，基建档案管理在中职学校的经济活动中是一项非常重要的工作。

3  中职学校基建档案管理的科学化

由于有些中职学校相关人员的档案意识不强，缺乏专职管理人员和现代化管理手段等问题，我国中职学校基建档案管理工作有一定的滞后性。如何实现中职学校基建档案的科学化管理，主要要做好以下几方面的工作。

3.1  提高认识，加强领导

中职学校基建档案是研究学校建立和发展的重要参考依据。因此，在学校中，要不断加强对《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的宣传力度，利用图片、学校广播等媒体宣传，使广大教职工充分认识到基建档案的重要性，树立科学的基建档案管理意识。

领导的重视和支持是搞好基建档案工作的关键。中职学校要彻底改变档案工作，把基建档案的形成、积累、整理、立卷、归档工作纳入基建规划、计划、管理制度中，对基建档案材料提出目标要求，并将其纳入专职档案管理人员职责范围内，实行集中统一领导、统一管理，做到专人负责管理，保证基建档案工作的质量。

3.2  建立健全基建档案管理机制

建章立制是中职学校基建档案管理工作的保障。为了实现中职学校基建档案的科学化管理，保证档案材料的完整性、准确性和系统性，使基建文件材料的形成、积累、立卷和归档工作制度化、规范化，中职学校必须制订基建档案管理办法，建设指挥部门档案资料管理暂行规定、工程验收和房产验收交接工作流程等规章。

同时，中职学校基建档案管理人员要把工作关口前移，提前介入建设工程，及早掌握工程建设情况和第一手资料，定期或不定期到现场检查、指导施工单位和监理单位做好档案管理工作，检查文件材料的收集是否完整，制定的工作流程是否符合标准要求，竣工图纸的修改是否有依据或图物是否相符，签署的内容是否真实、合法、有效，案卷整理是否标准、规范，档案的保管是否安全，利用工作是否正常有序等，只有这样才能有效把握文件、材料的可信度。如果发现不符合归档要求或内容不齐全的材料，要及时追索，严格按照高等学校档案工作规范中基建文件、材料归档范围和流程工作，确保归档材料的完整性和准确性。

3.3  创新管理方式

创新中职学校基建档案管理是时代的要求。传统的基建档案资料主要是以纸质、实物为载体，不便于管理和重复使用，特别是图纸，如果经常翻阅和折叠，是比较容易损坏的。随着时代的发展，要利用现代化技术将纸质载体档案转化为全文、全图、全声的电子信息数据，以便于利用计算机自动检索和查阅。这样做，档案工作也就得到了更大的发展。中职学校要加大硬件投入，配置必要的计算机、工程复印机、晒图机、扫描仪和绘图仪等，引进现代化管理技术，为档案管理现代化、电子化提供物质基础。在收集基建档案资料时，可以要求设计单位提供电子图纸，把设计变更完整地反映在图纸上。同时，利用扫描等技术将以前大量的、有保存价值的图纸档案转化为电子档案。如果有条件，可以进一步将文件矢量化，以便可以直接利用文件。同时，分类、编目各类基建技术资料、图纸和声像资料，进行计算机数字化处理，把档案全文信息输入数据库，最终采用科学、先进的应用软件存储、管理和利用档案信息。这样，既节约了存储空间，方便查找和使用，也缓解了保存与利用之间的矛盾，为档案编排管理效率、检索速度和查准率的提高奠定了基础。

4  结束语

综上所述，中职学校档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分。因此，要先设置专门机构，为学校档案管理工作培养高素质专职人员;建立健全基建档案管理机制，保证档案材料的完整性、准确性和系统性;创新中职学校基建档案管理，顺应时代的要求。

参考文献

[1]叶品君.中职学校基建档案收集管理工作探讨[J].办公室业务，2013（11）.

[2]陈慧玲.如何做好中职学校基建档案的收集工作[J].法制与经济（下旬），2012（04）.

〔编辑：白洁〕

Vocational Schools and Scientific Management of Infrastructure Archives

Dai Bingling

Abstract： Vocational schools is an important part of the infrastructure archives vocational schools overall planning and construction management， is an important part of the assessment of the implementation of the school， therefore， strengthen vocational school records management work is very important. Elaborated the qualities and effectiveness of vocational school infrastructure archives， analyzing how to implement vocational school infrastructure archives scientific management， proposed to strengthen the scientific infrastructure archives management recommendations.

Key words： vocational schools; infrastructure archives; scientific management; overall planning