新常态下高校基建档案收集工作探析

朱文立+向红+程依萍

摘 要 高校基建档案是高校档案馆档案重要组成部分，基建档案收集工作是基建档案最为重要的一个环节。本文分析了现阶段高校基建档案收集工作的现状，从反腐倡廉、惩治腐败利用高校档案的角度出发，指出了基建档案前期资料的欠缺给利用档案造成的困难，提出为确保高校基建档案的完整与系统，档案收集工作须采用的必要措施。

关键词 高等院校 基建档案 档案收集

中图分类号：G271.6 文献标识码：A

1问题提出

高等学校基建档案是指学校各类基建项目在建设活动过程中直接产生形成的具有保存价值的纸质文件、图纸及电子文档等资料，是学校各类基建工程项目从规划立项、设计到施工完成活动中的原始记录；是学校日后对工程项目进行维修、维护、改造、改建的重要参考依据；同时也是高校档案的重要组成部分。基建档案收集工作是高校基建档案工作的重要基础，是高校基建档案管理工作中最为重要的一个环节，只有做好收集工作，才得以保障基建档案的齐全完整，才能为日后利用档案开展各类工作打下良好基础。

2新常态下高校基建档案收集背景

随着我国社会经济的高速发展和国家对高等教育的不断投入，学校基本建设规模越来越大，大批高校招生规模不断扩大，很多高校修建了新校区。四川高校在2008年汶川地震后，教育部还专门投入大量震后恢复重建专项经费，在这些新建和恢复重建项目过程中，产生了大量基建档案。这批档案形成数量之大、速度之快是我们未曾预料到的，所以，在这批档案的收集过程中，我们只重视了对工程施工竣工过程中产生资料的收集，因为多种原因忽视了工程前期资料的收集。随着中央反腐决心的加大与反腐立度的加强，打击腐败行为逐步深入人心，高校新校区扩建工程和震后恢复重建工程基金款项使用也渐渐为公众所关注，近期在配合各级纪委、法院、检察院在反腐取证过程中就凸显了我们在基建档案收集工作上的不足。在取证的过程中，因为基建项目前期档案收集不完整加大了取证难度，在缺少前期资料的情况下只有反复翻阅大量的其它有关档案寻求蛛丝马迹，进行佐证、取证，耗费了大量的人力、物力，使我们深刻意识到基建项目前期档案资料的收集工作也非常重要，这些问题的存在也引起校领导的高度重视。

3高校档案馆基建档案收集现状

（1）前期资料缺失。在校领导重视下，经馆领导多次与基建处领导沟通、协商，基建档案收集难的问题已大为改观，新建项目由兼职档案员督促各施工单位按照城建档案要求立卷，在工程竣工后移交档案资料，因城建档案对基建项目前期档案的归档不做要求，故目前移交的档案前期资料还是缺失严重。

（2）归档要求松散。档案收集基本处于基建处交什么档案馆收什么的状态，目前移交档案才逐渐迈入正规，还没有严格按照高校基建档案的归档办法来要求基建处归档。

（3）忽视档案归档。长久以来，人们一直注重工程项目施工，却忽视基建档案归档，为了使用方便，施工过程中大量基建资料就散放在施工单位或基建部门管理人员的手头，加之基建工程往往经过多次转包，使得涉及单位多，人员变动大，工程竣工后，也没有及时加以收集整理，所以，学校过去很多已经竣工的工程，基建资料缺失严重，目前基建处已派专人按项目逐一清理这批基建资料，以便尽快归档，但要补齐缺失的资料还是有一定的难度，

4新常态下高校基建档案收集工作建议

在新的形势下，因建档案收集不全造成利用难的问题引起学校领导的关注，使得我们完整、系统收集基建档案难度大的现状得到了改善，给予我们基建档案收集工作一个良好契机。为了有效地收集高校的基建项目档案，确保基建档案的完整、系统，准确，须实行下列有效的措施：

（1）完善档案收集渠道。通过建立完善的档案收集渠道，学校分管领导，基建处负责人要把这项工作纳入日常工作计划，在基建项目立项时，就将档案工作纳入到工程的各个阶段，并具体落实到人，制订制度，明确职责。

（2）加强领导分管协调。基建处负责人应直接主管基建档案工作，督促兼职档案员做好在建工程每个阶段的工程资料的整理工作，协助施工单位做好档案日常积累，工程各个阶段完成应及时移交工程资料，确保待工程竣工时全部档案资料的及时完整归档。

（3）指派专人负责办理。基建处档案兼职人员应该相对固定，不要临时指定，频繁更换。如果档案兼职人员不固定会直接导致他们在平时的日常工作中对基建档案工作投入的时间和精力不够，对基建档案基础工作兼而不顾，不能尽职尽责。

（4）掌握档案管理动态。基建项目从工程酝酿、决策、设计、施工到建成投入使用及维护或扩建，涉及时间长，有的大项目完成周期长，需要几年时间，对周期长的工程，学校档案部门应提前介入，随时了解基建项目的主要工程进度情况，督促、协助兼职档案员做好基建材料的收集积累工作。

（5）深入开展自查自究。基建领域是经济活动中腐败案的高发区，高校基建工作亦是如此，在新常态新形势下，高校基建档案收集工作也应该有新的思路、新的亮点。每一项工程从开始到竣工，都要把有关工程项目的每一份合同、协议、批示以及经费往来的财务凭证复印件（原件归财务档案）完整收集归档，使之成为常态，这些都对预防犯罪起着积极的作用，同时也便于学校系统利用档案开展自查自究的活动。

5结语

高校基建档案的收集工作在新的形势下既面临着困难，同时也迎来了校领导对基建档案收集工作高度重视的良好契机，我们应该抓住机遇，克服困难，吸取当前在利用基建档案时遇到资料不齐而给工作造成困难的教训，在收集基建项目档案前期资料上做足功课，下足功夫，使每一项基建工程项目从立项到竣工的资料收集完整，为日后利用基建档案打下坚实基础。

参考文献

[1] 徐一男.高校基建档案收集工作的难点与对策[J].云南档案，2009（7）：44.

[2] 刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报，2003（9）：54-55.

[3] 韦赢.高校基建档案信息化管理工作探析[J].北京档案，2010（6）：28.