浅谈公文审核需要注意的一些问题

文/中石油煤层气有限责任公司 刘卫青

公文作为传达政令、交流信息的工具，为党政机关、企事业单位运行提供了有力保障，对提高办公效率发挥了重要的作用。公文审核环节是制发内容准确、格式规范、高质量公文的重要保障。本文尝试从文种、内容、格式行文规则几个方面对公文审核时需要注意的一些问题进行探讨。

一、注意文种使用是否正确

一般最常用的公文文种有9 个，分别为：请示、报告、意见、函、通知、批复、决定、通报、纪要。这9 个文种中，“请示”和“报告”的混用可以说是出现的频率最高的。

在内容上，报告中不可夹带请示，如有请示事项应另起文。“函”“请示”“批复”不能混用。“请示”是上行文，主送应是拟稿单位的上级，“批复”是下行文，主送为拟稿单位的下级单位。“函”与前两者不同，用于不相隶属关系单位征询沟通等，“请示”“批复”适用于有上下级隶属关系的情况。

二、注意公文内容是否准确、合规

在审核公文内容的时候需要注意的问题很多，总结下来可以从以下几个方面把握：

（一）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。公文是传达政令的工具，无论是哪个单位制发什么样的公文，文稿内容必须要符合党和国家的路线方针政策，必须要符合国家的法律法规。这是内容审核的重点，是公文制发最重要的原则。另外，审核时需要注意文稿是否与上级机关、本机关或其他部门制发的文件相抵触、矛盾。

（二）主旨是否清晰，是否符合单一、鲜明、确切。主旨不清晰的情况在审核文稿的时候确实时有发生，甚至有跑题的情况。有些文稿的主旨表达虽然没有跑题，但是含混不清，如果这样的文稿听之任之，制发后会造成无法执行的后果。因此在审核文稿的时候，建议通读一遍，从宏观整体上把握文稿。

（三）逻辑关系是否合理、条理是否清晰。有时一篇公文会给人不知所云、说不清楚的感觉，纵观全文，确是围绕主旨表述，但为什么总觉得云里雾里呢？很大程度上是文稿篇章结构布局不合理，颠倒了事项的主次关系、因果关系，造成上下文逻辑混乱。如此“云里雾里”的公文显然不利于执行，核稿人员应统观全篇，重新梳理内容，理顺层次和因果关系，把握重点，分清主次，去掉多余繁冗的内容，做到主旨清晰，突出重点，条理清楚。

（四）语言文字是否规范，语气措辞是否得体。根据公文的特点，核稿人员应把握好文稿的语言文字和语气措辞，保证公文的严肃性和规范性。在文稿的文字使用上，不能出现错别字、简化字、异体字，除特殊情况外，一般不使用繁体字。在文稿的语言组织上，文字使用要规范、精炼，表达言简意赅，让人一看知道在说什么。遣词造句要斟酌，避免出现用词重复、概念交叉，但也不能随意简化，随意编造词语。在文稿的语气风格上，表述恰当，措辞严谨周密，体现公文的严肃、庄重、平实的风格。

（五）标题拟写是否规范。完整的标题应由发文机关、事由、文种三部分组成。事由和文种是必不可少的，核稿人员根据文稿内容检查标题与内容是否相符，标题各部分是否齐全。

（六）内容表述是否属实，是否切实可行。核稿人员应对公文的内容进行核实，包括办文依据、人名、职务、单位名称、地名、时间、引文、数据等是否准确无误。另外内容切忌空泛，建议或意见应切实可行，符合实际。

（七）文字前后表述是否一致。有的公文同一事项前后表述不一致，甚至自相矛盾，这种情况核实清楚后，修改即可。

（八）文中标点符号、计量单位使用是否规范。公文的标点符号使用可参照新修订《标点符号用法》（GB/T15834—2011）。需要注意的是六角符号的使用，很多人将圆括号（）、方括号[ ]、六角符号〔〕混淆，常常把引用其他公文的发文代字中的六角符号变为方括号或圆括号，规范的书写应是六角符。计量单位应注意全文是否统一和大小写。

总得来说，在公文内容的审核上，是一个从全盘到局部，从整体结构到细枝末节的过程，核稿人员既要从宏观上把好政策、层次机构、语言风格关，也要核查文字、标点计量单位等内容的准确性和规范性，可以说既要注重大的方面，也要考虑小的地方，因此核稿人员要“粗中有细”、兼顾“大小”，把好公文的内容关。

三、注意公文格式是否规范

公文分为版头、主体、版记三大部分，为便于把握，核稿人员可从前至后，依次对此三部分进行审核，第一，审核要素是否齐全；第二，依照《国家行政机关公文格式》（GB-T9704-2012），审核格式是否规范。

（一）版头。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，包含的要素有发文单位标识、发文字号和签发人、份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度。1.密级和保密期限、紧急程度、份号。当份号、密级和保密期限、紧急程度需同时标注时，则份号居左编排在版心第一行，密级和保密期限标在第二行，紧急程度标在第三行。需要强调的是涉密文件必须标注份号，密级和保密期限一定排在版心左上角第二行。非涉密文件，如发文机关有需要也可编号，此时紧急程度可编排在版心左上角第二行，若只有紧急程度，则编排在版心左上角第一行。2.发文机关标志、发文字号和签发人。三者需要强调的是发文字号，发文代字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，如“X 发〔2014〕11 号”，而“X 发〔14〕”、“X 发〔2014〕十一号”就是错误的，年份用六角括号“〔〕”括入，如“X 发[2014]11 号”年份用方括号括起来同样是错误的；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1 不编为01），如“X 发〔2014〕第06 号”是错误的，应是“X 发〔2014〕6 号”。

（二）主体。公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体。1.公文标题。公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。事由和文种是必备要素不可缺少，标题回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。公文标题中一般不使用标点符号，如逗号、句号标题中就不可使用，特殊情况下可使用书名号、括号、引号。2.主送机关。主送单位应编排标题下空一行位置，居左顶格。如，主送单位与正文标题不空行，或多空行都是错误的。主送单位应使用全称，如名称较长可使用规范化简称，普发性公文，有多个主送可写同类型统称。3.公文正文。正文中的结构层次序数可依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。一般第一层用3 号黑体字、第二层用3 号楷体字、第三层和第四层用3 号仿宋体字标注。4.附件及附件说明。公文附件是附属于公文的文件，如图表、材料等，公文如有附件，应在正文中标注附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后依次标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××”），与之相对应的，附件正文也应在版心左上角相应“附件1、附件2”等。便于公文的整理、立卷和归档。5.发文机关署名、成文日期、印章。需要注意的是新标准实施后，成文日期由“汉字标识”改为“阿拉伯数字”。年月日要写全，不编虚位，如：2013 年1 月2 日。如公文排版后不能容下发文机关署名、成文日期、印章，可以通过调整行距、字句的方法解决，不可放在空白页。6.附注。指公文印发传达范围、联系人及联系电话等需要说明的事项。上行文、平行文可以附注形式表明联系人及联系方式，便于沟通联系。位置通常编排在成文日期下一行。

（三）版记。公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。通常包括印发机关、印发日期、抄送机关。审核人员应核实抄送单位，公文应根据内容、办理情况，确定知悉范围，准确判断抄送单位，不能滥发也不能少发。

四、是否符合行文规则

很多单位根据实际情况制定了本单位的行文规则，这里就普遍的情况如基本请问规则、上行文的一般行文规则进行探讨：

（一）是否有发文的必要。核稿人员应把握好发文的基本原则，即“发文应本着确有必要，注重实效的原则”，如有些没有实质性内容的公文没有制发的必要，内容相似的公文经核实后可合并为一篇公文，避免出现重复发文的情况。

（二）是否越级行文。除特殊情况外，不允许下级单位越过上级单位向更高一级单位报送公文。

（三）上行文主送是否规范。上行文原则上只主送一个单位，一般不多头主送。请示件不可报上级单位领导同志个人。如同一请示性公文写多个主送单位，“关于XXX 的请示”抬头是某领导，都是错误的。

（四）请示件是否“一事一报”。请示件应一事一报，若请示件涉及两件或两件以上事情的，后面领导就无法批示办理。当文稿出现请示多件事的时候，应按一事一报原则，分为多个请示上报，以提高办事效率。

五、流程是否符合规定

核稿人员应根据所在单位的办文流程，审核公文流转程序是否规范，如涉及会签的，是否有会签流程。另外，公文处理流程不可倒流，如应先审核后签发，程序不可倒走。

[1]徐成华、孙维、房庆、魏宏、李玲.党政机关公文格式国家标准应用指南[M]，中国质检出版社、中国标准出版社，2012