企业ERP软件应用下的内控管理探讨

贾宝娣

摘 要：作为企业经营管理极为重要的管理系统，ERP系统一方面更新了企业管理思想及技术，另一方面为企业提供了实现基本业务需要的管理平台。企业现代化管理主要通过内部管理得以实现，内控管理与企业经营活动的顺利进行息息相关。在企业内控管理中引入ERP系统，是企业实现现代化管理的需求，同时也是保障企业正常经营、规范运行的有效途径。本文阐述了何为ERP系统以及企业内部控制，具体分析了ERP系统对企业内控管理尤其是财务管理的影响，并针对当前ERP系统下企业内控制管理中存在的问题，提出了相应的改进与提升的策略。

关键词：企业ERP软件 内控管理 应用 存在问题 有效策略

中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：2096-0298（2017）12（c）-171-02

通常，内部控制需要由公司高层及部分企业员工共同参与，围绕企业的战略、经营目标实现、发展规划及经营成果绩效等问题展开一系列控制活动，其力在确保企业经营战略方针的有效贯彻实施与控制，确保企业财会报告真实可靠、公司资产的完整与安全，一切经营活动合规合法，为此而提出一套完整而严密的控制体系[1]。面对市场的竞争与信息技术的发展，众多企业应用基于网络信息技术的ERP系统对企业进行管理，传统的企业内部控制普遍存在模块间脱节、技术落后、风险体系缺失等问题，不能够满足现代企业发展需求，因此对企业ERP系统应用下内控管理探讨有着重要的实践意义与应用价值。

1 ERP软件系统与企业内部控制相关概述

1.1 ERP软件系统的内涵

所谓ERP软件系统，即企业资源规划系统，其最早由美国Gartner Group公司提出，其以信息技术作为基础，将企业的财务管理工作作为控制的核心，是集物质资源、资金及信息为一体的集成管理信息系统，通过对企业的采购、生产、销售经营等相关业务流程进行控制，即对供需链实体价值集中管理，以实现对企业有限资源的最有效、最优化配置为最终目标，这样一个科学而系统的管理决策支持平台，对于企业内部管理的有效性、精准性有着极大地促进作用，其不仅能够在提高企业管理效率的基础上降低企业运营成本，还可以有效规避内部控制风险，促进了企业资源优化配置[2]。面对移动互联等新的经济条件给企业管理带来的新变化，企业内部管理和组织之间如何有效、高效地协作等一系列问题，未来的ERP系统必将具备智能、移动、云计算、大数据、社交、共享等特点。此外，未来的ERP系统将会升级成为一个生态系统，能够将越来越多的行业上下游贸易合作伙伴及顾客联系在一起，实现设备、资源的共享，使企业不再是一个孤立存在的组织，而是与客户、伙伴共同为客户创造价值的组织体系。

1.2 企业内部控制的内涵及影响因素

目前，各大企业都充分认识到内部控制的重要性，并对其给予高度的重视。国外企业的内部控制主要参与群体有董事会、中间管理层及部分员工等，目的是高效实现企业战略目标，确保有限的资源得到最优最有效配置利用，进而确保财务审计合法、完整。我国企业内部控制涉及到自上而下的企业职能机构，其主要是为了使企业有限的资源得到最优、最有效配置利用，进而实现企业效益最大化。内部控制影响因素复杂多样，风险评估、信息沟通、控制环境等均会影响到内部控制效果。事实上，内部控制、风险管理都是用来管理风险的。所以，内部控制的主要内容就是讨论目标如何设定，风险如何识别、评估，如何根据风险的性质和大小来设计管理的策略，如何制定并执行相关的管理制度和流程，如何通过日常监督、单独评估来持续地改进企业的内部控制或风险管理体系（机制、制度、文化等）。成熟企业一般都有成熟的战略，它们更多思考如何保证战略落地。初创型企业最重大的风险是生存，但这并不意味着为了生存就无底线的骗贷、开假发票、做假账，应当要明确哪些是不能碰的红线，明白风险所在，建立基本的企业内部控制管理机制。

2 ERP系统对企业内控管理的影响

2.1 ERP系统对企业财务管理系统的影响

作为ERP系统的核心，财务管理模块在企业发展中发挥着不可替代的作用，在财务管理模块的链接作用下，企业的原料采购管理模块、原料与产品库存管理模块、生产运作模块、销售管理模块等整个业务流程能够紧密联系，并形成一个供应链，且企业各项活动及功能模块所产生的数据信息能够在财务管理模块关联下集中到数据库中，实现企业管理一体化。通常，当企业产生经济业务时，会计分录模板会自动生成相应的凭证，在业务单据驱动作用下，实现审核与系统记账，确保同步生成财务账与实务账，各个模块之间保持了紧密的联系，沟通畅通，促进企业内部控制的实现。

2.2 ERP系统对企业内控模式的影响

ERP系统对企业内部经营控制是实时同步、动态跟进，通常在决策发生的同时就能够明确其存在的问题，以便给予及时有效的解决，企业内部控制的所有活动均能够在ERP系统支持下完成。如ERP系统在生产运营管理方面所具有的排程优势，能高效协调物料需求，产能计划的平衡，解决原料、成品存储与运输成本的平衡，还能够在对ERP系统数据库数据进行挖掘分析的基础上，形成对未来市场需求的预测。基于ERP系统的企业内控模式下，经营业务的管理控制由传统的分散性向基于网络信息技术的专业化、规模化、集中化转变，实现了对整个企业资源的优化配置，使控制范围更为广泛、全面。

3 企业ERP软件应用下内控管理存在的问题

经营管理的合法合规是企业的基础目标。无论企业大小，要不断提升法律法规、行业政策变化的预测与应变能力，以更好地遵循规则、利用政策来促进企业的发展。对于企业来说，对资金或资产的管理绝不仅仅是安全问题，而是如何防范资金的短缺风险、提高资产的使用效率。当企业过于强调资产的安全性，企业的价值增长也必将会受阻。企业不仅有财务控制，还要进行管理控制，两者相辅相成，相互促进。既要有预算执行情况或经营分析报告，也要有其他经营业务的内部管理报告。所以，内部控制的目标不应只是财务报告信息的真实完整可靠，更是管理报告的及时有效。若控制目标不明确，相应的制度和流程就会有遗漏、有偏颇，就会对企业的发展产生不利的影响。当前，企业内部管理普遍存在以下问题：（1）信息安全控制技术落后。在ERP系统支持下，企业管理信息实现了内部共享，但其数据安全性没有得到足够重视，大多数企业数据操作权限管理不严，工作人员数据安全意识或责任心不强，这也极易导致企业信息容易泄露，或对数据信息进行篡改，因此企业必须加强对信息的内部控制。（2）企业部门间监督约束作用不强。ERP系统在企业管理中的应用使得内部控制范围得到了扩大，例如，会计核算环境涉及到更多的人员，尽管当前审计与财务部门为分设状态，然而其都归属总会计師管理，独立性不强，难以形成相互制约，也不能够对内部控制存在的问题进行及时发现与处理。再比如，物料控制，原料出入口都属于采购部门管理，数据修改权限约束性不强。（3）风险管理体系缺失。当前，大部分企业风险管理意识不强，甚至部分企业并未设置风险管理体系。企业大部分内部控制主要集中在对业务工作流程控制等方面，难以发挥内部控制的风险管理作用。

4 企业ERP软件应用下内部控制管理提升策略

4.1 确保ERP系统数据准确安全运行

数据的准确安全，尤其是在财务管理核心模块中，首先要对数据库进行合理定义与应用，一般数据定义有赖于财务资产的项目及类别，要根据不同的类别对数据库实施开放，对获取财务数据信息的操作行为进行限制，提高非法用户访问财务数据信息系统的难度。当前数据控制最常见的途径为数据备份，因此，要建立完善的数据库备份与恢复系统，要求责任人对备份的数据进行安全保存。企业应选派专业人员定期对数据实施复核，确保数据完整、准确。其次，要加强对公司信息归口管理，对外信息披露要准确、合乎规定，并与企业外部保持密切的联系，确保信息系统安全运行。

4.2 严控模块操作权限，加强业务部门间的约束与协调

严格按照岗位职责，规范ERP系统各业务模块的操作权限，加强对用户权限及时效的科学管理，对不在职及过期用户进行及时、彻底清理，隶属不能部门不同岗位的功能模块要进行定期检查，当发现不合理权限分配时要及时纠正。另外，加强员工的责任意识，尤其是对所进行业务数据信息安全、准确的责任意识。在整个ERP系统的业务流程设计与实施中，建立科学完善的业务审批功能，依靠ERP网络信息技术完成业务部门间的责任与协调，进而实现不同业务部门间信息数据的相互一致性、同步性、共享性，增强部门间的监督约束作用，真正实现企业经营数据信息的集成与统一，实现企业资源共享。

4.3 加强企业的内部风险控制

企业内部风险控制需要涵盖风险清单所有内容，避免出现控制遗漏，要立足于企业发展实际，制定相应的内部财务控制与内外部物料供应、存货、配销以及运输控制等措施，确保业务层面控制措施的科学性与完整性。尤其是财务控制方面，首先，企业要对自身负债、负债率及偿债能力等相关信息进行收集，明确生产成本、管理费用、营业费用等。其次，要深入具体地了解国内外企业内部风险控制尤其是财务风险控制的典型案例，针对性地根据企业自身实际情况，建立企业内部风险控制库及风险识别机制，全面描述风险控制重点、方法及实施策略，严格按照风险评估的方法及识别风险机制实施，确保内部控制风险有效控制。

5 结语

移动互联新经济环境中，ERP系统在企业内部控制管理中的应用，不仅促进了内控环境对新经济条件的适应性改变，而且也改变了企业内控重点及范围，其在一定程度上提升了企业内控能力与企业的竞争力。值得关注的是必须加强对ERP实施期间存在的问题进行及时有效地解决，以确保企业内控的不断完善与发展。

参考文献

[1] 程亮.ERP环境下业务流程设置内部控制点的思考——以A公司销售与收款循环为例[J].财会月刊，2015，16（26）.

[2] 张子余，杨慧，李常安.我国企业IT投资对财务报告内控实施成本与盈余信息质量的影响研究[J].审计研究，2016，25（5）.

[3] Grabski S， Leech S， Sangster A. Chapter 7 Advice for Management Accountants in ERP Systems： Implementation， Use and Post-implementation Issues[J]. Management Accounting in Enterprise Resource Planning Systems，2013，13（3）.

[4] 喬鹏程，朱卫东.COBIT5.0下中小企业管理信息系统内部控制研究——以西藏地区为例[J].财会通讯，2015（19）.

[5] Ha Y M， Ahn H J.Factors affecting the performance of Enterprise Resource Planning （ERP） systems in the post-implementation stage[J].Behaviour & Information Technology，2014，33（10）.