档案管理人员在现代化管理环境中的角色转换

李庆海

摘 要：现代档案工作者要具备档案知识，法律意识和市场意识。档案职业道德是所有档案事业从业者要具备的基本素质之一，能够对档案进行维护，还原历史，不能够随意更改档案的内容，对档案的鉴别也不能够带有主观臆断思想。不管何时何地，实事求是，坚持有理有据，对历史高度的尊重，能维护党和国家档案历史的真实情况，和对档案篡改的行为进行斗争。档案工作者要提高对档案信息的认知程度，能够对档案信息进行鉴别和处理，对档案资源进行开发利用，对社会的档案需求给予满足。档案工作者要能够主动地参与到档案信息和市场经济的连接活动中，作为纽带来为市场服务。档案信息的传播应该要借助现代科学技术和设备，所以档案工作者要具备相应的能力，符合时代发展潮流趋势。档案信息传播要按照国家的规章制度和法律法规进行，正当竞争，这些都需要档案人员做好自己的角色，为档案事业服务。

关键词：档案管理人员 管理环境 角色转换

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）08（a）-0217-02

档案管理现代化为档案事业的发展提供了机会，现代化的管理过程，需要档案工作者对自身的角色定位进行转变，将自己的工作和信息服务联系在一起，对传统的手工管理环境进行改变，对档案的利用基于重视，让社会对档案管理有新的认识。

1 寻找新的伙伴

档案工作者的工作环境比较单一，应该要进入新的合作圈，寻找新的伙伴，这样的原因有很多，我们对其进行了阐述。

第一，档案管理现代化的环境和软硬件相匹配，该项工程不能够单纯依靠档案部门来完成，档案部门要联合其他部门共同来完成。其实，中外档案现代化管理的初期都是要借助其他部门的帮助来实现现代化管理目标。比如，目前的档案管理系统的应用软件，大多数是档案部门委托软件开发公司、或与它们合作开发出来的。另外，档案管理现代化逐渐成为一个趋势，融入社会信息化进程中去，使得档案管理现代化领域成为一个非常巨大的市场。其设备、技术既有通用的，但更多的是具有自身特点的，需要专门开发、设计。所以，很多的专业技术工作者以及软硬件公司都纷纷将目光投向了该市场，他们能够进入到档案管理现代化建设领域中来做出贡献。档案管理部门、档案工作者都要保持紧密联系，协助合作，形成新的伙伴关系。

第二，电子档案可以打破传统档案管理体制限制，让档案工作者、文件制作、办理部门等人员进行更加紧密的融合。电子文化产生后，文书工作以及档案工作限制被打破，设计、形成、维护这三个阶段将会让档案工作者的工作模式发生改变，不再是传统的等待档案上门，而是需要主动去介入，对档案进行前端控制。这既是理论的需要也是现实管理的需要。国际档案理事会电子文件委员会认为，档案馆对档案进行归档的时候，应该对参与者进行指导和督促，参与者的组成非常复杂，既有文件的责任人，也有管理者，还有法规制定的领导等等，要求多个机构联合来完成电子档案处理，所以必须要建立新的伙伴关系，“档案馆将其关注的中心从传统的伙伴，如文件管理员和史学家扩展到所有关心文件和归档工作，表面上似不协调的人员，如律师、检验师、安全负责、科学家和计划管理员”。

国际档案理事会电子文件文员会他们也要求档案部门应该要避免独营的方式，应该扩大范围，多结交新的关系，建立新的项目，实现共同协作的目标。

1.1 档案人员与文件形成者的关系将进一步密切

问卷以及档案一体化管理过程中，我们对文书和档案工作进行鉴别是比较难的，电子文件管理系统使用后，他们进一步地融合，所以更加难以区分。档案工作者对文件形成者的支持和帮助也更加依赖，因为，电子文件的产生对于保存以及利用都有非常重要的意义，可以作为原始文件的证据，所以其意义非常重大。

1.2 档案部门将离不开信息技术专家的指导和帮助

当前档案管理系统的开发和维护都需要依靠专业技术人员，档案工作者很难胜任。其实档案工作者应该要和信息技术人员进行专业交流，这样可以让双方的合作更加良好，制作的档案管理系统能够满足档案工作者的需要，为档案工作带来便利性；而且档案管理系统在运行过程有一些问题产生时，信息技术人员也能够及时了解，进行解决。电子文件产生的各个流程都需要依赖于计算机技术以及通信技术，所以档案部门和信息技术部门应该要紧密合作。

1.3 档案部门将更需要法律、安全方面专家的支持

从世界范围看，支配信息的产生、管理、利用和保管各方面的立法，严重滞后于信息技术的快速发展，电子文件和电子档案管理方面的立法尤以为甚。在多数国家，人们制订档案法只考虑纸质文件，并只以档案机构及其职能的简单模式为基础。目前有关电子文件与立法相关方面有争议的主要问题有：一是文件的定义该不该包括电子文件；二是法律限制档案部门保存电子文件的证据性价值；三是电子文件鉴定前后，法律没有强制性规定等待时期；四是电子文件的保密；五是关于保护个人隐私与电子文件利用之间的矛盾关系。以上这些问题在纸质文件方面都得到了比较好的解决；而要解决电子文件的这五个问题，则有待于时日。档案部门需要法律和安全方面专家的指导和帮助，才能合法而有弹性地处理问题。

1.4 档案机构之间以及档案机构与其他信息中心之间的合作关系进一步密切。

当前电子应用广泛，利用者对于信息的获取非常关注，对于信息的来源较为忽略。档案信息共享能够为档案部门带来很高的收益。可以预见，未来档案工作都是有组织有规划的，不再是单独的一个馆或室。档案馆彼此的界限模糊化，各类信息，比如图书、文件、文献等都会进行整合调度，借助通信网络来为档案利用提供服务。所以档案部门应该要扩展自己的合作范围，覆盖国家信息系统领域，与相关部门进行合作，建立优势。

2 转换角色，重塑职业形象

档案管理现代化建设时，档案人员要学会转化自己的角色，去适应环境。固步自封不能够带动档案事业的发展，只有不断创新才能够促进档案事业的发展，档案工作者要实现角色转化，重新定位必须要遵循以下的几点要求。

（1）进一步树立保存历史遗产的信念，增加“参与”意识。“档案工作者要想影响信息技术的使用，一开始就要参加这种新技术的使用，一起设计有利于档案信息和信息管理和系统的设备，以便把文件与档案案管理的要求灌输进软件、程序编制、计算机演变等各个方面去”。

（2）档案人员要发挥专业优势，在技术运用方面起关键性作用。档案人员必须懂得文件的性质、归档和意义、具有档案价值文件的性质、保管文件的方法，以及怎样同其他学科和行业的代表合作。做到这些，档案人员才可以成为电子档案管理的主角，掌控档案事业的发展方向，和其他的工作伙伴一同努力，在电子文件设计、形成和管理各方面占据优势。

根据该文的探讨，现代化档案管理环境下，档案人员必须要能够转化自身角色，重新定位，改变旧的观念和方法，這样才可以适应环境，接受新的挑战，不断的前进。

参考文献

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