基于网络普及化高校电子档案管理研究

文/河南城建学院　李熙利

基于网络普及化高校电子档案管理研究

文/河南城建学院李熙利

【摘要】随着我国进入信息技术发展时期，各个行业和企业发展都将信息化作为发展的基本目标，网络技术已经成为行业的优势竞争力。我国高校同时也进入了政务电子化时代，对学生信息和档案管理工作也是以信息技术作为支撑，构建学生、教师档案管理电子化成为当前各大高校档案管理的重要工作目标。但就当前情况来看，我国高校忽视对电子档案系统的建设，各项工作的进程开展都十分缓慢，而且各大高校之间的电子档案管理系统发展不平航。本文根据高校学生档案管理的必要性进行分析，以育人目的和服务学生为角度进行分析，重点从高校学生电子档务系统建设模式方面进行研究，探索高校学生档务工作的新思路。

【关键词】电子档案；网络环境；高校；措施

信息技术时代给大众的生活、工作都带来巨大的影响，档案管理的电子化也应运而生。具体来看电子档案主要是网络信息化的产物，当前理论学界对其没有一个统一的界定，电子档案主要是以信息技术和网络技术作为技术支撑，通过对档案信息内容进行电子处理，对电子信息进行收集、处理、存贮，通过网络平台进行传输和共享利用，以实现档案信息内容共享的最大的档案。本文将对网络环境下高校电子档案进行管理必要性进行分析，提出依托当前高校已有的网络管理平台进行电子档案管理，通过新兴网络技术进行高校电子档案管理系统构建，学校也需要进行相应的制度建设。

一、网络环境下高校电子档案管理的必要性

（一）提高高校电子档案管理的技术性。当前信息技术作为各个行业发展的关键技术，不仅对企业生产带来了巨大影响，而且影响到了大众生活。正是因为信息技术的高速发展，这对高校档案管理带来了新的挑战：第一，因为网络时代的普及，信息的传递和储存都发生了巨大的变化，所以这对传统的高校档案管理方式带来了挑战。因为校园网络平台的构建，校园教师和学生对档案管理信息的需求增长了，除此之外，因为对一些文书档案资料的查找需求增加，书面的档案材料已经有效地实现档案信息的供销，这里就需要将校园的档案信息内容进行电子处理和转化，这更要求高校电子档案管理需要向信息技术化、网络化方向发展。第二，因为高校电子档案安全保障的需求。电子档案虽然提高了资源的共享性，方便了大众进行信息的获取，但是其中存在的技术和安全隐患也是不可忽视的，这里需要高校档案管理机构及时的更新技术，适应信息技术发展对高校档案管理提出的新挑战。

（二）明确高校电子档案管理的基本目标。高校进行电子档案管理也是为了适应当前高等教育的改革，我国为了推进高等教育的高速发展，对教育内容进行了一定的改革，例如，很多专科院校几年都升成了本科高等院校，这里进行的升格对咬对各个方面进行全面的评估；因为为了提高当前高等院校的教学质量，教育部分会定时对高校的办学情况和办学条件进行检查；当前我国高等教育进入了高速发展时期，校园的规模都不断扩展，学校的教师人数和招生人数都大幅增加，同时这也对学校的内部管理提出了新的要求，管理任务的难度大大增加了，特别是在档案管理方面，因为学生人数大大增加，根据电子档案的特性来看，方便存贮所以能够解决学生人数增多带来的书面文件保存困难，能够提高档案管理效率。从这个角度来看，这档案管理的电子化能够让高校电子档案适应当前高等教育的发展趋势。

（三）服务高校教育教学。基本上高校的教育、教学都是通过对学生教育实现，广义上的教育教学包括了四个方面的内容，教育培养、管理培养、服务培养、环境培养，从教育培养来看，主要责任主体是高校教师，因为教师需要制定专门的课程目标和学习内容，同时还要控制学生的学习进度，登陆特定平台进行成绩评估；[5]从管理培养来看，高校需要对大学生发展的基本情况有个系统的了解；从服务培养方面来看，高校要对内部服务设施进行维护，同时了解学生基本服务需要；从环境培养来看，高校主要是通过学院的各种活动和奖励以及文体活动档案对大学生全方面发展进行促进。这几个方面的培养里面都包含了电子档案的运用，例如教师的成绩登录会影响到学生的评优，还有文体活动以及学校荣誉也会记录到电子档案中，而且基本信息是教师和学生共同享有，这能够一定程度促进高校育人目标的实现。

二、加强网络环境下高校电子档案管理的措施

（一）高校电子档案管理系统的开发与完善。高校电子档案管理系统的开发主要就是通过计算机网络对电子档案进行体系化的管理，这里需要各大高校根据本校的档案管理需求，开发技术成熟、平台稳定的电子档案管理系统。具体来看，电子档案管理包括了软件系统、硬件系统，系统开发与完善也主要是针对这两个系统，软件系统主要管理系统建立，这主要是包括了查询软件系统的涉及和管理端口；硬件的系统的建立包括了网络服务器、输入设备、存储设备、输出设备、计算机。除了两个基本系统的构建，还需要各大高校根据电子档案的类型进行立卷归档、查阅等内容设置不同的查阅权限，根据这个基本学校再进行电子档案的管理、使用和存储，最终目的都是为了提高高校电子档案改的管理效率。

（二）提高高校电子档案的保密性和安全性。电子档案存在的主要风险就是电子档案的以被转移和泄露，所以电子档案管理的安全和保密都对高校电子档案管理工作提出了新的要求，这对电子档案的真实性、一手性有着重要的影响。所以各大高校都在这两个方面做出了工作改进：第一，高校需要提高档案管理人员的安全风险意识，强化管理人员的保密责任；第二，因为电子档案的还是有一定的载体，具体考虑到了磁盘、光盘等物质存贮容易受到物理性的损害，所以为了防止丢失和损坏，学校都要及时备案。

（三）促进高校电子档案管理与纸质和实物档案。结合传统档案管理工作的优势管理方法，虽然档案管理的电子化已经成为不可逆的趋势，但是不能完全摒弃纸质档案以及其他实物档案。因为比较起电子档案来看，纸质等档案载体还是有着不可忽视有点，其档案信息表现直观，而且实物档案能够让人更加直接的获得信息，同时有着较长的保存期限，环境安全性比较能保证。所以，高校在进行档案管理的时候可以结合这两类档案管理的优势，特别弥补高校电子档案的存在的功能缺陷，提高电子档案管理工作的可操作性和安全性。高校可以从以下几个方面进行优势互补：第一，具完善各类档案的分类与代码编制，让纸质档案编号与电子档案连接起来，不断的升级电子档案的文件版本；第二，将电子档案信息库的目录与纸质档案关联起来，提高用户的查阅效率；第三，文字内容的纸质档案进行电子备份，保证纸质档案的安全；第四，保存好现有的纸质和实物档案，留住珍贵史料，做好档案编研及利用工作。

高校档案电子化管理离不开国家到地方以及高校自身的配套制度的完善，从人、财、物、技术提供基本的供给，全国范围内的高校电子档案管理系统建设也是十分必要的，这也是为了提高高校管理的技术化和现代化。本位针对当前网络环境普及的情况，分析了高校电子档案管理的必要性分析，同时提出一些管理对策，以对我国高校电子档案的管理工作起到借鉴和帮助。

参考文献：

[1]赵宁燕.高校学生类档案管理的策略分析[J].浙江档案.2010(10).

[2]李君，陈建群，申细秀.高校电子档案集中管理模式的实现构想[J].图书馆.2010(05).

[3]康增瑞，张洪玮.信息化背景下高校学生档案管理工作的新思路[J].科技情报开发与经济.2010(28).

[4]钱程程.档案信息资源开发现状与策略分析[J].兰台世界.2010(14).

[5]林晓云.档案网络信息资源整合的现状及问题分析[J].档案.2011(01).

[6]阮丹，杨琳.浅谈档案工作中信息数据库建设的若干问题[J].湖北档案.2011(02).