档案查借阅制度的健全与完善

文/石家庄市第一医院　谢少云

档案查借阅制度的健全与完善

文/石家庄市第一医院谢少云

【摘要】档案作为工作活动的记录，有利于资料查询、考证，随着医疗体制的改革，医院档案管理工作越来越受到重视。规范的档案管理工作是医院顺利开展一切工作的有力保障。本文就医院档案查借阅制度存在的问题，进行了分析并提出了几点对策。

【关键词】医院档案；查借阅制度；改善对策

医院档案是医院最大的信息资源，涉及医院管理和医疗工作的方方面面，其应用范围越来越广，因此医院档案查借阅工作的规范化成为医院档案管理人员的重要任务。建立健全的档案查借阅制度，完善规范档案借阅管理系统，对发挥档案的医疗价值、科研价值有着十分重大的作用。

一、医院档案查借阅制度存在的问题

（一）档案借阅登记手续不规范。医院档案的流失，主要是借阅手续的不规范，例如病案的借阅必须由住院医生签名后凭借条到档案室借阅，但常常出现实习医生代替住院医生持借条来借阅档案，甚至出现个别实习医生模仿导师签名借阅病历档案。登记手续的不规范，是导致档案丢失的另一原因，医务人员借阅档案常常由于匆忙没有详细填写借阅信息，一些借回去的档案还出现在各科室间私下转借等现象。

（二）档案管理缺乏系统管理。医院档案门类多、数量大、涉及面广等特点，导致一些医院形成了各自科室管理本科室相关档案的局面，出现部分特殊档案借阅无门的现象，更让医院档案管理工作出现归档不明、职责不清的问题。

（三）档案管理人员业务不精，法律意识淡薄。档案统一管理需要管理人员拥有庞大的知识体系，熟悉档案分布及各科室基本内容，能给予借阅者一定的借阅指导。目前，大部分医院管理人员并不是档案专业出身，在专业知识、管理能力、职业素养上并不能满足医院档案管理工作的要求。甚至个别管理人员对医院档案重要性的认识不足，私自外借特殊病历档案，致使原病案被篡改，引起医疗纠纷。

（四）档案借出后监管不力，没有严格的奖惩制度。很多医院档案管理在借阅归还工作上出现漏洞，一些档案借出后被涂改、勾画、拆散等使档案失真，严重影响了档案的质量，甚至有些科研人员借出档案长期不归还，而对于这些现象并没有相应的惩罚制度，即使已经在档案损坏丢失方面有相关惩罚措施，却并没有严格的执行，使得致使档案损坏丢失的医务人员并不重视对档案的妥善保管。

（五）档案管理缺乏信息化手段。在计算机技术飞速发展的当下，一些医院已经实现了档案管理的初步信息化，但电子档案更容易被修改，医院对档案安全保护的技术手段并不高。另一方面，档案管理人员缺乏先进技术软件的应用经验，并不能体现档案管理信息化快捷、高效的优势。

二、医院档案查借阅工作的改善对策

（一）规范档案借阅程序。医院要从自身实际情况出发，改进完善档案借阅的相关规定，严格执行借阅规章制度，档案借阅必须由借阅人亲自完成，登记信息不仅需要个人基本信息，还应该说明借阅目的和归还时间，把档案妥善保管的工作落实到明确个人。在档案归还时还要做好清查、核对工作，防止错号、重号、错档及漏档的发生。

（二）整合资源，对档案进行系统管理。档案系统有序的分布是档案管理工作的基础，医院要注意建立健全的档案管理体系，形成以行政综合档案为主体，各职能科室、临床科室档案为基础的档案管理体系，对各个门类、不同载体的档案进行有效的系统管理。

（三）增强档案管理人员素养和法制观念。档案管理人员的引进和培养对档案管理工作十分必要，定期对管理人员进行业务培训，建立医院档案管理特有的培训机制，通过外出进修、管理经验交流会等方式，打造业务精深有专业素养的医院档案管理队伍。同时注意对管理人员法律意识的培养，通过学习掌握一定的法律常识，保证档案管理工作的顺利开展，为档案借阅提供高效的服务。

（四）完善档案借阅的相关制度。档案借阅制度需要明晰化以达到档案的有效管理，这就要求我们严谨细致地制定完善档案借阅的相关制度规则，如档案借阅权限的规定；档案借阅时间的规定；档案借阅地点的规定以及档案借阅的惩罚制度等等。全方位完善医院档案借阅制度，在提高档案管理工作效率方面有着重要的作用。同时，还需要对个别特殊的档案制定相关的特殊管理规定，例如对引起医患纠纷的病例档案由专人负责独立保管，对科研档案借阅数量和借阅时间做出明确规定等等，做到档案借阅的合理规范。

（五）合理运用信息化，改善借阅手段。在信息载体多样化的影响下，档案管理工作需要采取相应的先进技术手段来完成。在完善声像档案资料的基础上，计算机、摄像机、扫描仪、投影仪等查阅设备的配置必不可少。信息化档案管理中，需要利用网络实现档案资料系统化，为查阅提供必要的专题目录、全引目录等检索条目，并建立一定的信息利用反馈制度，以及与外院在科研档案资料等方面达到资源共享，从而让档案借阅真正满足医疗、教学、科研等多方面的需求，充分发挥档案的作用，为医院改革和发展提供信息服务。

总之，医院档案查借阅制度的施行不能仅仅停留在文案上，更需要档案管理人员以医院实际工作为准，落实到日常档案管理中来，使医院档案管理工作规范化，推动医院各项工作的开展，实现领导决策科学化和管理水平现代化。

参考文献：

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