计算机在交通文书档案管理中的实践应用

文/江苏省启东市公路管理站　朱花

计算机在交通文书档案管理中的实践应用

文/江苏省启东市公路管理站朱花

【摘要】随着计算技术在社会各领域的广泛应用，交通部门实现数字化管理已成为必然趋势。本文首先论述了计算机在交通文书档案管理中的优越性，再提出了计算机在档案管理中的应用策略，以期提高交通部门档案管理工作的效率。

【关键词】计算机；档案管理；实践应用

随着计算机技术的不断发展，计算机已经广泛应用于社会生活的方方面面，成为现代社会人们工作、生活、学习不可缺少的设备。交通部门文书档案管理部门是交通部门的重要组成机构，保存着交通部门重要文书资料，有着严格的管理制度。随着时代的进步，计算机技术的应用成为交通部门文书档案管理工作的必要要求。

一、计算机在交通文书档案管理中的优越性

（一）档案存储空间更大。档案管理数字化，是“建立在现代化信息技术普遍应用的基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理对象，对数字化档案信息资源进行收集、管理和提供服务”。档案管理数字化，大大提高了档案管理的效率，一张光盘就能存储上千万字符的数字信息，极大地节省了信息存储空间，减少了信息存储的成本。另外，计算机技术在档案管理领域的运用，也是档案的检索查询工作更加准确、快捷。随着时代的进步，纸质媒介的档案管理方式不利于交通部门提高档案信息的管理效率，计算机技术在档案管理中的应用，使档案管理者能够更准确、高效地为各部门提供档案资料，为部门的决策提供重要依据。

（二）档案管理更加规范。档案管理数字化，使档案的存档、修改、检索等管理工作更加高效化、规范化。将部门档案的文字资料和图像资料通过计算机输入系统输入电脑，转换为计算机识别文件，再输出到其他文本编辑软件，传统的档案管理工作大部分依靠管理人员手工完成，对档案资料的记录、保存及查阅工作十分繁重。将计算机技术应用于档案管理工作之中，使这一系列工作都得到了简化。交通部门文书档案的保存、查阅等工作可以通过计算机进行简单操作即可完成，减少了工作人员的工作量，使档案管理更加规范化，图书馆档案管理自动化水平提高，因此在人力、物力和财力方面有了极大的节约，档案管理人员的工作效率和工作水平也得到了极大的改善。

（三）档案使用寿命更长。统的档案管理是以纸质为主要材质的，如果遇到连续的梅雨的天气，纸质档案容易潮湿、损坏，遇到因管理不善而导致的火灾，纸质档案容易烧毁。而且随着时间的推移，经过长期的查阅和使用，纸质档案的寿命会随之变短。利用计算机技术对交通部门文书档案进行管理，档案资料主要以电子数据的形式存在，查阅者可以通过计算机网络对档案资料进行查阅，而不直接对档案进行翻阅，这样能延长档案文件的使用寿命，另外，“数字化的文档可以方便地复制、备份，以防因小可抗力或其他原因造成文档的丢失损坏”。

二、计算机在交通文书档案管理中的实践应用

（一）普及档案管理数字化应用。如果交通部门所有档案资料都采用纸质文档来进行存储，势必会给档案工作人员带来巨大的工作量，耗费大量的人力、物力、财力。如果交通部门努力建设高效的档案管理数字化的系统，提升档案管理者的业务水平，那么档案管理工作的效率将会大大提高。所以交通部门应加大对档案管理部门的科技投入，为档案工作人员开发完善的计算机软件，设计一套功能齐全，便于工作人员操作的软件应用程序，使数字化技术能够适用于不同的档案管理部门。另外，交通部门对于计算机档案管理要有长期的规划，制定出科学合理、智能便捷的档案管理系统，随着社会的不断发展和计算机技术的进步，不断更新计算机档案管理软件及体系，以适应时代的发展需求。

（二）培养计算机档案管理人才。交通部门要注重培养计算机档案管理的相关人才，提升档案管理层的自身业务水平，熟悉并能运用数字化档案管理新理念，努力更新自己的知识系统，熟练掌握计算机技术，并能将之运用于文书档案管理工作中。交通部门要普及档案工作人员的计算机知识，提高对档案工作者业务素质的要求。当今时代，档案工作者已不是简单的文件管理者，而要熟悉计算机技术在档案管理工作中的具体运用，掌握专业技术，并能对计算机档案管理系统进行日常的操作和维护。所以，交通部门要组织对档案管理人员的专业知识培训，加强档案管理者对计算机技术的熟练程度，提升其业务技能，使现代化档案管理人员具备对档案管理中计算机设备的操作能力。

（三）完善计算机档案管理制度。数字化档案管理的顺利实现，取决于交通部门建立一套科学合理的档案数字化管理制度，使数字化档案管理的操作更加规范，档案工作者的职责更加明确，从而提高数字化档案管理的工作效率。另外，数字化档案管理要充分重视安全性管理，数字技术的发展虽然给文书档案管理带来了高效的传播速度和便捷的管理，但同时也存在安全隐患，比如网络病毒和黑客攻击带来的隐患等，所以交通本门也要加强对计算机档案安全系统的建设，采取多重防护措施，提升系统的安全防范能力。

三、结语

综上所述，相比于传统的纸质档案管理，数字化档案管理有着明显的优势，不仅极大限度地扩大了档案资料的存储能力，提高了档案管理工作的效率，使档案管理更加规范、严格，所以实现交通部门文书档案的数字化管理有着重大意义。

参考文献：

[1]刘中.论图书馆的档案管理数字化建设[J].北京档案,2011,12:29-31.

[2]鲁蓓.档案管理数字化的实践探索[J].才智,2012,34:331.