刍议人事代理中档案管理存在的问题与解决途径

高平善

摘 要：随着市场经济进一步的深化，国有企业的分流与改转，部分国有企业破产，国有企业职工失业后走向自谋职业道路，这些破产企业职工的档案、自谋职业士兵的档案、自谋职业技校生的档案、部分不具备管理档案条件的外资企业与民营企业职工的档案，部分职工与原单位解除劳动关系的档案，以上这些档案大部分都在公共就业服务机构进行人事代理。人事代理档案来自不同的单位、不同部门以及曾隶属不同人员管理，什么情况都有，档案资料中出现的问题形形色色。为此，文章结合实际工作，进行了分析与调研，同时提出了相关的建议。

关键词：人事代理 档案管理 问题 解决途径

中图分类号：F240，G271 文献标识码：

文章编号：1004-4914（2015）05-230-02

企业职工档案是职工一生从事职业生涯历程真实记录的凭证。它包括用人单位对员工的招用、定级、聘任、晋升、增资、提拔、调动、培训、考核、奖惩等等材料，这些材料完整记录了职工一生在职业生涯链条上真实的历史状况，记载了职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等等情况。随着市场经济的纵深发展，企业破产后职工的档案、少数与原单位解除劳动关系职工的档案、退伍后自谋职业士兵的档案、部分不具备管理档案条件的外资企业与民营企业职工的档案，等等，这些档案大部分转入了城市公共就业服务机构的人事代理部门。人事代理职工的档案来自不同的单位、不同部门以及曾隶属不同人员管理，什么情况都有，档案资料中出现的问题形形色色。为了更好使人事代理档案管理走上有序化、规范化管理轨道，笔者结合工作实际进行探讨。

一、当前人事代理档案管理中存在的问题

公共就业服务部门做好人事代理档案管理工作，对记载职工职业生涯历史的真实情况，维护职业生涯历史的真实面目，保护职工的合法权益起着重要的作用，但是在人事代理档案管理过程中，发现了以下问题特别突出。

1.档案资料内容填写的姓名有别。一是档案资料中出现多个姓名，有的是名字音相同，字不同。二是档案招录用表等主要资料信息填写的姓名与身份证、户口簿姓名登记不一致。一类是有的姓相同而名字不相同；二类是有的资料填写的姓不同而名字相同；三类是有的资料填写的姓与名都不同，出现好几个姓名；四类是有的填写的是音同字不同。

2.档案登记的年龄与身份证、户口本年龄不一致。有一部分人事代理的档案资料登记的出生年月有好几个不同的年、月，档案登记的年龄有的比身份证、户口本大，有的比身份证、户口本小，有的登记相差1～3岁，有的相差4～8岁，大多数档案的登记年龄比身份证、户口本大。

3.档案工种栏记载不清晰。一是很多档案工种栏没有填写记录所从事的工种，直接填写成工人，有的变换了工种，档案上却没有登记；二是档案工种填写有误，有的干的是铸工，却填写是泥水土，有的是采煤工，却填写了防尘工。有的从事是电焊工，却填写成了焊接等；三是工种年限填写登记的不足，有的从事了8年却只填写了5年。

4.档案资料有涂改现象。一是发现个别档案原始资料有随意进行涂沫、修改现象；二是有的档案涉及个人利益，随意更改年龄，在档案原始资料上把年龄改大，目的是早日办理退休手续；三是随意更改工种，在档案原始资料上把普通工种改为特殊工种，以便达到提前退休的目的等。

5.档案电子数据库信息登记与档案资料信息登记极个别存在误差。在每月申报退休人员对电子数据库到龄人员进行筛选时，发现极个别档案电子版档案数据库登记的出生年月与实际档案资料填写的出生年月不相符。

6.档案资料有装错现象。在档案借阅登记时发现极个别人员的档案资料有装错的现象，张三的档案资料装进李四的档案袋里了。

7.少数档案资料不够完善。一是可能是个别企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工表等资料；二是可能个别企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、工资调整表等装入档案，以至有关资料缺失；三是可能个别企业改制后，没有与职工签劳动合同，对辞退的职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同》或《解除劳动合同》资料，造成职工档案资料欠缺；四是由于企业劳资人员不够负责、不够专业，造成档案资料丢失。

8.档案内装资料杂乱无章没有顺序、档案外包装袋不统一。人事代理档案，由于来自不同的单位、不同的部门，曾隶属于不同的劳资人员管理，袋内资料装订不规范、零乱、甚至没有装订，资料直接零乱的堆放在档案袋内，排列没有顺序，没有依据资料内容进行分类，并按时间顺序的前后进行装订成册，档案外包装袋大小不一、样式不一、薄厚不一。

9.库内档案存放没有完全统一的模式，档案编码没有统一，类别较多。一类是整体移交的档案按单位不同进行编码与存放，故而库内整体接收了多少家单位，就有多少种档案编码，就分了多少家地方进行存放；一类是日常接收的档案按是否代交保险而分别对档案进行编码并分开存放；还有一类是按是否已办理了退休手续进行了分别编码并分开进行存放；由于档案管理岗位对档案管理没有统一的标准化、规范化来要求，岗位上因人员不同，操作的方法不同，致使库内档案存放没有达到统一化、标准化，在不小心情况下，提错放错档案的情况很有可能发生，这给档案管理者带来了很大的麻烦，库内需要有严格的统一标尺来进行管理。

二、解决人事代理档案管理存在问题的途径

人事代理档案中出现的这些问题，我认为应根据不同情况、不同的问题有针对性地加以解决，解决问题时应遵循实事求是，有的放矢，只有这样才能维护职工的合法权益。

1.对档案登记的姓名与身份证、户口本登记的姓名不相符的，要求本人到户籍地派出所开具证明，证明必须裁清多个姓名隶属同一身份证号码系一人多名甚至多姓，以避免档案的盗取或转嫁第三人使用情况的发生。

2.对档案记载的年龄与户口簿、身份证年龄有差异的，应遵照当时招工表填写职工的出生年月为主，以维护当时的招工政策与制度的权威性，对于职工来说也是一个最合理的解决历史遗留问题最好的方法。

3.对工种记载不清晰，又要求按特殊工种提前申报退休的，要求本人找原单位劳资人员出具原始工资表或其它能证实确实是特殊工种的人员，否则不予提前申报退休。

4.对于原始档案年龄与工种有涂改的，针对实际情况，如果确实是故意涂改为了提前办退的，要求原单位劳资人员提供原始工资表来证实是否特殊工种，年龄有涂改现象的要求户口本、身份证、档案年龄来综合查看。情节严重意骗取社保金的，要追求其责任，移交有关部门追查。

5.对于发现的电子档案数据库年龄与档案实际填写不一致的，做到要发现一例，更改一例，使电子版信息与档案主要资料登记信息相符。

6.对于偶而发现档案资料有错装现象的，也要发现一份更正一份。

7.档案内对于遗漏遗失的资料，要告知本人，建议本人追找以前的原始资料与凭证，对于已不存在的破产企业的职工，实在无果，建议本人写出情况说明作为申报退休时的依据。

8.对针对档案资料的零乱，没有装订的，要按时间的顺序分类别装订成册，对于外包装袋大小不一的情况，人事代理后要统一使用同一样本档案袋。

9.对库内存放档案要按统一模式，统一的编码，进行标准化管理。

三、完善档案管理的建议

人事代理档案管理要走上规范化、有序化，无论是对于保障代理人员的合法权益，还是对档案管理工作人员来说都是非常重要的。为了档案管理能日趋走向规范化，根据多年的工作经验，笔者提出几点建议。

1.做好人事代理档案管理工作，必须做好以下方面的工作：（1）建立一套完整的档案管理系统软件，软件的内容包涵档案的编码、姓名、性别、出生年月、参加工作时间、身份证号码、来源单位、代理时间、联系电话、借阅时间、借阅原因、归还时间、转走时间、转走的原因、转走去向、是否已退、是否属特殊工种等等。（2）建立现代化的标准化的档案库，配备电脑、打印机、复印机等办公必备的设施。（3）配备至少两名已培训的专业人员进行管理。（4）建立一套完整的档案管理制度与借取查阅档案流程。（5）对人事代理的档案要使用统一的专用档案袋进行包装，档案资料要按时间顺序分类进行装订成册规范装袋。

2.要严防造假档案、涂改档案进入人事代理范筹。在接受整体移交档案与日常代理档案时，必须严格审核档案资料的填写、印章等是否有虚假、涂改现象，对于发现有虚假、涂改档案的情况杜绝接收。

3.对于档案管理信息的录入要严格按照档案资料填写信息进行输入电脑，个别情况在备注栏标注清楚。

4.为确保人事代理人员的合法权益，一是建议政府部门应从立法的角度，从源头上规定企业在建立职工档案时，有统一的标准，要求管理档案的人事劳资人员都要经过专业的培训后方能上岗，都必须事实求是记录职工在工作、学习、生活中的真实情况，在填写资料时要核准信息，免避档案记裁与工作实事不相符，如果有弄虚作假现象必须追究当事人的责任。二是建议企业在建立职工档案时，其内容必须包括：（1）履历材料；（2）自传材料；（3）鉴定、考核、考察材料；（4）评定岗位技能和学历资料；（5）政审材料；（6）参加中国共产党、共青团、民主党派的材料；（7）奖励材料；（8）处分材料；（9）招用工、劳动合同、工种变换调动、聘用、复员退伍、转业、农转非、工资、保险福利待遇、出国、退休等材料；（10）失业情况记录；（11）再就业情况记录；（12）其他有关材料。三是建议在企业工作的人员，无论其原身份是干部、职工或是农民工，当解除或终止劳动关系后，其档案资料都应该装入档案。

5.根据标准化档案库的设计，应按组按节规范有序化存放档案。笔者认为所有进行人事代理的档案，不分单位、不分服务项目、不分上缴或没有上缴保险，不分退休不退休等等，统一按一个模式对档案进行编码，不管人员如何调换，编码的模式就一个样，这样有利于档案管理时，不提错，不放错。至于哪些是退休的、哪些是没有退休的，档案来源是哪个单位，哪些是交保险的，哪些是没有交保险的，哪些是退伍军人的，哪些是技校生的等等这些完全可以在人事代理档案管理系统软件项目上编辑清楚。

6.针对整体接收的破产企业的职工档案，在档案移交要要严格审核检收，杜绝虚假、涂改、伪造的档案进入人事代理档案管理中心，提前预防，避免给人事代理的其它事宜带来不必要的麻烦。

7.档案管理岗位要建立标准化、规范化、有序化的模式，达到岗位工作细节不会因工作人员变动而变化。每个工作人员都能统一操作，不出错。

总之，能否做好档案管理工作，关系到代理人员的合法权益，关系到社会经济建设的和谐稳定发展。做好档案管理工作不是简单的事情，需要上层领导的支持，全体档案工作人员的努力，团结一致，才能共同做好这项工作。

参考文献：

[1] 党群生，刘冰.浅谈企业职工档案管理存在的问题及解决对策.兰台内外，2006（12）

[2] 陈锦元.浅谈流动人员档案管理工作.云南档案，2008（11）

（作者单位：濮阳市劳动就业处 河南濮阳 457000）

（责编：若佳）