做好人事代理档案工作的思路与策略

□顾珂

人事代理，是一种新的人事管理方式，是我国人事制度改革领域的创新实践，20世纪90年代国家人事部门正式在全国推行并制度化。经过20多年的实践探索，人事代理制度在理论研究、制度建设、服务内容和方式等方面都有不同程度的发展，为深化企事业单位人事制度改革、实现人才社会化管理和服务积累了成功的经验。随着社会主义市场经济的深入发展，人事代理在具体操作过程中也存在一些问题，有必要就此作研究性思考和探讨，并提出相应的解决对策。

一、人事代理档案工作存在的问题

(一)人事代理档案服务项目有待拓展

人事代理内容单一，不能满足当今社会的需要。目前，我国人事代理服务项目较少，主要服务内容为档案代管、转正定级、工资调整、户口挂靠、计算工龄、年度考核、统筹缴纳、党员管理、职称申报、退休办理等，这些服务项目是20多年前围绕人事代理档案陆续开发完善的常规性业务，而现代人事代理服务领域的项目如职业指导、职业生涯规划、人才测评、人才租赁等创新型业务还没有开展。

“双重管理”的隐忧和困扰。人事代理人员从正式聘用之日起，就由用人单位和人事档案所在的人事代理机构共同管理。按照人事代理制度最初的设计思想，人事代理机构如同代理人员工作单位的人事科和主管部门，被代理人员的所有人事手续均由人事代理机构来分担，用人单位可以集中精力做好本单位内部人才使用工作，这样既解决了无主管部门单位的用人问题，又降低了用人的人力资源管理成本，从而提高了用人问题管理效率。但这一设计思想实际上并未有效践行，由于人事代理机构的流动人员档案不断增长，人事代理机构缺乏规范的档案管理程序和严谨的档案管理意识，并且许多人事代理业务工作还分散在多个部门，人事代理机构服务内容单一，大多只是停留在人事代理的档案管理上，其他具体的人事工作还是由用人单位完成。不仅如此，用人单位还要付出更多的精力和时间与人事代理机构沟通协调，投入更多人力资源管理成本来做好对人事代理人员的管理，以应对因双重管理带来的各种问题。

(二)人事代理缺少统一标准、统一制度、统一流程和有效的监督机制

人事代理涉及用人单位、人事代理机构、人事代理人员三方关系，在办理人事代理业务的过程中，由于标准、制度、流程不统一、不完善的原因，档案管理人员不能按照规章制度办事，人才流动、聘用、辞退等缺乏规范的程序和统一的标准，加之缺乏有效的监督机制，用人单位和人事代理人员的合法权益往往得不到切实的维护，由此产生的各种争议的程度和性质无法判定，从而导致处理争议较为困难。有的人事代理机构与人事代理人员之间只签订人事代理委托合同，有意回避劳动关系，一旦出现问题后相互推卸责任，使人事代理人员与用人单位心存顾虑。另外，由于现有社会保障体系还不健全和完善，一些人事代理人员的养老、医疗、保险等难以得到保障，有些单位为了节约人力资源使用和管理成本，不为人事代理人员提供相应的社会保障，造成人事代理制度陷入无力保障的困境。

（三）人事代理机构工作人员素质有待提高

1.国家允许办理人事代理业务的机构一般都是事业单位，很多人事代理机构管理档案的工作人员不是人事代理机构在编的正式人员，而是外聘的人事代理人员。档案管理工作人员经常变化，容易造成新接手的档案管理人员需要较长时间才能适应独立工作，这样就会导致人事代理档案管理工作开展不顺畅，并且在人员调换时，容易在档案管理工作交接上出现纰漏，也会在一定程度上影响档案管理工作的连续性、完整性和准确性。多数档案管理人员的日常工作只局限于档案室，针对档案管理工作方面的深入研究、调查、创新基本没有。

2.在思想上对档案及档案管理人员的专业素质重视程度不够。就工作要求而言，人事代理档案的专业人员能够对相应的资料进行科学的整理。而就目前来看，在思想上对档案管理人员专业素质不够重视，造成在资料的收集以及最终的整理过程中都存在着障碍。档案管理人员在专业素质上重视也不够，没有较高的专业素质，不能够对档案资料的管理提供专业的档案管理，从而难以保证档案管理的有效性。一方面是思想上的不重视，另一方面是专业能力未能够达到时代的要求，这两种情况的出现，都会影响档案资料作用的正常发挥。

人事代理作为一种新的人事管理方式，政策性强、业务量大、涉及面广，随着委托代理人员的增加和服务项目的拓展，管理的流动人员人事档案和代理的人事业务任务更加繁杂，而具体从事人事代理工作的人员数量有限，导致服务态度差、效率低、服务质量不高的现象。

档案管理方式简单化。随着经济的不断发展，代理人员在城市之间、组织之间的各项活动逐渐增多，到代理机构办理各项手续的频率加快，由此所形成的档案资料也逐渐增多，而这对于档案管理的压力越来越大。所以，采用科学化的管理方式，对于档案资料的管理是相当重要的。其实，就目前来说，很多地方的管理方式未能具备实现计算机管理的条件，很多档案管理仍旧是采用人工归档的方式，这样的档案管理，在一定程度上影响了档案管理的有效性，影响了基础档案的工作效率。同时，依靠人工进行的档案管理，对于档案的编排以及最后的查找也会形成一定的阻碍。此外人事代理档案管理仅仅停留在保证档案资料的完整性上，而档案其他的参考价值无法呈现。

二、推进人事代理工作的对策与思考

（一）做好与人事代理机构的衔接，改善管理和服务质量

1.扩展业务，促进人事代理社会化。人事代理业务要从单一的人事关系、档案代理向全方位的人事代理转变，人事代理对象要从现有的大中专毕业生、专业技术人员、军转干部、机关工勤人员、事业单位新进人员、机关事业单位改革分流人员向社会全体人员拓展。传统人事代理的服务项目已经不能满足社会的需要，一些过去以单位管理为主的社会管理职能将逐步从单位中分离出来，交由人事代理经办机构承担，使单位只负责最必要的、与用人直接相关的管理。为此，随着人事代理服务的进一步发展必然要实行人事干部委派制，即根据用人单位的需要全权负责处理用人单位日常人事业务或阶段性人事业务。

2.用人单位和人事代理机构应明确责任和权利，建立高效协调的管理模式和运行机制，有序推进人事代理制度的健康发展。作为委托人事代理服务对象，用人单位应遵循人事代理的相关要求，确保与人事代理机构的信息畅通与及时交流，积极配合人事代理机构完成人事代理人员的年度考核材料归档、档案工资核定、职称申报等各项工作，努力做好相关的沟通与协调。人事代理机构也应完善人事代理服务体系，拓展人事代理服务内容和范围，增强机构职能，满足用人单位和人事代理人员的需求，使人事代理从以档案管理为主的服务型代理转变为以人力资源开发管理为主的管理顾问型代理。

3.人事代理机构要通过改进服务方式、完善服务平台、加速信息化步伐等措施进一步提高服务效率，加强与用人单位以及人事代理人员的沟通，可以定期深入用人单位进行政策解答等服务以及不断提供后续服务。由于人事代理工作是一项政策性、专业性、技术性都很强的工作，为确保该项工作有效实施，必须建立一支高水平、职业化、专业化的人事代理工作者队伍，提高人事代理从业人员的政治素质、职业道德水平和业务能力，建立系统的培训、监管和考核制度，提升人事代理服务水平并树立良好的社会形象。另外，还要完善人才市场体系，允许不同的人才中介机构来参与人事代理行业的竞争，建立科学合理的人事代理机构考核评价机制，加强人事代理从业机构的评估与管理，使人才市场走向规范化和科学化，提高服务质量。

（二）完善配套的法律法规和政策，严格规范制度的执行

人事代理制度作为一种新的管理模式，需要在实践中积极探索和总结。在实行人事代理工作中，首先，政府部门应加快与人事代理和人事制度改革相配套的政策法规建设，逐步建立起规范的管理流程和运作程序，使人事代理工作有章可循、依法办事。各地方和部门也必须制定详细的实施细则，从日常管理上做到有据可依，尽量减少矛盾冲突，降低社会管理总成本，减少因争议而引发的社会资源浪费。其次，要建立相应的监督调节机制，形成规范的工作体系，落实好相关政策和制度的执行，维护用人单位和人事代理人员的合法权益，在程序上保证人事代理制度有效落实，在法律上保障双方利益的实现。再次，人事代理涉及的用人单位、人事代理机构和代理人员均以合同或协议的形式规范各自的行为，对合同或协议的订立、履行、变更、解除、终止等都要依法进行，严格执行人事代理的政策和法规，尽可能减少人事争议问题的发生。同时，社会保障体系的健全也是人事代理制度改革能否顺利进行的一个关键前提。

进一步完善档案工作的制度建设。对于档案工作的管理，首先应该建立明确的制度流程，保证档案从收集到最后的录入，能够有一个流程制度，保证工作的顺利进行。而在这中间，需要从业人员具备专业的素质，能够对当前的工作流程了然于胸，从资料的收集、保管、鉴定等流程制定相应的工作标准流程规范。与此同时，还应该加大档案工作的校核力度，这样能够保证档案资料的正确性。而一旦出现错误的资料，也能够及时发现和挽救，从而保证资料的有效性。当然在这个过程中，仍需要建立相应的监督机制，因为这是档案管理工作出现问题追责机制的基础，并且能够更好地规避在档案管理中可能出现的问题。

规范服务，加大人事代理制度的执行力度。随着市场经济的不断深入，人事代理的范围应由点、线向面扩展，涉及的范围将越来越广。这些业务的法规性和政策性强，因此，规范人事代理管理与服务显得十分重要。一是要结合国家的文件精神及出台的相关政策，加大人事代理工作的宣传力度。要通过宣传使用人单位和人才充分认识实行人事代理制度的意义，保证各项人事代理政策的顺利实施。二是加强内部协调，规范服务程序。积极研究对策，加强与各职能部门、二级机构之间协调配合，制定严密的服务程序，既要维护广大人事代理人员的切身利益，又要保证执行人事代理政策的严肃性。三是对人事代理业务所涉的对象、范围、方式、方法及具体操作规程等要深入研究，边探索、边实践、边总结并形成规范，以保证人事代理健康、有序发展。

三、提高档案管理人员的素质和服务水平

人事代理档案管理人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养。概括地说，就是从事档案管理工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、业务水平及分析处理问题的基本能力。

根据工作的需要，人事代理档案管理人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质、良好的职业道德素养、踏实严谨的工作作风。由于人事代理档案管理工作具有一定的机密性，因此，档案专业工作人员应具备守口如瓶、严守秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神，这是评价一个人事代理档案管理人员是否合格的基本标准，也是衡量其是否为合格档案管理人员的尺度。

提高人事代理档案管理人员的业务素质和服务水平。由于人事代理涉及的业务内容广泛、复杂，因此要求人事代理档案管理人员应该安心本职工作，不仅要精通人事政策、人事代理档案专业法规和档案专业基本知识以及其他专业知识，并能灵活运用于自己的工作实际，还要熟悉上级人事代理档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作，熟练完成自己的业务工作。还要热爱档案事业，有较强的事业心，懂得档案管理学、档案保护技术学等专业基本知识，要有丰富的人事管理经验和较强的分析、解决人事管理中具体问题的能力。

要适应社会化、科学化的管理要求，制订人员发展规划和培训计划，创造条件让人事代理工作人员学习相关知识，创新思维方式和经营理念，提高工作效率。同时，应引进市场竞争机制和激励机制，将工作人员工资待遇与个人能力、工作绩效挂钩，充分调动全体员工的工作积极性和创造性。建立一支专业化、服务功能不断完善、技术含量高、从业人员相对稳定的人事档案管理队伍。

总之，在人事代理档案管理工作中，需要提高自身对人事代理档案管理的综合能力，加强和用人单位、人事代理机构以及代理人员的沟通交流，加快人事代理档案信息网络化建设，不断提高人事代理档案信息资源的利用率，为新时期人力资源开发服务，提供优秀人才，使优质资源得到合理配置，提供真实、准确的档案信息数据，更好地服务于社会。