关于提高党政机关文秘工作有效性的思考

文/杭州市亮灯监管中心 孙春芳

党政机关的文秘机构，代表生成党政组织的重要观点及最终成果，是机关中的重要参谋部门。党政组织参加调研、视察、会议，其最终结果都是通过书面形式展现和留存，这就需要文秘人员起草文稿、加工形成，因此对文秘人员的工作能力提出了更高水平的要求，在保证工作质量的同时提高工作效率，真正贴近党政工作的中心，成为一名合格优秀的机关文秘人员。

一、改善日常事务工作方法

（一）一目了然，建立清晰台账

日常的事务工作较为繁琐、零碎，文秘人员常常感觉焦头烂额，没有清晰的处理思路，因此，台账的建立非常有必要。台账可以通过图表的方式，使人清楚了然的明确事项之间的关系，帮助无序杂乱的工作走向有序化和规范化的轨道，提高工作效率。随着办公自动化的不断发展，文秘人员可以利用相关的管理软件，建立完善明了的台账，及时做好数据更新，以便工作中及时应用。

（二）追根溯源，处理特殊事务

日常中，领导常常交办一些特殊事务，这种事务的特殊性就在于事情来龙去脉搞不清楚，又不便向领导询问，这样一来，整个事务的难度大大增加，文秘人员感觉难办的同时降低了工作效率。此时，就需要通过各种途径对事务进行追根溯源进而有效完成任务①。

（三）见微知著，实现幕僚价值

文秘人员为确保领导工作的正常开展，应在每天保质保量的完成事务处理，在处理事务的同时要举一反三，真正切近领导思想，实现工作价值。例如对市民来信和热线中的建议进行综合分析，汇总归纳，然后制成方案等书面形式的文稿，递交给领导，真正起到参谋作用，对部门工作的有效进行起到积极作用。

（四）熟能生巧，处理事务工作

文秘工作琐碎，因此每天需要花大量时间进行各种事务性的工作处理，以减少工作纷乱。文秘人员应熟练运用各种办公软件，当然最常用的还是Offie软件，可以巧妙运用Excell工作表，将已办未办项、待办事项、日程安排、备忘录等含有丰富具体信息的事务进行条理化和系统化，设置定时提醒，从而督促自己按照计划无遗漏的完成。

（五）分条缕析，提高工作效率

日常事务处理前，先将事务进行分类，紧急重要的事务贴红色标签，重要但不紧急的任务贴蓝色标签，既不紧急又不重要的事务贴绿色标签，这样将事务分门别类，从最紧急重要的工作开始进行，大大提高了工作有效性。如领导将要需要一份紧急但是不重要的文件，此时文秘人员就应该将手中工作放下，以紧急工作为主，将全面信息都搜集到一并发送过去，以减少双方时间的占用②。

二、强化学习意识，提高专业技能

党政机关文秘人员需要帮领导写讲话稿、起草文件、下发通知，这绝对不是简单的业务性工作，这些都代表党政领导的思想，具有很强的政策性与导向性。因此，文秘人员应积极学习各种上级文件，了解领导思想，站在领导站位的高度考虑问题，理清关键内容。并且围绕职责进行研究，如需要开展专委会，文秘人员理应熟知专委会的职能、作用方面、举办时间等具体问题，明白所谓专家，就是比别人知道的多的道理，将自己打造成该领域内的专家。文秘人员还应深入到实践，在实际的调查研究、讲座研讨中汲取营养，积极借鉴前人经验，不断创新，对党政机关的工作提供具有价值的思路和做法，成为真正的幕僚型人才③。与此同时，机关文秘人员应注重加强自己的专业能力，如沟通能力、安排组织能力等。机关工作中常需要处理各种纷杂的关系，领导事务繁忙，不可能事必躬亲，因此，处理这类关系就成为文秘人员的基本工作。在实际处理中，机关文秘应该站位准确、明确职责，立于全局下统筹审视，帮助领导协调好各种关系，保证全局的统一性。文秘人员要充分认识并熟练运用沟通技巧，态度谦逊大方，语言委婉，中心观念明确，不可含糊不清，似是而非。对待不同的人要采用不同方式进行沟通，明确自己的定位，找准目标，拟定计划，做好准备，从而实现有效沟通。文秘人员应具备一定的统筹安排能力，有效把控全局。首先，充分做好会前准备，收集、整理各种议题，针对性的准备相关材料，及时上交给领导，领导确定议题之后，综合信息，确定会议时间、地点、到场人员、会场布置等安排，及时下发通知。事先做好会议计划，综合考虑会议过程中可能发生的情况，以便能够对突发事件迅速反应及时处理。其次，严密关注会议进程，将意外苗头及时扼杀在摇篮中，保证会议环节衔接顺畅，免除为整个会议带来干扰。最后及时整理好会议记录，汇报总结后将文件归档留存。对于原始资料要做好保管、立卷和利用工作，电子档案及时更新、备份、设密，做好防盗工作。

三、结束语

党政机关的文秘工作是一个“苦差事”，因此，文秘人员需时刻保持良好心态，加强文字锤炼及逻辑思维的训练，在实践过程中进步发展，在反复的文稿修改中领悟学习，改出水平，改出高效，提高个人写作能力和认知水平。不断学习，不断思考，增强个人能力，提高工作有效性。

注释：

①赵艳萍.如何加强文秘工作与文书档案管理工作的一体化[J].科技创新导报,2011(07).

②任春娟,杨茂霞,焦淑娟.浅论机关文秘人员的工作意识与文档管理[J].黑龙江史志,2011(04).

③孙家恩,黄晓波.人大机关是特殊的文秘人才培养“大学”[J].联合日报·综合新闻,2011(02).