关于如何建设数字型水利档案室的探讨

文/富阳市水利水电局 章憬憬

水利档案室作为保存水利档案的主要场所，对水利档案的收集、整理、保管等方面肩负着巨大的责任。传统的水利纸质档案室已经走过了六十几年的岁月，随着计算机和数据库的广泛应用，逐渐被先进的数字化档案室所取代，这些数字化档案室节省了大量的人力和空间，进一步提高了水利档案的信息化管理水平，有利于逐步实现全国水利档案的资源共享。

一、数字化档案室

数字化档案室是指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式，是网络技术、计算机技术、信息技术、通讯技术等现代高新技术与现代化档案技术的共同“牵手”。这种新型的档案管理和存储模式对于传统的档案管理模式是一个革命性的颠覆，它彻底改变了传统档案占地面积大、工作繁重复杂的缺点。数字化档案室因其操作简单、方便管理等优势被水利工程广泛应用。

二、水利档案的特点

水利档案除与其他专业档案一样具有科学性、完整性、服务性等特点外，还具有综合性强、地域性强、形成时机性强、原始数据价值永不衰减等固有的特点。在建设数字型水利档案室时，只有正确把握和自觉遵循水利档案固有的特点和规律，才能及时有效地为水利工程建设项目和科学决策提供信息服务，真正地实现档案资源的科学化管理和利用。

三、数字化水利档案室建设的内容

数字化水利档案室因其相对于传统档案室独特的优点被水利部门广泛的应用，一个符合要求的数字化水利档案室，对于档案室的保管、利用和保密工作来说重要非凡。下面就在新形势下如何做好数字型水利档案室建设的规划、协调、管理等工作进行详细阐述。

（一）数字化档案室建设前的规划

为实现数字化档案室建设的科学、有条理，首先必须对数字化档案室进行建设前的规划。档案室设计者要充分考虑档案室的功能和作用，对档案室的信息化功能考虑完善，全面协调好档案室的资源。制定包括档案工作计算机管理系统软、硬件平台技术标准、分类和主题标引标准、系统数据录入标准以及档案室后续系统维护和升级的标准等。此外，还要制定档案室管理方案和技术方案，保证档案室有一个科学的管理系统，做好档案室建设前的基础准备工作。

（二）数字化档案室建设中的协调

按照数字化档案室建设的特定规律，首先，要做好数字化档案室软硬件的配置工作。档案室要根据现实需要进行合理的软硬件配置，采购计算机、刻录机、扫描仪、摄像机、档案管理软件等软硬件设备，保证基本的数字化档案的采集和存储。其次，做好数字化对象的选择工作。在数字化过程中，要遵循传统档案中利用率、重要性高的档案优先数字化，优先入库，对于那些有破损的实体档案要保证在数字化过程中的完整，而对于那些一般的档案，要对其中的精品部分优先数字化，形成庞大的数字化档案信息资源数据库。再次，做好档案数字化的加工、整理工作。对挑选出来优先入库的档案进行整理、分类建档存储，并建立档案备份工作，保证数字化档案的信息安全。在保证档案信息资源的基础上，完成各个数字化档案室的对接，实现水利档案资源的共享，保证档案室的最大利用效率。最后，做好数字化档案信息的安全与防护工作。水利档案具有一定的保密性，在利用和管理水利档案信息资源时，要严防出现档案信息泄露、丢失等安全问题。在管理过程中，档案室工作人员必须按照《档案室数字化技术规范》、《数字化档案信息安全管理》等标准和制度对数字型水利档案室进行科学的管理。

（三）数字化档案室建设后的管理

在数字化档案室建设完成后，档案室的工作人员务必对档案室进行科学、有效的管理，防止出现因管理不善造成档案受损的情况。与传统档案管理工作中档案人员无须过问归档前文件的形成过程不同，管理电子档案要求档案人员必须了解其电子文件形成过程中使用的相应技术和设备，因此人才成为建立数字档案室的关键。必须加大投入，加强管理人员的专业技术的培训，保证数字型水利档案室的信息资源安全，保证数字化档案室在水利工程中发挥最大的功能。

四、结语

当今社会，计算机和互联网已经深入到渗入各个领域中，在档案室的建设中，越来越多的部门都开始建设自己的数字化档案室，数字化档案室的重要性越来越大，因此，水利部门一定要建设好数字化档案室，积极汲取一些先进部门的数字化档案室建设技术，改进档案室的管理措施，让数字化档案室发挥出最大的作用。

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