浅谈办公室文秘人员的能力结构

文/中国石油西南油气田分公司采气工程研究院 吕沁芮

一、社会对办公室文秘人员的需求状况分析

由此可以看出，在以后很长的一段时间内，办公室文秘将会一直受到许多认得青睐，社会需求量很大。从实际的角度出发，办公室文秘的确有着较强的工作能力，可以为上级领导分担许多工作，也是可以保障工作顺利完成的重要职位。办公室文秘人员也是各个公司青睐的复合型人才，各个层次需要的办公室文秘工作人员数量也是不同的。

即使，从整个社会的角度来看，办公室文秘一职位确实有一个需求量越来越高的趋势。但是，从办公室文秘这一职位的内部来看，他们的职业岗位群却发生了很大的变化。对于大型企业来说讲，他们内部分工相对于一些小型企业来说，属于分工细致的企业，因此，对办公室文秘人员需求较多。还有一些外贸企业和民办企业，也在逐渐增加他们对办公室文秘的需求量。另外，就是从国家机关、事业单位等来讲，此类机关对办公室文秘的需求呈现出一个下降趋势。

二、办公室文秘的能力结构的构成

基础能力和结构能力是构成办公室文秘能力结构的两大构成因素。基础能力结构和专业能力结构两种能力结构构成能力系统的立体结构，反映出现代秘书人员大致合理的能力结构。下面主要从办公室文秘的基础能力结构和专业能力结构来分析。

（一）办公室文秘的基础能力结构

首先来说观察力。对于办公室文秘工作人员来说，观察力要比一般职业更为重要。办公室文秘的观察能力是一种全面的，深入的的观察领导的一种能力。办公室文秘最基本的工作就是要做到正确的传递信息，联系上级和下级，方便工作人员的沟通。因为工作职责所在，所以，这就要求办公室文秘心明眼亮，环顾八方，善于观察和记忆一切有价值的信息。现在领导一般较高的知识结构，他们的想法和行动随时可能发生改变，给下级人员一个措手不及，因此作为秘书就要对领导的了解很深，要知道和想到在什么情况下领导可能会有怎样的想法，这样才能更好地发挥秘书的主动性。这些就是办公室文秘工作中一个至关重要的基础能力，即敏锐的观察力！

再者就是记忆力。记忆力不仅仅指人大脑原有的记忆能力，对于办公室秘书这一职务来讲，记忆力更多的指的是经验的储存。办公室文秘要做到牢记领导或上级的每一句重要的信息，来防止传递信息的失误而引起的不必要的麻烦。较强的记忆力是办公室文秘人员必备的基本功。办公室文秘人员必须做到，面对许多突发奇来的事情都应对自如。而且，办公室文秘工作事务交杂，需要记忆的东西很多，因此，具有良好的记忆力是办公室文秘顺利开展工作的关键！

（二）办公室文秘的专业能力结构

首先，来说文字表达能力。文字表达能力是人们运用语言文字来进行沟通信息，相互交往的一种能力。办公室文秘一个最主要的工作就是从事大量的文字工作。比如向上请示报告工作，向下传递信息，和工作人员的工作上的沟通都是通过文件来传达的。因此，办公室文秘人员应当掌握一定的写作技巧，对各种应用文写作达很到熟练。平时多积累素材，多加练习自己的语言表达能力，不断提高自己的写作水平，从而进一步提高自己的文字表达能力。

其次，来说办公自动化能力。办公自动化能力是办公室文秘将现代化设备，互联网技术，通信技术运用在秘书工作中的能力。常用的工具为计算机，打印机，复印机，传真机，扫描仪等。目前办公室工作中基本上对于数据处理，文字处理，办公室事务处理，和网络信息等方面都融为一体，使秘书工作更加科学化。所以，作为一个办公室文秘人员，应该具有办公自动化能力，这样才会给工作带来更多便利，距离一个优秀的秘书更进一步！因此，可以看到，专业能力的好坏对于一个办公室文秘来说是至关重要的。

三、结语

正因为现在社会的发展对办公室文秘的工作人员的需求越来越多，因此办公室文秘工作这一职位的竞争力就越来越大。故要想进入办公室文秘这个行业应该具有较高的能力结构，只有在学习和实践中不断地提升自己，锻炼自己，是自己的能力越来越强，才会成为一名优秀的秘书！

[1]张惠群,彭道海.浅谈办公室文秘人员的能力结构[J].湖北体育科技,1991.

[2]李丽红.浅谈高校系级教学秘书的能力结构[J].青海师范大学学报(哲学社会科学版),2002.