论高校新生学籍档案的管理与完善

[摘 要] 本文对目前我国高校的学籍档案管理方案进行研究，了解新生学籍档案的形成和管理，并深入研究了如何将新生档案整理、归纳、总结、立卷，最终确立权威的学籍档案系统，也为建立高校学生信息数据库奠定了坚实的基础。因此，将新生学籍档案妥善处理并归纳整理，属于高校对人才培养的有效方案之一，此外，用人单位也能根据此类信息选择优秀人才。本文就对上述要点进行研究，探索高校新生学籍档案管理的重要性和完善方案。

[关键词] 高校新生；学籍档案管理；优化完善

我国高校逐年不断扩招，同时还伴随着毕业生就业制度变化、教学改革推广等现状，我国高校学籍档案在管理方面的缺陷和不足逐渐体现，也涌现了部分新难题。针对该现状，也为了应对近年来假学历现象增多问题，企事业单位只有通过高校相关部门的学生档案直接了解其详细情况，这对学校档案管理也提出了更高的要求。那么如何应对目前的社会现状，确保高校的档案管理与社会形势接轨，不断完善、优化管理机制，是本文尝试研究的主要问题。

一、我国高校新生学籍档案管理现状特点

高校学籍档案的积累和发展需要一定时间，对学籍档案的管理也属于长时间的特殊工作，尤其是对高校新生而言，档案管理属于一个开端，也是一个重要的环节，有了完备的新生学籍档案管理制度，学生的信息就能够被安全、有效、可靠收录、保存，利于后期的查阅、调用，其特点有以下几种。

1、高校新生学籍档案具备原始性

高校新生学籍档案属于和学校相关联的管理机构在长时间的教育、管理过程中总结出的具有历史性、原始性的材料，例如新生入校时的录取名册，在校期间所留下的考核成绩，学籍变更等，上述资料都应该确保其原始性，且应该为最初的原件。

2、新生学籍档案具有明顯的交互性

学籍档案中存有对应学生的考核成绩、奖惩记录，但与此同时，上述内容又会被归纳至学校的教学档案中，那么类似于上述情况的双重归档，就很容易造成档案的重叠和交互。因此，高校相关部门可以针对新生的档案情况，制作多分材料并分别保存，这样能够确保档案交互性不会带来负面作用，使得每一个收纳档案的部门都能拿到正确的、第一手材料。

二、完善我国高校新生学籍档案管理的对策

通过了解目前我国高校新生学籍档案的现状和缺陷可知，高校相关部门应该逐步提升高校档案管理效率，将阻碍档案学籍管理的不良因素及时废除，做到与时俱进，管理与新生发展同步。完善档案管理制度有如下建议性措施。

1、加强学籍档案部门工作人员的专业素养

学籍档案部门的工作人员是为学生的档案、学籍进行全面服务的，同时还伴随着较强的业务性。在目前高校的档案管理过程中主要运用的是现代化办公设备，传统的管理方案逐渐被淘汰，那么就要求相关人员学习并应用计算机技术，顺应无纸化办公的新要求；此外，要定期开展专业技能培训，补充自身的不足，学习更多的管理知识，在管理上坐到完善和创新。

2、扩大宣传范围

作为高校的学籍档案管理部门，要定时定期系统学习我国《档案法》的相关要求和规定，确保高校新生档案被高度重视，相关人员的工作觉悟也应有所提升。例如档案管理部门应该积极与其他部门交流、互通有无，将新生入学后的档案切实、妥善管理，以免最终影响到学生的毕业和就业，做好了上述几点，学校在社会中的威望会有所提升，同时也确保了教育的公平、合理。

3、促进新生学籍档案管理的合理化

新生入学后，在学籍档案处理方法上需要严格依据规定执行。新生的学籍档案在高校中应该有对应的部门专门管理，例如学校学籍档案办公室，办公室的工作就是在规定的时间内统一总结并下达学校对于学生档案户籍的规定，收集可靠的原始资料备档上传至数据库，将管理的职责严格落实到每一个人，归档也需要走规定的程序，并在规定的时间内交付完毕，最后送至领导处签字、盖章。

4、分类管理学籍档案，提升其利用效率

将新生入学后的学籍档案分类管理，就是将其档案进行编号、统计、上传，最终合并到数据库中，依据类别的不同进行不同权限的管理。一般高校都会要求学生档案具备正确的姓名、性别、专业、学号等重要项目。将这些项目输入电脑制作成检索依据，就能在第一时间查阅到准确的档案分类信息，提高工作效率。

结束语

综上所述，高校新生学籍档案系统的管理处在不断进步和完善过程中，但与此同时，计算机技术的进步，也为档案管理带来了一定困难和挑战。作为高校档案管理部门，可以通过信息技术的普及为管理带来便利，向社会提供正确、真实的档案信息，确保学籍档案对学生的有效作用；相关管理人员需要从根本上转变工作思路，完善自身，提高工作能力，从根本上促进高等教育向着更加合理、更加完善的方向发展。

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作者简介：陈霞，吉林省长春市，长春工程学院教师，研究方向：档案管理。