建筑学院基础教学资料管理运行机制研究与实践

刘志刚　常瑾

【摘要】建筑学院现行四级基础教学资料的管理运行机制自2007年至今已经运行了6年，在此期间经历了建筑学（本、硕）专业评估复评、城乡规划学（本、硕）专业评估初评、工业设计校内评估以及历史遗产保护专业博士点的申报以及历史遗产保护专业、景观园林两个本科新办专业的教学运行。有必要再次审视基础教学资料的管理运行机制的各项环节与步骤，在维持现有管理人员编制规模的基础上，本着提高办学效率兼运用多种辅助方法、补充完善已有条例、制定新形势下的规章制度。从而使建筑学院教学基础资料管理运行机制达到一个新的高度。

【关键词】教学基础资料 管理机制

【基金项目】北京建筑大学教研项目《建筑学院基础教学资料管理运行机制研究与实践》，项目编号：Y10-01。

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）09-0242-03

教学基础资料包括《培养计划》中理论教学和实践教学各科目的教学成果原始资料，分为理论教学和实践教学两大部分。是反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据之一。作为有建筑类专业教学30多年的专业院校，建筑学院尤其注重培养学生在理论与实践环节的学习能力。教学基础资料的规范化管理主要是指教学中的 “教学成果原始资料”的收集、审阅、整理、保存和利用。同时也是建筑学、规划学专业评估专家检验学院教学水平的评估环节之一。

一、教学基础资料管理运行机制产生的背景

建筑学院2005年以前针对本科教学的教学基础资料存档管理虽然有基本要求，但是各专业在试卷、课程设计成果、毕业设计成果等存档是没有一个统一的验收标准，相关专业教师在提交存档资料时间上有很大的随意性，教学档案不齐全，难以体现教学水平，难以通过教学档案管理来监督教学管理。资料室也无法对试卷，实习报告存档进行验收。例如在同一班级的一个实验报告中，课程名称会出现2-3个，有的学生写全称，有的写简称。在同一课程流水阅卷中试卷中，教师有的按减分计算，有时按加分计算；有时也出现教师在算分当中统计错误，造成卷面分数有误。各系部主任在检查本部门试卷、实习报告等基础教学材料有很大的随意性，有些系、部教师不经过本部主任检查，有的系主任不掌握本部门教师上交存档材料结果。

隨着2005年教育部到我校进行了教育评估，建筑学院计划2009年向住建部申报规划专业本科初评；建筑学2011年专业评估复评达到优秀；2012年向住建部申报规划专业研究生初评。

为了完成上述目标，促使建筑学院认识到有必要提前做好各方面的教学建设，规范教学基础资料的存档要求，进而加强系、部主任对本部门教师教学工作的管理与教学质量的掌控，同时健全资料室管理条例。

2006年底开始，经过几次组织全院教师进行研讨，参考兄弟院校的管理经验，结合住建部对建筑学、城乡规划学等专业评估的评估体系要求，制定了各类教学资料的评判标准。学院在2007年起草了针对本科教学的“教学基础资料管理规定（试行）”按照理论教学（含考试课、考查课、讲授类课程）与实践教学（毕业设计、课程实习、实验教学）两大类， 统一全院各专业的试卷评判标准，将课程设计、毕业设计、实验日志、实习记录等实践教学类成果纳入学院集中管理范畴。初步建立了任课教师评判、教研室主任复查、学院资料室资料员在（试卷、图纸）形式验收（不负责教学内容评判）、学院办公室主任随机抽查的四级管理体制。2008年学院发布了“建筑学院研究生作业存档的技术管理规定（试行）”。

二、教学基础资料的组成与存档要求

教学基础资料包括理论教学和实践教学两大类别。理论教学包含考试课、考查课。实践教学包含毕业设计、课程实习、实验课。 （一）考试课

考试课的平时成绩占40%，期末考试成绩占60%。开课时教师应将考核形式、成绩评定办法等写入教学任务书和教学日历，在开课时告知学生。出题教师使用学校统一的试卷模板编制试卷。阅卷人在试卷首页上签字（章），批阅卷试时须使用红笔。

考试课程存档资料包括：

（1）A卷、B卷、C卷（重考卷）；（2）标准答案及评分标准；（3）教学任务书；（4）成绩单（含平时成绩）；（5）试卷分析；（6）考场记录；（7）课程总结（课程负责人写），试卷按班级、学号顺序装订，将全部存档资料装入考试袋中。

（二）考查课

考查课的平时成绩占40%，期末考查成绩占60%。开课时教师应将考核方式、成绩评定办法等写入教学任务书和教学日历，在开课时告知学生。资料（如试卷、文本、图纸等）上要有任课教师签字（章），批阅时须使用红笔。

（三）毕业设计

毕业设计考核按照《毕业设计过程成绩评定表》分配各项成绩。教师应将考核方式、成绩评定办法等写入教学任务书和教学日历，在辅导时告知学生。答辩图纸、答辩文本、实习日志上等须有指导教师签字（章），指导教师使用红笔进行批阅。

毕业设计存档资料包括：

（1）答辩图纸（A1规格，不裱板）；（2）“优”成绩的答辩模型（依课题要求）；（3）答辩文本（A4规格，按以下顺序合订，包括：封面、目录、教学任务与指导书、文献翻译、文献综述、调研报告、设计说明、A4规格答辩图纸等。）；（4）毕业论计成果清单；（5）毕业设计评定书（指导教师用）；（6）毕业设计评定书（评阅人用）；（7）毕业设计答辩委员会评语；（8）毕业设计过程成绩评定表（附表决票）；（9）毕业设计中期检查评定表（附表决票），如出现复评，应提交毕业设计中期检查（复评）评定表（附表决票）；（10）电子文件光盘（存有答辩用图纸、文本、模型实验照片、答辩演示文档等的电子文件，按“学号-姓名”制作文件夹存储。）；（11）实习日志；（12）毕业设计总结（指导教师写），将4～9项存档资料按顺序装订，3～11项存档资料装入学生个人资料袋中。将毕业设计总评成绩单、毕业展览成绩单（含成绩汇总单和评委的成绩评定单）放入每个班1号学生袋中。

（四）课程实习

课程实习的平时成绩占40%，实习考查成绩占60%。开课时教师应将考核方式、成绩评定办法等写入教学任务书和教学日历，在课上告知学生。课程实习资料上应有任课教师的签字（章），批阅时须使用红笔。课程实习存档资料包括：（1）图纸（依实习要求，规格A2或A1）；（2）“优”成绩的模型或实物（依实习要求）；（3）电子文件光盘（出图使用CAD的提交，按班级、“学号-姓名”顺序制作文件夹存储。）；（4）实习日志；（5）实习报告；（6）实习总结（任课教师写）；（7）评分标准；（8）教学任务书；（9）成绩单（含平时成绩）；（10）课程总结（课程负责人写），设计院（规划院）实习存档资料还应有每月1次的检查记录，由课程负责人填写并签字（章）。将3～9项存档资料按班级、学号的顺序装入资料袋内。

（五）实验课

实验课程的平时成绩占40%，实验考查成绩占60%。开课时教师应将考核方式、成绩评定办法等写入教学任务书和教学日历，在课上告知学生。实验课资料上应有教师签字（章），批阅时须使用红笔。实验课存档资料包括：（1）“优”成绩的模型或实物。含模型工艺课、各专业的“设计/规划”类课程（依课题要求）、建筑结构实习、建筑构造实习、金工实习、木工实习中的实验等。（2）电子文件光盘，按班级、“学号-姓名”顺序制作文件夹存储。包括：（A）模型与实物制作类实验。含模型与实物制作过程与成品数码照片；（B）数字化设计类实验。含计算机辅助设计相应的电子文档、影像实验（含模型摄影、建筑摄影、产品摄影等）的过程与成品数码照片；（C）建筑物理环境实验。含实验过程照片；（D）环境与设施体验类实验。含人机工程实习中的实验、环境心理实验等的实验过程照片及成果的电子文档。（3）实验报告。对每班优（90分以上）成绩的可全留，另在良（80～89分）、中（70～79分）、及格（60～69分）、不及格（59分以下）的各分数段内（按实际评定结果）各存2套实验报告。（4）实验教学任务书。（5）评分标准与课程总结表（课程负责人写）。（6）成绩单（含平时成绩），将2～6项存档资料按班级、学号顺序装入资料袋中。

三、规范教学基础资料存档制度

1.考试课在课程结束（依课程表）后一周内，经课程负责人自检和所在系（部）主任審检后提交资料室验收、存档。课程总结于期末放假前提交学院办公室存档。

2.考查课在课程结束（依课程表）后一周内，经课程负责人自检和所在系（部）主任审检后提交资料室验收、存档。课程总结于期末放假前提交学院办公室存档。

3.毕业设计结束（依课程表）后一周内，经指导教师自检和所在系（部）主任审检后提交资料室验收、存档。毕业设计指导教师手册、毕业设计总结于期末放假前提交学院办公室存档。“优”成绩的答辩模型提交实验中心存档。

4.课程实习结束（依课程表）后一周内（安排在第20周的实习，可在下一学期开学第1周内），经课程负责人自检和所在系（部）主任审检后提交资料室验收、存档。课程总结于期末放假前提交学院办公室存档。“优”成绩的模型（实物）提交实验中心存档。

5.实验课结束（依课程表）后一周内（安排在第20周的实验，可在下一学期开学第1周内），经课程负责人自检和所在系（部）主任审检后提交资料室验收、存档。“优”成绩的模型（实物）提交实验中心存档。

四、明确资料室管理教学基础资料归档制度

1.学院办公室每学期开学第1周向资料室提供本学期全院课程表和任课教师、课程负责人名单，具体安排本学期教学资料档案管理工作。

2.资料员负责按本《规定》中的各项教学基础资料的内容和提交时间，提示任课教师按时提交存档资料，并及时向办公室报告存档资料的提交情况。

3.资料员在验收任课教师提交的存档资料时，须按本《规定》要求认真清点存档资料的内容和数量，并协助教师填写相应的资料验收单。对符合要求的存档资料，由资料室人员签收；对不符合者，资料员按本《规定》提出整改建议，由任课教师负责落实整改。

4.资料员在收到符合要求的存档资料后的4个工作周内，要完成资料的编目和存档工作。

5.资料室档案按理论教学、实践教学两大类建档。理论教学类再分为考试课、考查课。考试课保存试卷袋，考查课保存相应的资料袋、图纸等。实践教学类再分为课程实习、实验课，保存相应的资料袋、图纸等。

6.资料室档案按照“教学单位（代码）＼指导教师＼课程名称（科目代码）＼课题名称＼专业＼班级＼学生姓名＼学号＼总张数＼序号＼完成时间＼存档编码”的索引顺序进行编目。教学单位（指学院各系、部、中心）代码与课程名称（科目代码）须与现行最新版《培养计划》相一致。

7.使用计算机对资料室档案的进行信息化管理，便于多方式的检索、调阅，以及动态统计与管理，支持教学成果的出版和学院网页的信息更新等工作，不断提高档案资料的管理水平。

8.存档后教学基础资料原则上不外借，可在阅览室内阅览。遇学校（院）有重大教学活动需调用相关资料时，须经学院主管领导审批后办理借用手续，并于活动结束后及时归档。教学资料公开展示期间，由办公室负责落实模型与实物档案的完整和安全工作。

9.资料室每学期末进行一次档案情况自查，并将自查报告于期末放假前提交学院办公室存档。

五、建立教学基础资料检查制度

1.课程教学存档资料实行课程负责人首检负责制。课程负责人负责组织任课教师依据《课程教学大纲》和本《规定》的要求对存档资料进行自检。教学管理文件存档情况由学院办公室、各系（部、中心）主任分别负责自检。

2.各系（部、中心）主任负责依据《课程教学大纲》对课程负责人提交的存档资料进行审检，并对不足之处提出整改意见，由课程负责人组织整改。

3.学院办公室主任作为教学基础存档资料的验收责任人，负责对各项教学基础资料存档情况进行日常检查。

4.配合教学期中检查，每学期第10～12周期间由学院主管领导、办公室、各系（部、中心）人员组成教学基础资料管理检查小组，对教学基础资料的管理情况进行抽检。抽检人员可针对不同科目类别采取不同的抽查方式，并填写巡查情况表。

5.办公室负责对教学基础资料管理情况的抽检结果进行汇总，抽检结论提交院务会审议，由办公室存档。

六、运行五年来所产生的问题和应对方法

（一）资料室空间狭小，教师编制没有增加

建筑学院2007年本科教学有16个班，资料室管理教师1名，资料室面积_平方米。自2013年9月有建筑学，城乡规划学、风景园林学、环境设计、历史遗产保护工程27个本科班的教学任务，从2008年开始，建筑学院研究生教学资料管理规定也参照本科教学资料管理规定出台，进而扩张了三百多名研究生的教学资料。资料室教师编制与资料室的面积没有变化。

具体应对方法如下：

（1）学院采取在新入职的年轻教师中，挑选没有工作经历的青年教师在完成本身教学任务同时到学院资料室坐班工作一年。既帮助资料员审阅整理教学资料， 同时也能熟悉学院各专业的教学任务与教学运行，能够在一定程度上缓解人员编制紧张的压力。

（2）对于基础教学资料的保存期进行具体约定，以学院建筑学专业、规划学专业为例，在一个评估周期中（建筑学是每七年一个评估轮回， 规划学是每四年一个评估轮回）。完全保存上述专业的理论教学（含考试课、考查课、讲授类课程）。实践教学（毕业设计、课程实习、实验教学）应采取不同存储手段。例如毕业设计全部保留电子版本，同时按照优、良、及格三个级别每班各保留3份纸质材料。课程实习全部保留电子版本，实验教学资料在各系部保管（或由任课教师保管，以备评估抽查）。

（二）教学基础资料管理经费缺乏

学院资料室没有实现电子化检索与储存。虽然让每个学生在提交课程设计与毕业设计同时提交光盘，但是资料室管理没有最大限度利用计算机及其网络化。对于已有毕业设计与课程设计利用率低，只是维持仓储式保管，大量收集的学生毕业设计光盘没有在大型服务器上存储与编目，更不能实现快速检索与应用，并且隨着光盘存放时间的延长，光盘磨损程度难以逐一检验；纸质设计成果数量庞大，文件柜格局也不利于图纸长时间存放，学院苦于申请不到专项经费，无法将所有在存毕业设计图纸扫描。就像木桶中最短的那块木板限制了长木板功能的发挥。

“高校管理信息化建设是一个日新月异的工程，技术更新很快， 各因素在整体中都发挥着不可或缺的作用。因此， 建设经费预算应当着眼于高校管理信息化的发展规律， 同时要兼顾各个因素因功能需要而在经费上必要的平衡。” [1]学院资料室管理信息化建设应在学校整体规划框架下，依托学校图书馆的信息化进程，其中纳入整体规划的机构和人员、技术参数和技术标准、信息资源规划、基本工作流程和守则、建设进程规划等。在经费的投入方向上， 也存在着重硬件轻软件、重主件轻辅件的现象。

具体应对方法如下：

与学校图书馆建立系统集成，利用学校图书馆新馆建成使用的契机，与学校图书馆建立二级查阅系统开展基础材料的电子化存储、检索，对资料员进行计算机管理培训，规范资料室教学资料的编目工作制度。从长远发展来看，学院资料室应该划归学校图书馆，借助校级的更高的平台，发挥专业检索与网络优势 。在对教师与学生分权限查询的基础上，（对学生提供能查阅不能下载）扩大教学资料的使用率。建立与教务系统关联的网络体系，将教师提交课程成绩与教学资料系统关联，提高管理效率。

（三）四级管理机制的修订

教学基础资料四级管理模式的初衷是改变学院教学资料分散、随机的现状，建立严谨、规范的教学管理模式，让教师在此规则下达到高效统一的教学习惯。经过系主任、资料员、院办主任的三层防护降低由于任课教师的疏忽所造成的负面影响。

但是教学基础资料管理规定文件没有对教师的差错进行详尽分类，并有效制定出对应的惩戒条例。同时在后面三级管理人员即系主任、资料员、院办主任都疏漏没有查明教师差错的情况下，各自要承担的相应责任。例如教师在理论教学试卷分数评判中如果产生误判，有可能影响到学生的毕业、学位授予、奖学金申请，对于这种类型的重大问题，教学资料4级管理这种链式管理运行模式显得行程较长、责权不清。同时系主任审阅本部门教师资料的工作量大，与教师在时间对接上不好掌握，尤其在教学与科研任务繁重的教学周期，矛盾比较突出。心理学家马斯洛的需要层次理论表明， 人的需要分为生理、安全、感情、受人尊重、自我实现等五个层次， 人们按照重要性的顺序，分别轻重缓急， 待低一级的需要基本满足之后， 才设法去满足高一层次的需要。“高校管理也应该研究人的需要， 正确运用各种激励机制和激励手段， 通过满足人的各种合理需要来调动人的积极性， 从而有利于管理目标的实现。”[2]

具体应对方法如下：

（1）积极稳妥推进制度建设。教学基础资料是学校的宝贵财富和重要凭证，不能有任何闪失，必须保证工作不受影响。推行四级管理机制改革既要积极，又要稳妥，要有计划、有步骤的推进。首先，在建立教学档案分级管理制度上，“保证教学档案分级管理工作的顺利开展。实行分级管理的教学单位，要在人员、场地、设备设施和制度都得到保证的前提下，将教学档案的形成、积累、收集、整理、立卷、归档工作纳入学院教学管理工作的全过程。” [3]其次，要明确划分出各级教学基础资料管理部门的管理权限，指出哪些档案由学院资料室管理，哪些由各系部教学单位管理，明确归档要求，细化归档范围和归档时间，确保归档材料齐全完整。第三，建立教学基础资料评估制度。为了有效的保证各级教学基础资料工作顺利开展，制定出行之有效的教学档案检查制度是非常必要的，根据学院教学实际，拟定评估指标和评分标准，每年开展一次检查，促使学院各级教学单位重视和支持教学基础资料管理，以确保各级教学基础资料管理工作朝着规范化、科学化的方向发展。

（2）学院在制度保障上应优化，明确任课教师是对自己教学资料评判与保管过程中的第一责任人。明确教师在教学资料中严重差错的范围与惩戒条款，在学院聘期考核的条例中增强对应的惩戒条款，以增强制度的严肃性，提升教师的责任感。任课教师在规定时间内或将试卷（包括毕业设计与课程设计的电子版和部分纸质设计图）送交资料室；或将实习教学资料自行保管；系主任对本部教师教学资料每学期进行抽查；资料员负责在规定期限内，完整收集应该收集的试卷（毕业设计与课程设计班子版）并对其内容进行形式审阅；对资料员需要与当事教师协调的事件，院办主任要配合教学院长进行具体协商。以此完善教学资料规范管理的质量监督制度

（3）当教师的试卷出现分数计算错误并以在系统上上报提交，从而影响到学生课程及格，毕业等后果影响严重的情况后，学院将及时修订由此产生的错误，当事教师、所在的系主任、教学院长一同更改误判分数的试卷，同时将此情况上报学校教务处，并进行责任追查，对涉事教师按教学事故处理。

结论：建立一个高效，流畅的教学基础资料管理机制涉及教师、系部、学院多方面多层次的管理因素。如何合理的维护学生、教师的利益，维护学院正常的教学秩序，提高教学质量与管理水平，是当今高校探索与思考的问题，也是建筑学院向兄弟院校学习与借鉴，进而不断提高自身水平的过程。

参考文献：

[1]张国华.高校管理信息化问题和对策[J].经济与社会发展， 2005（3）.

[2]曾春水.高校管理如何体现人本观念[J].江西教育科研， 2006（11）.

[3]马卫军.高校教学档案分级管理的若干思考[J].机电兵船档案，2009（5）.