高校办公自动化问题探析

刘建芳

摘要当前社会进入了信息化时代。信息化对高校教师和管理者都提出了一些新的要求,而办公自动化就是其中一项。办公自动化不仅是现阶段高校办公管理与发展的必然趋势,也是推动高校自身建设与发展、有效提高办公效率的一个有效途径。因此,在高校的教学与管理的实践中,要正确地认识到办公自动化的重要性,采取积极的措施,促进高校办公管理向自动化发展,进而为全面建设信息化高校打下坚实的基础。

关键词高校 办公自动化 措施与建议

中图分类号:G64文献标识码:A

1 高校办公自动化的现状

1.1办公自动化的定义

办公自动化,指的是利用先进的科学技术,使办公室部分工作逐步物化于各种现化设备中,并由办公室人员与设备共同构成服务于某种目标的人机信息处理系统。在高校的教学与管理的过程中,办公自动化在全面建设信息化高校中起着重要的作用。

1.2高校办公自动化现阶段的发展的特点

第一,高校的网络条件发展日趋成熟。随着各种计算机技术的和网络技术的出现和应用,各种自动化设备逐渐充斥在高校的各个办公室中,利用办公软件进行文档和电子表格的编写和处理,利用网络收发电子邮件、信息或文档也日益成为各高校提高办公效率的有效、快捷的手段。

第二,高校没有将办公自动化进行规范和制度化。随着办公自动化系统的逐步建立,各种相关的规章制度也需要建立和加以完善,以保证系统的正常、正确运行。

第三,高校呈现出跨校区和跨区域办公的态势。我们都知道,现在许多高校往往有多个校区,例如分为本科校区和研究生校区,本部和东校区或者某某校区等。在这样的情况下,如果两个校区之间需要传递文件、资料以及进行信息沟通,那么办公室自动化的设备就必不可少。另外,还需要将其他高校的信息或者上级政府部门的指令和文件传递到各高校,如果还用手抄的形式,将会大大地不方便。利用复印机、电子邮箱、网络等工具,完全可以将这一工作简化。

第四,高校缺乏专业的自动化办公操作人员。工作人员的办公技术的高低,直接影响到对各种资料的归档和处理,也间接影响到一个部门各种工作开展的速度和进程。工作人员对各种现代办公设备的掌握使用因自身的素质和能力的不同而有差异,因此,如果能够提高办公人员的素质,将有利于高校各项工作的开展。

2 高校办公自动化的作用

2.1高校办公自动化是高校自身建设、发展的必然要求

现阶段,我国的高校发展呈现出一种前所未有的趋势,各种专业的设置越来越多,办学的规模也日趋壮大。但是在高校发展的背后,也同时出现了许多的问题。在传统的高校办公中,学校的工作人员往往需要花费大量的时间和精力去处理各种繁琐的工作,例如,对学院、学校、学生、教师的资料,以及对学校图书馆的书籍、资料进行整理时,如果单单只靠工作人员自己来完成,没有计算机等软件的辅助,将是一项很繁琐的工作。反之,有了办公自动化系统的帮助,将使得这一项工作简单方便得多。因此,要实现高校的进一步建设和发展,办公自动化是必然的趋势。

2.2高校办公自动化保证信息通道的畅通

高校在开展工作时,如果能够及时地让各部门领导和工作人员了解到工作的目标和实施的具体计划,那么学校开展工作就会变得更加容易。学校各种信息和工作以一种公开化、明朗化的方式呈现给学生、老师以及其他高校和人员,将有利于高校间、教师间、学生间、各级社会人员将进行交流,进一步促进高校的发展。例如,发布的信息、文件的管理、会议的安排、日程的安排等一览无余的让相关处理人员看到工作进展情况作进度得以监督,客观推进了校务公开建设。

2.3高校办公自动化将有利于提高高校的办事效率,节省人力和物力

在高校实施办公自动化,使各种信息交流更加方便,大大提高工作效率。通过办公自动化,各种公文能及时、准确地被传送到相关的部门,工作人员一方面可以了解公文的办理情况,另外也可以监督公文处理的进展,这大大地提高了工作效率。另外,利用办公自动化系统,不但保证了资料的完整性和连续性,还能为工作人员减轻工作的负担。

3 高校办公自动化的管理措施及建议

第一,规范高校办公自动化制度。实施推广确实有难度,但并不能因此降低目标、放松要求。为了实现网上办公、推动校园信息化建设的目标,认定一个基本原则:更新观念,确保实施,以建促用,以用促建,两相结合,注重实效。

第二,领导要起到表率作用。学校的领导和决策者要率先践行网上办公,一方面带头参加培训,另一方面督促上下员工的工作,这无疑给学校的工作人员树立了榜样。当大家都动员起来,协同一致,从思想上认清实施办公自动化的重要性和必要性,就能为顺利推行办公自动化营造有利的氛围。

第三,对员工进行技能培训,提高员工操作能力。各高校需要定期对上岗人员进行办公技能的培训,可以通过组织讲座、让学员外出学习,各高校间互相交流的方式来提高员工的办公能力。

第四,加大高校办公自动化建设的力度。(下转第148页)(上接第78页)高校办公自动化系统建设是一项十分巨大的工程,需要调动各方面的力量才能完成。例如,高校可以争取申请研究课题,利用做课题的资金进行研究,用于建设办公自动化;也可以高校之间进行配合,一方出资,一方出人力,共同促进高校办公自动化的发展。

总之,高校办公自动化的过程中,不可避免地会遇到来自各个方面的问题和困难,我们必须要做好精神上和物质上的准备。办公自动化系统建设是一项长期的工程,在办公自动化建设中要敢于发现问题并解决问题,从而带动学校的信息化进程,提高学校的管理水平。

参考文献

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