网络环境下档案管理工作的创新策略分析

摘 要：随着互联网技术的快速发展，网络环境给档案管理工作带来新的机遇和挑战。文章分析了网络环境下档案管理工作的变化特点，探讨当前档案管理工作中存在的不足，并针对性地提出创新策略，旨在促进档案管理工作的信息化与现代化开展。

关键词：网络环境；档案管理；创新策略；信息化；现代化

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案是人类文明的宝贵财富，是社会发展的重要记忆。随着网络技术的飞速发展，档案管理工作也面临着前所未有的机遇和挑战。网络环境下的档案管理工作需要不断创新，以适应时代发展的需求，更好地发挥档案的价值。

一、网络环境下档案管理工作的变化

1.创新性

网络环境给档案管理带来了前所未有的创新性。云计算、大数据及人工智能等新技术为档案数字化、网络化和智能化管理提供了技术支撑。传统的纸质档案可以通过扫描、拍照等方式转换为数字形式，并存储在云服务器上，方便随时调阅和管理。大数据分析技术可以对海量档案信息展开分析和挖掘，发现新的价值和规律，为决策提供更科学的依据。人工智能技术可以辅助档案整理、分类和识别等工作，提高管理效率和准确性。

2.便捷性

网络环境提升了档案管理工作的便捷性。用户可以通过网络随时随地查询、浏览和下载档案资料，打破时间和空间的限制，提高档案的利用效率。档案管理人员可以利用网络平台开展档案信息的共享和协作，实现资源整合和信息共享，提高档案管理工作的效率和质量。网络环境下档案管理工作的创新性与便捷性，为档案管理工作带来新的发展方向，也对档案管理工作提出了更高的要求。

二、网络环境下档案管理工作的现状

1.时事档案

时事档案是反映社会发展和时代变迁的重要资料，其网络化建设对于及时记录和传播社会信息具有重要意义。然而，当前时事档案的网络化建设相对滞后，信息更新速度慢，内容缺乏深度，难以满足用户需求。主要表现在以下几个方面：一是信息更新速度慢，难以满足时效性要求。部分单位时事档案管理系统更新频率较低，信息更新滞后，无法及时反映社会发展动态；二是信息内容缺乏深度，难以满足用户研究需求。一些时事档案仅停留在事件描述层面，缺乏对事件背景、原因和影响等方面的深入分析，难以满足用户的研究需求；三是信息检索功能不完善，较难满足用户个性化需求。一些时事档案管理系统缺乏完善的检索功能，用户难以通过关键词、主题等实施精准检索，影响了信息获取效率；四是信息安全管理不到位，存在信息被泄露的风险。部分单位的时事档案管理系统缺乏完善的安全机制，存在信息被泄露的风险，影响了信息安全。

2.政文档案

政文档案是政府机关在行政管理过程中形成的记录，具有重要的历史价值和现实意义。近年来，政文档案的网络化建设已取得一定进展，但仍存在部分档案信息公开程度不足、信息检索功能不完善等问题。主要表现在以下几个方面：一是部分档案信息公开程度不足，限制了档案的利用价值。一些单位对政文档案的公开范围和方式限制较多，用户较难获取所需信息，从而导致档案的利用价值受限；二是信息检索功能不完善，影响了信息的获取效率。一些政文档案管理系统缺乏完善的检索功能，用户难以实施精准检索，影响了信息的获取效率；三是档案管理系统缺乏统一标准，不利于信息的共享和协作。不同单位的政文档案管理系统存在差异，缺乏统一标准，不利于信息共享和协作；四是档案信息安全管理不到位，存在信息被泄露的风险。部分单位的政文档案管理系统缺乏完善的安全机制，存在信息被泄露的风险，影响了信息安全。

3.人事档案

人事档案面临着信息孤岛、数据安全隐患、档案电子化程度不高和档案管理标准不统一等问题。信息孤岛主要表现在人事档案系统与其他业务系统之间的数据交互和共享不足，导致信息重复录入，数据不一致。例如，员工信息在人事档案系统、薪资系统、绩效系统和招聘系统中分别录入，信息容易出现偏差，无法实现数据共享和统一管理。数据安全隐患则体现在人事档案涉及个人隐私信息，网络环境下数据被泄露的风险较高。传统的安全措施可能无法应对新型的网络攻击，如黑客攻击、病毒入侵等。此外，部分单位的人事档案仍以纸质形式为主，电子化程度不高，不利于档案的检索、利用和保存。不同单位的人事档案管理标准不统一，导致数据格式、字段定义不一致，影响数据交换和共享。

4.业务档案

业务档案面临着档案分散、重复，档案保存期限不明确、档案利用率低和档案数字化程度不足等问题。业务档案分散在各个部门，重复记录现象严重，导致档案管理混乱，难以查找和利用。例如，同一份合同可能被多个部门保存，造成资源浪费和信息混乱。业务档案的保存期限规定不够明确，导致档案长期保存，占用大量存储空间。很多档案长期闲置，无法发挥其应有的价值。业务档案的数字化程度不足，导致档案的检索、利用效率低下。部分单位的业务档案仍然以纸质形式为主，缺乏统一的数字化平台，难以实现档案的快速检索和利用。

5.设备档案

设备档案面临着数据不完整、档案更新不及时、档案分散管理和档案利用率低等问题。设备档案信息不完整，缺少设备的采购、维修和保养等详细记录，难以开展设备的全面管理。例如，设备的采购信息、使用信息和维修保养信息等分散在不同的部门和系统中，难以展开整合和分析。设备档案更新不及时，导致档案信息与实际情况不符，影响设备管理的准确性。例如，设备的维修保养信息没有及时更新，导致设备的维护管理出现漏洞。设备档案分散在各个部门，缺乏统一的管理平台，难以实现设备档案的集中管理和共享。设备档案的利用率低，主要用于资产盘点和报废处理，未能充分发挥其在设备管理中的作用。

三、关于创新档案管理工作的途径分析

1.创新工作模式

网络环境为档案管理工作带来了新的发展机遇，也对档案管理工作提出了更高要求。为了适应时代发展需求，提高档案管理工作效率和质量，需要不断创新工作模式，探索新的管理理念和方法，如推行云存储、云计算等技术，实现档案信息的集中存储和管理。传统的档案管理方式以纸质档案为主，存在存储空间有限、管理效率低等问题。云存储、云计算技术的应用可以有效解决这些问题。通过将档案信息存储在云服务器上，可以实现海量档案的集中存储和管理，节省存储空间，提高管理效率。同时，云计算技术可以为档案管理提供强大的计算能力，支持大数据分析、人工智能应用等，为档案管理工作提供更多可能性。建立电子档案管理系统，实现档案信息数字化管理。电子档案管理系统是实现档案管理信息化的重要工具，可以有效提高档案管理效率和利用效率。

电子档案管理系统可以实现档案信息的数字化管理，方便用户随时随地查询、浏览和下载档案资料。同时，电子档案管理系统还可以开展档案信息的分类整理、检索查询及权限控制等操作，提高档案管理工作的效率和安全性。探索档案资源共享机制，促进档案信息资源的开放利用。传统的档案管理模式以封闭管理为主，难以实现档案信息资源的共享和利用。在网络环境下，需要探索档案资源的共享机制，促进档案信息资源的开放利用。可以建立跨部门、跨区域的档案信息资源共享平台，实现档案信息的互联互通，方便用户获取所需信息。同时，可以加大档案信息的公开力度，通过网络平台向社会公众开放档案信息，提高档案信息的利用率，促进社会发展。

2.提升管理人员的专业素质

在网络环境下，档案管理工作对管理人员的专业素质提出了更高的要求。为了适应信息化、网络化发展趋势，档案管理人员需要不断提升专业素质，掌握新技术、新技能，才能更好地胜任档案管理工作。加强档案管理人员的专业培训，提高其信息化、网络化管理水平。在网络环境下，档案管理人员需要掌握数据库管理、网络安全以及信息检索等方面的知识和技能，才能更好地开展档案信息的管理和利用。

因此，需要加强档案管理人员的专业培训，提高其信息化、网络化管理水平，使其能够适应新技术、新环境下的档案管理工作。鼓励档案管理人员积极学习新技术，掌握新技能。网络技术发展日新月异，档案管理人员需要不断学习新技术，掌握新技能，才能跟上时代发展的步伐。

鼓励档案管理人员参加各种培训课程，学习云计算、大数据及人工智能等方面的知识和技能，提升其专业素养，为档案管理工作提供新的动力。还应建立档案管理激励机制，鼓励管理人员创新性发展。为了调动档案管理人员的工作积极性，提高其工作效率，需要建立合理的激励机制，鼓励其创新发展。可以制定相应的奖励制度，表彰优秀档案管理人员，鼓励其积极学习新知识、新技能，为档案管理工作做出更大的贡献。

3.设立专项资金

档案管理信息化建设需要大量的资金投入，为了确保档案管理工作能够顺利开展，需要设立专项资金，支持档案管理系统开发、硬件设备设施建设和人员培训等工作。设立档案管理信息化建设专项资金，支持档案管理系统开发和硬件设备设施建设。档案管理信息化建设需要开发相应的管理系统，购买相关的设备设施，需要大量的资金投入。

因此，需要设立专项资金，支持档案管理系统开发和设备设施建设，为档案管理信息化建设提供必要的资金保障。鼓励企业、社会组织参与档案管理信息化建设，形成社会合力。档案管理信息化建设需要政府、企业和社会组织共同参与，才能取得更好的效果。政府可以制定相应的政策，鼓励企业、社会组织参与档案管理信息化建设，并提供相应的资金支持。企业、社会组织可以通过捐赠、投资等方式参与档案管理信息化建设，为档案管理工作提供资金和技术支持。

同时，还应建立档案管理信息化建设资金的监管机制，确保合理使用资金。为了确保专项资金的合理使用，需要建立相应的监管机制，对资金的使用实施监督和管理。可以聘请专业机构实施审计，定期评估资金的使用情况，为档案管理信息化建设提供有效保障。

4.完善档案管理制度

在网络环境下，档案管理工作需要适应新的环境，制定新的制度，以规范档案信息管理流程，确保信息安全，提高档案管理效率。在网络环境下，档案信息的管理方式发生了很大变化，需要制定新的制度，规范档案信息管理流程，确保信息安全、高效和可靠。制度内容可以包括档案信息的收集、整理、分类、存储、利用和销毁等方面的规定以及网络安全、信息保密等方面的要求，确保档案管理工作的规范性。加强档案信息安全管理，建立健全安全防护体系。

在网络环境下，档案信息的安全管理至关重要，需要建立健全安全防护体系，防止信息被泄露、篡改等安全事件的发生。安全防护体系包括防火墙、入侵检测系统和数据加密等技术手段以及人员安全管理制度、信息保密制度等，确保档案信息的安全性。推行档案信息公开制度，提高档案信息的透明度和可利用性。在网络环境下，档案信息公开可以更好地发挥档案的价值，促进社会发展。可以制定相应的档案信息公开制度，明确哪些档案信息可以公开，哪些档案信息需要保密以及公开的方式和流程，提高档案信息的透明度和可利用性，充分发挥档案信息的作用，促进社会发展。

5.构建档案信息资源体系

为了更好地发挥档案的价值，需要构建完整的档案信息资源体系，实现档案信息的整合、共享和利用。在网络环境下，可以建立统一的档案信息资源库，整合各类档案信息，实现资源共享。资源库包括政府机关、企事业单位和社会组织等各类型单位的档案信息以及各种类型的档案资料，如文字、图片、音频和视频等。同时，开发档案信息检索系统，提高档案信息检索效率。档案信息资源库的建立需要开发相应的检索系统，方便用户检索信息。检索系统可以提供关键词检索、主题检索和时间段检索等多种检索方式以及浏览、下载等功能，提高档案信息检索效率，方便用户获取所需信息。此外，还应打造档案信息服务平台，为用户提供个性化、多样化的服务，满足用户不同的需求。服务平台可以提供档案信息查询、下载、复制和认证等服务，也可以提供档案信息整理、分析、挖掘以及档案信息利用方面的咨询服务，为用户提供全方位的服务体验。

四、结语

在网络环境下，档案管理工作面临着前所未有的机遇与挑战。创新档案管理工作模式、提升管理人员专业素质、设立专项资金、完善档案管理制度以及构建档案信息资源体系，是推动档案管理工作信息化、现代化发展的关键。本文旨在通过分析网络环境下档案管理工作的现状与不足，提出相应的创新策略，以期为档案管理工作的信息化建设提供参考，助力档案资源的开发利用，更好地发挥档案的社会价值。

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作者单位：福建省仙游县总医院