浅议如何提高县级档案馆的利用服务能力

摘 要：县级档案馆作为国家档案事业的基础，是党和国家档案工作的“最后一公里”，是各级各类档案馆服务人民群众的基础。新时代档案工作要始终坚持以人民为中心的发展思想，把实现好、维护好、发展好最广大人民根本利益作为档案工作的出发点和落脚点，深入实施《中华人民共和国档案法》，坚持依法治档，加强档案资源建设，努力构建覆盖城乡、功能完备、开放高效的档案公共服务体系。云南省红河州红河县档案馆认真贯彻落实新时代档案工作的发展要求，既要在法律法规的框架内稳健前行，还要在提高县级档案馆的利用服务能力上不断创新与突破。基于此，文章就如何提高县级档案馆利用服务能力问题进行了深入探讨，以全面增强档案馆的公众吸引力和服务效能。

关键词：县级档案馆；利用服务能力；提升策略

中图分类号：G271 文献标识码：A

档案是人类社会历史实践的记录，是国家机构、社会团体、个人从事政治、经济、科学和文化等活动的真实记录。在中国档案事业发展史上，县级档案馆的作用举足轻重。它是地方党委和政府领导下的重要经济文化信息中心，是集中管理本地区档案资料的重要基地，是国家档案事业的基础，是社会主义精神文明建设的重要阵地。县级档案馆工作任务重、责任大、要求高，必须按照上级档案主管部门的要求和部署，结合自身实际情况，制定科学可行的发展规划和工作方案，找准工作重点和突破口，不断加强自身建设，提高档案利用服务的能力。

一、提高县级档案馆利用服务能力的重要意义

1.有利于满足人民群众的迫切需求

档案事业的根本宗旨是为人民服务，档案工作的根本任务就是为党和国家事业服务。县级档案馆是各级党政机关、社会团体、企事业单位和广大人民群众查档利用的主要场所，是收集和保存档案的重要基地。县级档案馆能否充分发挥档案资源优势，满足人民群众日益增长的精神文化需求，事关改革发展的稳定大局。

同时，随着信息化时代的到来，人民群众对档案信息获取的需求不再局限于传统的纸质档案，更趋向于数字化和网络化的便捷服务。提高县级档案馆利用服务能力，对于适应这一变化，满足人民群众对档案信息的新需求具有重要意义。

2.促进档案资源的有效整合与共享

县级档案馆作为地方档案资源的聚集地，拥有丰富的地方历史、文化和经济等多方面的档案资料。然而，长期以来，由于管理体制、技术条件等因素的限制，这些档案资源往往处于分散、孤立的状态，难以得到有效的整合与共享。因此，提高县级档案馆的利用服务能力，不仅是对外在服务形式的优化，还是对内在资源管理的深化变革。

3.推动档案工作的现代化转型

在信息化、数字化浪潮的推动下，传统档案工作模式正面临前所未有的挑战与机遇。提高县级档案馆的利用服务能力正是档案工作适应时代变迁、实现现代化转型的必由之路。同时，县级档案馆不仅要加强基础设施建设，如引入先进的档案管理系统和设备设施，提高档案数字化、信息化水平，还要在服务理念和服务模式上创新，构建以用户为中心的服务体系。在这一过程中，县级档案馆必须紧跟时代步伐，积极拥抱新技术，以创新思维推动档案管理和服务的全面升级，不仅可以有效保护珍贵的历史资料，还能大幅提高检索效率，方便公众随时随地获取所需信息。

4.有利于提高档案服务的能力

县级档案馆是为党和国家服务的重要窗口，县级档案馆工作直接关系到群众的切身利益，其工作质量的高低直接影响党和政府在人民群众中的形象。提高县级档案馆的利用服务能力，既是提高档案工作整体水平的关键一环，也是强化政府公共服务职能、树立良好政府形象的重要途径。县级档案馆只有不断提高档案利用服务水平，才能为群众提供更加便捷、高效和优质的服务，真正让群众感受到档案工作是在为他们办事，进尔得到群众的认可和支持，同时也能极大地提升县级档案馆的知名度和美誉度。

二、县级档案馆利用服务能力的现状分析

1.服务意识不强，档案利用需求响应迟缓

县级档案馆是县级人民政府直属机构，其职责主要是管理档案。近年来，国家对档案工作越来越重视，《中华人民共和国档案法》的颁布实施，为档案工作指明了发展方向。但目前县级档案馆在日常管理工作中，缺乏主动服务意识，普遍存在“重保管、轻利用”的思想观念，主动服务的意识不强。主要表现在：一是档案馆馆藏结构单一，档案保管利用的意识淡薄；二是馆藏档案数量不多，不能满足社会利用的需求；三是对档案馆的宣传力度不够，公众对档案馆还不了解、认识不够；四是服务手段落后，缺少现代化服务手段。这些问题导致档案馆的利用服务能力不能得到有效发挥。

2.档案业务能力参差不齐，影响档案利用效率

县级档案馆普遍存在档案业务能力参差不齐的情况，有的单位档案管理人员素质较高，档案管理规范，有的单位则档案业务能力较弱，特别是近年来随着县级档案馆事业的发展，档案工作人员的数量越来越多，而人员素质参差不齐的问题也逐渐凸显。从调查情况看，县级档案馆绝大多数存在档案人员配置不合理的问题，尤其是一些乡镇和村级档案人员配置较少。一方面，工作任务繁重；另一方面，缺乏具有专业知识和综合能力的人才队伍，无法及时有效地开展工作，在一定程度上影响了县级档案馆的利用服务能力的提升。

3.档案资源体系不完善，档案利用范围受限

档案资源体系是指各级各类档案馆所形成的档案资源种类、数量、质量及分布状况。县级档案馆馆藏量大、类型多，但是由于历史原因，其档案资源体系不够完善，与国家档案局要求的档案馆馆藏基本体系尚有一定差距。而且，受地方财政制约，县级档案馆馆藏结构不合理，导致馆藏档案种类不丰富。县级档案馆馆藏多以综合档案为主，仅有历史、经济、农业和科技等门类的档案，人物类和音像类档案较少，还存在大量的过期或破损的档案等。因此，县级档案馆馆藏资源体系不完善，馆藏结构不合理导致其档案利用范围受限。

4.档案信息化建设滞后，影响档案利用的便捷性

虽然档案信息化建设已经起步，但在具体的应用上还存在着一些问题。比如档案管理系统功能不完善、缺乏专业的档案管理软件以及档案信息化建设还停留在查找档案信息的初级利用阶段，需要工作人员花费大量时间查阅纸质档案，造成工作效率低。档案管理系统的应用只局限于日常查档工作，功能还不够完善，难以满足新形势下对档案工作的要求。

三、提高县级档案馆利用服务能力的有效策略

1.转变观念，增强档案服务意识

“实行统一领导、分级管理”是档案工作的出发点和落脚点，是档案工作者应遵循的基本原则。因此，县级档案馆要从思想上树立“以人为本”的观念，不断加强学习，提升自身素质，创新服务理念和服务方式，增强主动服务意识，提高服务社会的能力。县级档案馆要从被动提供档案资料变为主动提供服务。县级档案馆要树立“为人民服务”的观念，利用现代科学技术手段和多种媒体宣传档案知识，扩大档案工作的影响力。

同时，县级档案馆要加强对利用者的教育引导工作，把利用者作为开展档案服务工作的主体。要让利用者真正了解档案工作是为社会各方面提供信息服务的事业，为他们提供便利和优惠。县级档案馆也要从实际出发，充分利用现有条件，不断改进工作方式和方法，创新服务手段，提高利用效率，并要建立健全各种规章制度和操作规程，使档案管理工作逐步规范化和科学化。

2.加强学习，提升档案业务素养

档案管理工作是一项政策性很强的工作，要做好这项工作，必须具有较高的档案业务素养。因此，县级档案馆要组织全体干部职工认真学习《中华人民共和国档案法实施办法》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等档案法律法规，认真学习党中央关于档案工作的重要讲话精神，深入领会新修订的《中华人民共和国档案法》和《云南省档案条例》等档案法律法规，明确档案馆的功能和职责，增强为社会服务的意识。同时，要组织全体干部职工认真学习新修订的《中华人民共和国档案法》《云南省档案管理条例》等档案法规，使大家了解新修订的有关档案法规和规范性文件，并将相关内容纳入日常学习范围。通过学习，使全体干部职工明确作为县级档案馆应该做什么、不该做什么，为提升业务素养奠定坚实的基础。

3.拓展思路，加快档案资源体系建设

在信息化时代，为了更好地发挥档案资源的作用，需要进一步拓展思路，加快档案资源体系的建设。

一是科学规划，合理布局。县级档案馆必须围绕当地的政治、经济和社会发展目标，结合本地的自然条件和历史文化特点，合理规划馆藏档案资源的建设。同时，加强与有关部门的合作，建立沟通协调机制，从源头上保障档案的收集、整理、保管和利用工作。

二是注重质量，突出特色。结合本地区的实际情况和馆藏特点，努力打造具有本地特色的馆藏。特别是要把本地区政治、经济、文化和社会历史资料作为馆藏建设的重点，特别是要挖掘出有地方特色的档案资料。另外，县级档案馆还要注意收集和积累档案信息资源，积极与上级档案馆联系沟通，利用现代化手段将本地的历史资料及时录入“中国档案文献遗产名录”“全国综合档案馆馆藏资源目录”等数据库中，不断充实和丰富馆藏资源。

三是突出重点，搞好开发。县级档案馆要按照国家档案局《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中所要求的工作思路和目标任务，通过深入基层调查研究，摸清家底，掌握第一手资料。在此基础上，根据馆藏档案资料的实际情况和社会利用需求的变化趋势进行开发利用，以此来推动档案工作的顺利开展。

4.加大投入，推进档案信息化建设

档案信息化建设是提高档案工作现代化水平的必由之路，没有信息技术的发展，就没有现代化的档案管理。信息技术在档案工作中的应用，能够有效地促进档案事业的发展。因此，各级领导要高度重视档案信息化建设，为县级档案馆信息化建设提供必要的资金、人力和物力保障，不断推动县级档案馆信息化建设进程。在资金投入上，县级档案馆要把信息化建设作为重点项目，在资金、人员配备等方面给予支持，建立一支相对稳定的档案工作队伍。

在人员配备上，要保证有足够数量的业务技术骨干和管理人员从事档案信息开发和利用工作，形成一支综合素质较高的工作队伍。在硬件设施上，要按照国家档案局关于档案馆现代化建设标准和要求，配备必要的计算机、复印机、扫描仪等设备以及档案室专用档案信息检索工具。通过加大资金投入、加强硬件设施建设、增强人员配备以及提升工作人员业务素质等措施，进一步完善县级档案馆的信息化建设，推动县级档案馆利用服务能力迈上新台阶。

5.强化管理，提高档案利用服务能力

县级档案馆要根据国家档案局关于加强档案基础业务建设的要求，认真贯彻落实档案法，强化管理，完善各项规章制度，不断提高档案管理水平。

一是建立健全各种规章制度。以《中华人民共和国档案法》为依据，结合本地实际情况制定有关规章制度，用制度管人、管事。建立健全档案调阅制度、档案借阅登记制度及档案销毁制度等规章制度，使各项工作有章可循。

二是加强对各种文书和非文书档案的整理工作。在整理过程中，要对不同类型的档案进行科学分类，使各类档案在存放形式、保管期限和利用方式上更加规范化和科学化。

三是加强对各级各类档案馆的业务指导和监督工作。县级档案馆要认真履行业务指导和监督职责，帮助各级各类档案馆提高利用服务能力。县级档案馆在接收档案时要严格按规定验收，符合进馆条件的单位要及时接收进馆。在保管期间，县级档案馆要督促各级各类档案馆做好保管利用工作，对不符合进馆条件的单位，县级档案馆要向其说明原因，提出整改要求。

6.接轨社会，深化信息化服务创新

随着信息技术的迅猛发展，县级档案馆应紧跟时代步伐，深入研究信息技术在档案工作中的应用，以提高信息化服务水平，更好地满足社会公众对档案信息的多样化需求。县级档案馆需积极接轨社会，探索信息化服务的新路径。通过引入大数据、云计算等先进技术，县级档案馆可以实现档案信息资源的深度挖掘和智能分析，为用户提供更加精准和个性化的信息服务。同时，加强与社会各界的合作，推动档案资源的开放共享，促进档案信息在教育、科研和文化等领域的广泛应用。

四、结束语

综上所述，县级档案馆是县级人民群众利用档案资源的最主要场所，其利用服务能力的强弱，直接关系到县级人民群众对党和政府工作的了解程度，影响县级人民群众对党和政府的信任程度。因此，提高档案馆利用服务能力是县级档案馆的一项重要任务。作为县级档案工作者，要把提高利用服务能力作为当前最重要的任务之一来抓，树立强烈的责任心和使命感，转变观念、加强学习、拓展思路，增强档案服务意识，提升档案业务素养，不断创新服务方式和手段，积极拓展服务领域，为促进当地经济发展、社会稳定和各项事业全面进步作出更大贡献。

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作者单位：云南省红河州红河县档案馆