关于医保局档案管理工作的策略分析

摘 要：档案是医保局业务开展和改革发展的集中体现，是了解医保局发展历程和推动医保局发展的重要资料。加大档案管理工作力度，多维度和多层次地开展档案管理创新，优化和完善档案管理体系有助于提高档案管理工作效率和质量，推动医保局改革落实和创新发展。文章从增加内容、提高要求和创新技术三个方面，阐述医保局档案管理工作面临的新形势。基于新形势分析医保局档案管理工作策略，包括转变工作理念、融入信息技术、聚焦管理技能、优化管理制度、多项融合并用及新兴技术应用，旨在加强重视档案管理、创新管理方式、提升综合素养、加强档案保密以及提高管理效率，为医保局档案管理创新注入动力。

关键词：信息技术；档案管理；人工智能；管理方式；管理制度

中图分类号：G217 文献标识码：A

档案在医保局发展过程中起到重要的赋能作用，特别在医疗改革关键时期，创新档案管理方法，优化档案管理流程，注重科学技术应用，构建高质量人才队伍，有助于促进档案管理工作创新。随着医保局创新发展，档案管理也要优化和升级。由于档案管理工作创新归根结底是人才升级、技术升级和设备升级。因此，档案管理创新应紧紧围绕人才、技术和设备三个方面开展。

一、医保局档案管理工作面临的形势

1.档案管理内容增加

医保局在我国社会主义现代化建设过程中发挥了重要职能。新时期，医保局作为我国行政单位，为促进经济社会发展全面绿色转型，应顺应国家发展趋势实行改革。医保局在改革发展过程中不断拓展业务以及优化业务结构，档案资料的种类和数量不断增加。第一，医保改革发展需要借助原始资料，档案管理人员需要整理历史档案，包括种类划分、内容整合和编辑归档等。随着档案管理方式和模式变化，历史档案分类界定是大问题，给档案整理、编辑和归档工作造成影响，使得档案管理工作量增加。第二，由于医保局改革发展需要调用历史资料和近期资料，档案资料在医保局改革中发挥重要作用，医保局尤为重视档案管理工作。因此，档案管理工作由宏观走向微观，管理模式由粗糙转变为细致，导致档案归集类别不断增加。目前，新增加的档案种类有党建工作档案、业务项目档案和民生档案等。第三，医保局改革拓展多项业务，导致档案内容不断增加，给档案管理人员增加了工作难度。

2.档案管理要求提高

由于档案在医保局改革过程中发挥赋能作用，所以对档案管理工作要求不断提高，强调档案工作要标准化、规范化、信息化和智能化管理。医保局改革出现处室合并与拆分，旨在通过组织架构重组，加强处室工作流程衔接，提高工作效率。然而，处室的合并与拆分，导致其档案资料需要重新划分和归档。档案管理人员要根据各业务处室的业务情况，充分梳理、整理、分析、存储和归档档案资料，对档案管理工作技能提出更高的要求。随着我国医疗改革不断深入，国家和医疗管理部门对医疗改革尤为重视，如支付方式、医保基金管理以及职工医保门诊共济保障机制等，形成大量的数据信息。同时，数据信息是推动医保局改革的重要基础资料，对档案安全、数字化建设和智能化管理方面提出新的要求。

3.档案管理技术创新

2023年是我国技术发展的关键年，大数据技术、人工智能技术和云技术纷纷涌现，在社会各行各业发展中发挥了重要的作用。医保局在数字化、信息化和智能化发展过程中，档案管理工作要注重新技术的应用，促进档案管理更加科学、智能和高效。随着新技术的发展和应用，档案管理信息化、数字化和智能化建设提上日程，也是档案管理的必然趋势。档案管理融入新技术，既能提高档案管理工作的效率，也能降低档案管理成本。医保局在改革和发展过程中需要运用大量的档案资料，档案共享管理成为工作重点。因此，档案共享管理要规范化和标准化。大数据、人工智能和互联网技术的应用，可以辅助档案管理人员加强档案管理规范化和标准化开展，提高档案的利用率和共享效果。鉴于档案的重要性，对档案安全管理提出更高的要求。高科技时代网络安全管理工作至关重要，在档案保管、储存和转递环节需要运用高新技术，以加强档案信息的安全性。

二、医保局档案管理工作的有效策略

1.转变工作理念，重视档案管理

转变档案管理人员工作理念、加强档案管理重视程度，是提高档案管理工作效率和质量的重要路径。管理层应加强对档案管理的重视，认识档案管理工作的重要性，让档案管理人员在思想上正确认识和重视档案管理工作，以意识形态引领实际行动，积极开展档案管理工作。同时，将档案管理工作能力、综合素养和业绩融入绩效考核，注重检查和审核档案管理工作，对于档案管理工作中出现重大问题的人员，取消其每年度的绩效考核，使其重视档案管理工作的重要性。此外，大力开展档案管理培训和档案管理专题会议、优化以及完善档案管理制度，提高档案管理工作效率。

2.融入信息技术，创新管理方式

信息化时代医保局档案管理信息化发展是大趋势，信息技术的融入与应用能够改变传统档案管理方式，节约工作时间，提高工作效率和工作质量。档案管理信息化建设要注重信息化设备配置，包括计算机、存储设备、扫描仪、网络系统以及电子档案管理所需要的各种软件。配齐、配好信息化设备，是推动档案管理信息化发展的基础，是提高档案管理工作效率和质量的关键，医保局要结合档案管理信息化发展的实际情况，适当引进信息化设备。同时，信息化建设要构建新的档案管理信息化系统或者升级原有的系统。档案信息化管理系统有助于档案管理人员指向性地开展档案管理工作。档案管理部门要开展信息化管理系统专题学习培训，邀请档案管理信息化系统供应商或相关技术人员作为讲师，从功能、应用、注意事项和问题解决等多方面详细讲解，提升档案管理人员的信息素养，高效运用信息化系统开展档案管理工作，提高工作效率。

3.聚焦管理技能，提升综合素养

档案管理人员是档案管理工作的主体，为提高档案管理工作效率和质量，应注重培养档案管理人员的管理技能，提升其综合素养。医保局应提高档案管理岗位招聘的要求，选择工作技能硬、综合素养高的复合型人才进入档案管理工作团队。在学历、工作能力和工作经验等方面设定明确要求，保证入职的档案管理人员，专业知识扎实、工作经验丰富以及专业技能高超，为档案管理部门注入新动力。新入职人员的实习期，档案管理部门负责人和人力资源管理部门应做好监督和考核工作，包括工作态度、实际工作能力、遵守规章制度以及按照工作流程开展工作等，重点在于能够利用人工智能或大数据等先进技术开展档案管理工作。同时，开展相关培训工作，提高档案管理人员的工作技能和综合素养，工作技能重点培训内容为信息技术及信息化系统的运用，或者是运用信息技术开展工作时遇到的问题，旨在提升档案管理人员的信息化素养。综合素养培训注重融合思政元素，可以邀请企业政工师开展联合培训工作，深化档案管理人员的工作认识，加强档案管理工作能效认同感，促进员工积极投入工作。

4.优化管理制度，加强管理引领

管理制度是推动档案管理规范化和标准化建设的基础，是提高档案管理工作质量和效率的支点，档案管理部门要根据实际工作情况和发展趋势，优化档案管理制度，发挥档案管理效能。首先，明确工作岗位职责，根据工作岗位明确岗位职责和工作任务，做到档案管理工作落实到个人，工作失误抓到个人。细化档案管理工作流程，融合连接档案管理每个工作流程，确保档案管理工作开展的流动性和顺畅性，做到档案管理工作有据可依和有章可循；其次，档案管理人员应加强与其他部门的交流和沟通，了解医保局各部门工作所形成的档案种类和内容，有助于档案管理人员做好提前准备工作，包括档案分类、文件编码和文件索引等，提高工作效率和质量；最后，完善档案管理监督机制。档案管理部门负责人员落实监督主体工作，严格核查员工是否按照管理办法、工作流程和管理制度开展工作，是否每日保质保量地完成本职工作，将员工实际情况纳入绩效考核中，加大档案管理监管力度，提升档案管理工作的质量。

5.多项融合并用，加强档案保密安全

档案保密是档案安全管理的重要路径，科学化、等级化和立体化开展档案保密工作，能够有效提升档案管理工作的质量。随着档案管理信息化建设的不断深化，医保局大部分档案以电子文档、视频等形式存储和管理。由于电子档案流通性较强。因此，加强电子档案保密工作至关重要。

首先，加强网络安全建设。档案安全管理与其他安全管理不同，医保局可以设立安全监管部或者与信息技术部门联合，加强网络安全建设，做好电子档案保密工作。档案管理人员根据电子档案重要程度划分等级，对于保密级别较高的电子档案可以采用安全监控系统监控管理，防止因网络瘫痪或黑客攻击造成档案损坏或丢失。电子档案保密工作要落实到个人，监管人员做好监督和系统检测工作，确保网络监控系统处于工作状态。

其次，树立档案安全意识。人是加强档案保密工作的主体，通常出现档案被泄露或丢失，主要是人为因素引起。因此，增强档案管理人员的安全意识极为重要。档案管理负责人要做好宣教工作，通过会议和交流等方式深化档案管理人员的安全意识，使档案管理人员认真开展保密工作，按照管理制度、工作流程和操作技巧展开工作，防止因人为导致的电子档案安全问题。

最后，重视电子档案管理流程。对于保密级别较高的电子档案要专人负责，严格按照管理制度工作，包括电子档案搜集、整理、分类和存储等。电子档案借阅要严格按照工作流程开展，必须有相关负责人签字，并经过层层审核通过后，方可接触密级电子档案，并应规定档案归还日期。

6.应用新兴技术，提高管理效率

（1）数据挖掘技术的应用

数据挖掘是大数据技术之一，在数据管理和应用中发挥重要作用。数据挖掘主要包括档案分类、信息提取与关联分析、异常检测与预测分析以及个性化推荐四个方面。

一是档案分类。档案信息化管理系统虽然有档案分类存储功能，但是需要人为逐步点击操作，信息化能力较低的工作人员难以高效正确地应用信息化系统开展档案分类工作。数据挖掘技术嵌入信息化管理系统后，可以自动分析文件名或文件内容，根据信息化管理系统对档案分区分类，减少工作人员逐个档案分类的工作，提高档案分类工作的效率。

二是信息提取与关联分析。信息提取之前需要对档案展开分析。数据挖掘技术与传统档案搜索功能的本质区别是能够快速扫描档案，并找出与输入关键词相关联的档案，有效杜绝逐个文件搜寻现象，为档案管理人员开展档案服务工作提供方便。

三是异常检测与预测分析。电子档案长时间存储容易出现异常情况，数据挖掘技术通过数据异常检测，可以梳理出异常的数据档案。同时，数据挖掘技术根据数据异常情况预测分析，指出导致数据异常的原因，为档案管理人员解决数据异常提供思路和方法。

四是个性化推荐。数据挖掘技术能够记录信息化管理系统浏览的路径，通过数字化分析了解档案管理人员经常查找的档案，数据挖掘技术可以推荐常用的档案，提高档案应用效率。

（2）人工智能技术应用

人工智能技术提出较早但应用较晚，自Chat GPT软件问世，意味着人工智能技术普遍性运用。目前，人工智能技术应用到各个领域，如教育领域、医疗领域和金融领域等，医保局要抓住人工智能红利，融入档案管理工作。目前，普遍运用的人工智能技术包括自然语言处理技术、图像识别与处理技术和数据清洗技术，在档案管理中起到重要作用。

一是自然语言处理技术。自然语言处理技术是语言分析和需求反馈的组合。自然语言处理技术依据信息化管理系统，档案管理工作人员输入语言指令，自然语言处理技术自动分析语言指令，明确语言指令的需要，再结合大数据技术展开数据搜索，呈现给档案管理人员。总之，自然语言处理技术通过语言分析，可以满足工作相关的要求，实现人机对话，提高工作效率。

二是图像识别与处理技术。电子档案中存在大量图片类档案，寻找某一类的图片档案，需要工作人员点击进入浏览查找。运用图像识别与处理技术，信息化管理系统根据管理人员输入的关键词，自动扫描图片档案，寻找与关键词相关联的图片档案。

三是数据清洗技术。电子档案中存在大量的年久失修、模糊失真的电子文档或图片，肉眼难以辨识电子档案内容，给医保局档案应用造成影响。数据清洗技术可以筛选出年久失修和模糊失真的电子文档，并清晰修复，提高电子档案内容辨识度。

三、结束语

综上所述，医保局档案管理从人、技术和设备三个方向升级，构建高质量人才队伍和搭建信息化档案管理平台，有助于档案工作人员全面开展档案管理工作，能够自主开展档案搜集、处理、分类、存储、解读以及档案修复等工作，提高档案管理工作效率和质量，为医保局创新发展提供支点。

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作者单位：山东省鄄城县医疗保障局