高校行政管理信息化建设探究

摘"要：行政管理信息化建设是教育信息化中的重要环节，信息化建设对于提升行政管理工作效能，进一步推进高校治理能力现代化具有重大意义。本文从阐述加强新时代高校行政管理信息化建设的意义出发，分析了信息化视角下高校行政管理工作面临的发展困境，并从数字化协同、标准互通战略、培养机制健全、行业技术规范、信息安全措施等方面提出高校行政管理信息化发展对策建议。

关键词：教育信息化；行政管理；信息化管理

中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：2095-9052（2024）07-0089-03

引言

党中央、国务院高度重视信息化工作，习近平总书记强调，没有信息化就没有现代化。教育信息化“十三五”落地实施以来，全国高校已逐渐达成“教育信息化”的共识，普遍认识到信息化在学校教学、科研及学校治理等方面发挥的巨大作用。随着中央网信办印发《“十四五”国家信息化规划》，提出要把教育信息化作为发展的战略制高点，以教育信息化推动教育高质量发展。可见，教育信息化已成为未来教育的发展趋势，并逐渐成为评价高校教育教学管理科学化、规范化、标准化的重要指标。

一、新时代高校行政管理信息化建设的意义

（一）优化组织构架与提升管理效能

随着社会的不断发展，高校行政管理面临着日益庞杂的任务和复杂的环境。通过引入信息技术，建立智能管理系统，高校得以实现迅速的信息传递、实时监测与响应，进一步加强了管理决策的科学性和时效性，使得在快速变化的社会背景下，高校管理层更能够迅速做出适应性强、有效果的战略性决策。传统行政管理中的信息滞后、决策不及时等问题成为制约高校管理效能的瓶颈。通过信息化建设，智能管理系统不仅提供了全面的数据支持，且通过数据分析和挖掘，为高校管理层提供了更深层次的洞察。

（二）资源优化配置与整合

资源优化配置的核心是实现资源的有效利用，减少资源浪费。利用信息化系统，高校得以更加精准地管理各类资源，包括财务、人力、教学设备等。信息化系统通过数据分析和预测，使高校能够更科学地进行资源规划和分配，有助于提高资源利用效率，使得高校在面对日益增长的教育需求时能够更加灵活、迅速地做出相应调整。同时，信息化系统也能促使各项资源在不同部门、系统间实现协同运作。资源整合的优势在于打破原有的信息孤岛，实现信息的流通共享。

（三）提升服务质量与满足多元需求

高校作为知识传承和人才培养的重要场所，其服务对象涵盖了学生、教职工等多元化的群体。通过构建智能服务平台，高校能够更加灵活、个性化地满足这些多元化的需求。服务质量是高校形象和声誉的重要体现，也是吸引和留住优秀学生与教职员工的重要因素。通过信息化建设，高校能够提高服务的个性化和差异化水平。智能服务平台不仅能够更好地满足用户的特定需求，还能够通过数据分析不断优化服务流程，提升服务效能"［1］。

二、信息化视角下高校行政管理工作面临的发展困境

在信息化时代，高校行政管理工作既迎来了新的机遇，也面临着更为复杂的发展困境。发展困境不仅仅局限于技术层面，还涉及组织结构、管理理念、资源配置等多个方面，呈现出多层次、多方面的挑战。在信息化的视角下，本文总结出以下五大挑战：

（一）信息孤岛与系统碎片化

随着高校行政管理信息化的推进，信息孤岛和系统碎片化问题愈发显著。信息孤岛不仅仅是技术上的分隔，更是组织结构和信息流程的断裂。此外，还存在信息沟通渠道不畅、信息标准不一致等问题。这不仅使得决策者难以获取全面数据，也导致了资源的不均衡利用，影响了高校行政管理的整体效能。系统碎片化表现为高校内部存在多个独立的管理系统，各系统之间缺乏有效的互通。系统碎片化不仅使得数据难以整合，也增加了系统维护和更新的复杂性，例如学生管理系统、财务管理系统、人事管理系统等相对独立运作，使得信息无法顺畅流通，制约了高校信息化管理水平的提升。信息孤岛与系统碎片化直接影响了高校行政管理的整体效能和协同性，使得高校内部难以形成全局视野，限制了数据的整合，也增加了系统运维的成本。

（二）安全与隐私的挑战

高校行政管理涉及大量敏感信息，包括学生档案、教职工个人信息、财务数据、科研项目等。随着信息化建设的深入，信息安全和隐私保护受到了巨大的挑战。例如西北工业大学泄密事件，网络攻击、数据泄露事件频发，不仅损害了高校的声誉，也对师生的个人隐私构成了潜在威胁"［2］。隐私挑战涉及大规模的数据处理、信息传输，以及对用户隐私的合规处理。安全挑战主要体现在网络攻击、数据泄露、恶意软件等多方面。研究表明，高校网络系统是攻击的重要目标之一"［3］。黑客通过各种手段，如钓鱼攻击、恶意软件注入等，试图获取敏感信息或干扰系统正常运行。

（三）非统一标准与兼容性难题

在信息化时代，高校行政管理工作的数字化转型受到非统一标准与兼容性难题的制约，主要涉及不同系统、软件和平台之间标准不一、兼容性差异大等方面，给高校行政管理带来了复杂性和局限性。高校行政管理系统众多，包括学生管理、财务管理、人事管理等多个方面。然而，由于缺乏统一的标准，不同供应商、开发者采用的数据格式、交互方式和接口设计差异巨大，导致了各系统之间信息难以互通，数据流动受限，使管理者难以获取全面、一致的数据视图，导致了决策的滞后和局部最优决策的频繁发生。而且，维护和升级系统也变得复杂，需要投入更多的资源。而兼容性问题是由于各种设备、操作系统和应用程序的多样性导致的。高校内部可能同时运行Windows、MacOS、Linux等多种操作系统，教职工和学生使用的终端设备也各异。非统一标准与兼容性难题给高校带来了数据交流的障碍，增加了系统的维护成本，降低了整体的信息化水平。

（四）人才短缺与培训困境

人才短缺与培训困境是高校行政管理信息化发展的瓶颈问题，影响了数字化转型的深入推进。人才短缺首先影响高校信息化团队的建设。缺乏技术专业人才，导致信息系统的设计、开发和维护能力有限，进而影响高校行政管理工作的数字化水平，使得一些先进的技术和方法难以得到应用。其次，人才短缺对决策层的数字化认知提出了挑战。管理者在制定数字化战略和计划时，由于对信息技术的了解不足，导致制定的计划缺乏前瞻性和实际可行性，影响整体的数字化转型效果"［4］。加上信息技术发展迅速，传统的培训方式和周期往往无法满足实际需求，导致人才无法迅速适应新技术的应用场景，培训困境同时也牵涉到组织文化和变革管理。由于数字化转型涉及业务流程和工作方式的根本性改变，缺乏对这一变革进行有效培训和沟通，容易引发员工的阻力，阻碍整体转型的推进。

（五）信息化建设参与度不足

在信息化时代，高校行政管理工作的数字化转型面临着信息化建设与参与度不足的严峻挑战，涉及技术投入、组织文化、用户培训等多个方面，影响着数字化转型的顺利进行。一是信息化建设不足。高校行政管理工作的信息化建设不足主要表现在技术投入、系统更新、安全保障等方面。缺乏足够的技术投入导致信息系统陈旧，难以适应日新月异的技术发展。系统更新不及时则可能面临安全隐患，影响信息化的稳定运行。由于信息系统的滞后和不完善，行政流程仍然依赖传统的纸质文件和手工操作，导致管理效率低下，容易出现错误和延误。二是参与度不足引发的复杂性。参与度不足是指在数字化转型中，组织成员对信息化的认知、支持和积极参与程度较低。研究指出，员工参与度不足导致数字化转型的推进面临阻力"［5］。教职工可能对新系统使用产生抵触情绪，拒绝改变既有的工作方式，从而限制了信息化的深入应用。

三、新时代高校行政管理信息化建设的对策研究

（一）实施数字一体化战略

信息孤岛与系统碎片化是高校行政管理工作数字化转型中亟待解决的关键问题。首先，制定一体化的信息化规划。高校应制定全面的信息化规划，明确统一的信息系统架构和技术标准。这有助于消除信息孤岛，降低系统碎片化的发生概率。其次，推行数据标准化和整合。在信息系统设计和开发过程中，推行数据标准化，确保不同系统中的数据格式和定义一致。同时，采用先进的数据整合技术，实现系统之间的数据共享与整合。再次，强化协同办公平台。通过部署协同办公平台，促使各部门之间实现更加紧密地协同工作。这可以包括项目管理工具、共享文档系统等，提高团队协作效率，减少信息孤岛。最后，采用统一的技术平台。在系统选择和开发过程中，优先选择采用统一的技术平台，确保系统具有较高的兼容性和集成性。

（二）全面强化信息安全措施

信息化视角下，高校行政管理工作所面临的安全与隐私挑战是复杂而严峻的。从安全角度看，建立完善的网络安全体系、提高信息系统的抗攻击能力是关键。为全面强化信息安全。第一，技术层面。引入先进的加密技术、身份验证手段，确保敏感信息在传输和存储过程中的安全性。同时，开发智能的安全系统，能够实时监测并阻止潜在的网络攻击。第二，制度层面。建立完善的信息管理制度，包括隐私政策、数据使用规范等，规范信息的采集、存储、处理和传输流程。加强对员工和相关人员的隐私保护培训，增强信息安全意识。第三，合作与共享。推动高校之间信息安全的合作与共享，共同应对网络威胁。建立安全信息共享平台，及时传递攻击信息和安全经验，形成联防体系。通过不断改进和创新，高校将能够在信息化浪潮中保护隐私、确保安全，为行政管理提供可靠的数字支持。

（三）实施标准互通战略

非统一标准与兼容性难题制约了高校行政管理数字化转型的深入发展。这不仅仅是技术层面的问题，更牵涉到组织结构、管理理念和资源配置等多方面。首先，应制定统一标准。推动在教育领域建立统一的标准和规范，尤其是在高校行政管理系统的开发和运行中。这将有助于不同系统间更好地实现信息互通，提高数据流通效率。其次，采用开放标准与引入集成平台。使用集成平台作为桥梁，实现不同系统之间的连接。通过建立数据接口，使得系统能够更加灵活地进行数据交换和共享。选择采用开放的标准和协议，使得系统更容易与其他系统进行兼容。再次，强调跨平台兼容性。在系统设计和开发中注重跨平台的兼容性，确保系统能够在不同操作系统和设备上正常运行。采用响应式设计、多平台适配等技术手段，使得用户无论使用何种设备都能够获得一致的用户体验。最后，推进行业标准的制定。通过参与行业标准的制定过程，确保标准符合高校行政管理的需求，有助于建立更为统一和开放的行业标准，推动行政管理系统的互通性提升。

（四）建立健全的人才培养机制

为应对人才短缺与培训困境，高校可以采取以下综合性策略。第一，建设跨学科团队。在行政管理信息化团队中建设跨学科的专业团队，包括信息技术专业人才、管理专业人才和数据分析专业人才，有助于在数字化转型中更全面地考虑技术和管理的需求。第二，制定人才培养计划。高校应该制定长期的人才培养计划，包括面向现有员工和新进员工的培训计划。第三，引入外部专业培训机构。高校可以积极合作外部专业培训机构，引入专业的培训资源和课程，有助于填补内部培训资源不足的问题，提供更为系统和专业的培训服务。第四，推行“以人为本”的变革管理。在数字化转型中，高校需要注重“以人为本”的变革管理理念。建立沟通机制，积极倾听员工的意见和反馈，解决他们在数字化转型中的疑虑和问题。第五，制定灵活的培训计划。针对不同部门和岗位的需求，制定灵活的培训计划，个性化、模块化的培训方式可以更好地适应不同岗位员工的学习需求，提高培训的效果。

（五）推进数字化协同发展

信息化建设与参与度不足是高校行政管理数字化转型中的核心问题，为解决信息化建设与参与度不足的问题。第一，提升技术投入。高校应当增加对信息化建设的投入，更新老旧系统，引入新技术，确保信息系统处于领先水平。进一步对硬件、软件和网络基础设施进行升级和维护，以适应不断变化的数字环境。第二，制定明确的数字化战略。高校需要制定明确的数字化战略，将信息化建设纳入整体规划，包括明确的目标、时间表、责任人等，以便有序推进数字化转型。第三，加强培训与沟通。提高参与度的关键在于有效地培训和沟通。高校应该加强对员工的数字化培训，使其更好地理解新系统的优势和使用方法。第四，培养数字化领导力。高校领导层需要具备数字化领导力，积极推动数字化转型。这包括理解新技术的应用场景，支持数字化创新，为员工提供数字化转型的愿景和动力。第五，鼓励创新文化。培养开放、鼓励创新的组织文化，鼓励团队提出新的想法和解决方案，从而促进数字化转型的积极参与。

结语

高校在信息化建设中，应构建科学合理的战略规划，加强内外部合作，关注技术安全、人才培养和用户体验等方面，促进信息系统的良性发展，更好地支持高校行政管理工作的现代化。这不仅关系到高校内部的管理水平，也是高校适应新时代社会变革和提升教育品质的关键一环。通过数字一体化战略、全面强化信息安全措施、标准互通战略、建立健全的人才培养机制、推进数字化协同的综合策略，将使高校更好地适应信息时代的发展。

参考文献：

［1］王海燕.基于信息化建设视角的高校行政管理策略研究［J］.中国管理信息化，2018，21（22）：224-225.

［2］陆慧玲. 智慧校园建设中的高校数据治理研究［D］.江苏大学，2023.

［3］刘鹏，孙谦，贺宝华等.“技术与制度”双轮驱动，保障校园网络数据安全［J］.中国教育信息化，2019（01）：66-69.

［4］李招娣.高校行政管理人员信息化素养建设探究［J］.就业与保障，2023（03）：154-156.

［5］王丹飞.教育信息化2.0背景下地方高校信息化建设的思考［J］.中国多媒体与网络教学学报，2022（12）：5-9.