内部控制视角下高校统一收费服务管理平台建设研究

吴元元

［DOI］10.3969/j.issn.1672-0407.2024.11.049

［摘 要］收费管理工作是高校财务管理中的一项重要内容。近年来，全国财政收支呈现“紧平衡”状态，高校收费管理工作对于确保高校收入的稳定性意义重大。高校收费内容多、缴费人员类型多，传统的收费管理模式已无法满足信息化时代对财务工作高质量发展的要求，搭建高校统一收费服务管理平台，实现收费项目应收尽收、颗粒归仓，是高校高质量健康稳定发展的重要保障。文章探讨开展高校统一收费平台建设的必要性，并从内部控制角度分析传统收费管理工作存在的问题，针对存在的问题提出统一收费平台建设的构建与应用，希望为提升高校收费管理效率提供新思路，也为推动大数据时代教育治理新模式的构建提供一些参考和借鉴。

［关键词］内部控制；高校；统一收费；服务管理平台

［中图分类号］G47文献标志码：A

在当前数字化转型的大背景下，高校财务人员需要使用先进的信息技术和工具，逐步探索收费管理的新路径、新方法，强化高校收费管理内部控制制度，主动识别和防范收费环节中的潜在风险。因此，在高校内部建设统一收费服务管理平台（以下简称“统一收费平台”），成为高校财务管理领域亟待实现的目标。

1 高校统一收费平台建设的必要性

1.1 提高收费管理效率和质量

通过搭建高校统一收费平台，可以整合各种收费渠道和支付方式，使得收费过程更加便捷和高效。学生和教职工可以通过平台自助完成缴费操作，减少了人工收费的错误和时间成本，同时也降低了因人为操作导致的廉政风险。

1.2 规范学校的收费流程

统一收费平台可以规范学校的收费流程，避免不必要的疏漏和错误，有效提高收费工作的准确性和公正性。通过服务管理平台，可以对收费数据进行统计和分析，为学校的决策提供有力支持。同时，可以提高收费的透明度，让学生和家长可以清楚地了解到每项费用的来源和去向，有助于增强学校的公信力。

1.3 加强风险防控

通过服务管理平台，高校可以对所有收费项目进行集中管理，实时监控收费情况，及时发现问题并进行处理。服务管理平台可以通过设置权限、加密等措施来保障数据安全，防止数据泄露和滥用。同时，也可以通过监控和审计等手段来预防和管理潜在的风险和问题。

2 高校收费管理面临的难点问题

2.1 收费业务分散，资金入账滞后

高校的收费项目包含以下三种类别。一是行政事业性收费，如各类学生的学宿费、考试报名费等；二是服务性收费，如培训费、停车费等；三是代收费，如党费、团费等。不同的分管单位需要结合业务自身类型对收费项目做好收缴管理，充分考虑自身业务管理便捷性，分管单位会按月、季度、半年甚至一年将收费金额移交财务部门入账结算。收费的方式也有很多，包括收取现金、从学校一卡通扣费、刷POS机、对公转账、扫码支付到第三方平台或个人、从工资项代扣等。由于各业务部门的收费项目在一定程度上依赖工作人员的自觉性，收费环节监督缺失，容易埋下严重的财务风险隐患。

2.2 收费形式传统，增加财务收费压力

现场收费是高校常见的收费方式之一。每年新生报到时，高校都会派出财务收费人员到现场收费，收费人员不够的情况下，还需要向其他科室借调人员。通常两人为一组，其中一人负责清点账款，另一人进行开票。同时，需要邀请专业人员维护现场秩序，全力保障新生入学收费业务的正常开展。这种传统的收费方式耗时长且成本较高，集中办理重复性缴费业务容易引发操作失误，导致收费效率降低。

第二种是银行汇款。缴款方通过银行办理汇款业务，将资金汇给高校的银行账户。如果缴款方的汇款信息缺失或者不全，财务人员不能快速准确地判断来款用途，会造成大量的往来款挂账，增加财务工作人员的工作量。此外，财务人员根据对公汇款的银行电子回单入账，而银行电子回单一般晚于资金到账时间两到三个工作日，这也影响了高校资金管理的效率。

第三种是从工资中代扣。这种收费形式主要针对校内住宅的教职工，通过从工资中扣款完成校内住宅的水电费、取暖费、罚款等收取工作。从工资中代扣的方式在一定程度上提高了收费效率，但一些高校尚未建立费用代扣管理制度，容易引起教职工对代扣做法的抵触情绪，认为这种做法缺乏透明度和自愿性。另外，退休职工常常会发生水电、取暖费高而一个月工资不够代扣的情况，财务人员需要分几个月才能完成代扣，大大增加了财务工作人员的操作复杂性和工资的错误率。

2.3 人为催缴欠费，催欠工作被动

学费收入是高校事业收入的重要来源，但是高校学费欠缴是一个较为普遍的现象。大多数高校本着对学生的关怀，并没有制定学生欠费管理办法和制约措施，学生欠缴学费并不影响在校园里的学习生活，这也间接使欠费人数和欠费金额逐年增加。学费催缴工作主要依赖财务工作人员从财务系统中导出学费缴纳数据，发给各院系核对、确认、催缴，而学生本人和院系不能主动查询到学费缴纳情况，严重影响了学费的应收尽收。

2.4 票据管理不善，票据开具不规范

票据是高校收费管理的基础，它既是学校与学生之间的交易凭证，也是学校财务收支的重要记录。然而，在实际操作中，由于票据种类繁多、管理流程烦琐，加之管理人员素质参差不齐，票据管理不善、使用不规范的现象时有发生，不仅给学校的财务管理带来不便，也给学生和家长带来了诸多困扰。一方面，由于票据管理不规范，管理人员往往难以对票据进行有效的分类、归档和保管，导致票据混乱、易丢失，给学校的财务管理带来困难；另一方面，在票据开具的过程中，由于人为疏忽、操作不熟练或系统故障等原因导致票据内容填写错误，造成票据无法正常使用或产生歧义。此外，虚开票据和重复开票也是常见的票据风险，这可能是由于业务人员的误解、沟通不畅或故意隐瞒等原因导致的，不仅可能触犯法律法规，还可能损害学校的信誉和社会形象［1］。

3 高校统一收费平台建设

随着高校事业发展的不断深化，高校收费管理体量不断增加，传统收费管理模式滞后，不能与高校现代化需求相契合。借助互联网等支付系统为基础，通过信息共享的财务信息化平台，搭建融业务流、资金流、信息流、票据流、控制流为一体的高校统一收费平台势在必行。

3.1 收费事项审批

高校业务管理部门如果有收费需求，应该先经学校收费领导小组审定，包括收费项目、收费内容、收费范围、收费依据、收费标准等，这些信息不仅有助于领导小组全面了解收费情况，还能为后续的公示环节提供充分的依据。经过收费领导小组的严格审定后，向社会和学生公示审批结果。公示环节既是高校与社会、学生之间沟通的桥梁，也是保障收费活动公开透明的关键，通过公示，社会和学生可以清楚地了解收费项目的具体情况。线下审批通过后，有收费需求的部门通过统一收费平台向财务部门提交申请，财务部门在收到审批相关文件后，对收费项目的票据信息进行初始设置并开通平台使用权限，这一步骤确保了收费活动的合规性，为后续的收费操作打下了坚实的基础。

3.2 缴费人员自助缴费

对于各类收费业务，统一收费平台能够对相关数据和信息来源进行区分。对于行政事业性收费，需要与学费系统进行衔接，从而实现信息互联共享；对于服务性收费，如培训费、场地费，不仅包括校内师生还包括校外人员，这种情况下可以形成专属收费二维码；对于代收费，如党费、团费等，就需要与已有的信息系统对接，如果前期没有信息系统，需要党团组织负责统计人员信息并导入统一收费平台。在统一收费平台完成收费项目与相关人员信息的匹配后，缴费人员登录收费平台便可快速完成缴费，确保信息的准确完整。缴费人员可以随时查询到在平台的缴费记录，大幅提升了缴费人员的缴费体验。

3.3 票据系统自动开票

在缴费完成后，学生可通过统一收费平台获取电子票据，实现自动开票。这一功能的实现，不仅避免了传统纸质票据的烦琐管理，还降低了票据丢失、损坏的风险。同时，电子票据具有高度的防伪性，能够有效防止票据被篡改或伪造。此外，通过数据分析，高校还能够对票据使用情况进行实时监控，为财务管理提供有力支持。

统一收费平台通过先进的技术手段，实现了票据开具、查询、监督、退费、换票以及核对等功能的自动化和智能化。在票据开具环节，平台能够自动关联缴费数据与票据号，确保每一笔交易都有相应的票据记录，这一功能的实现，不仅大大提高了票据开具的效率，还降低了人为错误的可能性。平台允许缴费人、财务人员、票据专管员以及项目管理员（有权限的业务部门项目负责人）实时查看票据信息［2］。这种透明化的管理方式，不仅方便了内部人员的工作，还能有效接受多方监督，确保票据使用的合规性和安全性。

针对作废的票据和退费票据应用的风险点，统一收费平台通过使用技术手段真正实现了退费和换票业务的自动化处理。根据退费金额和换票信息，该平台可以自动化完成新票据开具，减少人为操作的误差，提高工作效率。在月末或税务清缴时，统一收费平台自动对缴费金额、票据金额和账务金额进行逐一核对。这种自动化的核对方式，不仅提高了数据的准确性，还大大减轻了财务人员的工作负担。

3.4 跨部门业务协同

随着信息技术的迅猛发展，统一收费平台的出现无疑为众多业务部门带来了革命性的变革。该平台实现了与多个业务部门系统的信息全方位共享，包括继续教育培训系统、体育馆智慧场馆收费、学籍管理系统等，成为促进部门间协同合作、提升工作效率的有力工具［3］。

统一收费平台实现了数据的标准化处理和应用，彻底打通各平台间的信息数据接口，使各业务部门间的信息能够实时共享和互联。通过业务信息与财务信息共享，提升了业务办理效率，减少了烦琐的人工操作，还加大了监管力度，确保了收费的透明度和准确性。在学籍管理系统中，统一收费平台能够为学校提供全面的学生缴费信息，帮助学校更加精准地进行财务管理。通过对学生缴费数据的分析，学校还能够了解学生的学习状态和家庭经济状况，为制定更加个性化的教育政策提供有力支持。

当业务系统与统一收费平台实现信息共享时，整个缴费过程将变得更为透明、高效。业务系统与统一收费平台之间的直接信息共享确保了缴费信息的实时性，一旦用户完成缴费，统一收费平台能够立即将相关信息反馈给业务系统，避免了传统模式下信息滞后的问题。通过共享缴费状态、开票状态、票据号码、入账凭证号等财务信息，统一收费平台为业务系统提供了全面的数据支持。这些信息对于业务部门来说至关重要，它们不仅能够帮助部门管理员了解缴费的详细情况，还能够为后续的财务处理和核算提供准确的数据依据。

3.5 服务管理加强系统安全架构管理

在统一收费平台的建设中，系统安全管理是重中之重，财务数据、票据等敏感信息的安全等级要求极高，一旦泄露或被篡改，将带来不可估量的损失。通过采用先进的加密技术、安全认证机制等措施，能够确保平台数据的安全性和完整性。同时，高校还应建立完善的安全管理制度和应急预案，明确各部门和个人的信息安全职责，规范信息处理和存储的流程，确保敏感信息不被泄露或滥用，通过定期对平台进行安全检查和漏洞修复，确保平台运行的稳定性和可靠性。

4 某高校统一收费平台应用案例

为简化收费流程，公开收费标准，加强收费监管，减轻学校财务工作量，某高校建设统一收费平台，连接学校各个部门，如信息技术中心、图书馆、教务处、学生处、保卫处、后勤处等及各个业务系统，包括校园一卡通系统、图书借阅系统、学籍系统、迎新系统、停车场管理系统、水电表系统，以解决学校财务内控管理、提高财务工作效率，最终财务部门和业务部门实现了“业务流、资金流、信息流、票据流、数据流”的及时共享。

对于学校财务部门来说，统一收费平台实现了收费数据的实时汇总和统计分析，大大提高了工作效率和数据准确性。财务人员可以快速生成各类收费报表，为学校的决策提供有力支持。在应用方面，学校各部门之间的协作也更加顺畅。例如，教务处可以实时获取学生的缴费信息，以便及时处理学生的学籍注册等事务，后勤部门也能根据平台数据安排相关服务资源。自从该平台投入使用后，学校的收费管理工作得到了有效改善，缴费效率大幅提升，学生满意度显著提高。同时，学校的财务管理水平也迈上了一个新的台阶，为学校的整体发展提供了有力保障。

5 结语

内部控制视角下高校统一收费平台的建设研究具有重要的理论和实践意义。通过加强内部控制机制的建设和优化服务管理平台的功能，将内部控制的关键点深度融入统一收费平台，强化事前与事中的风险控制，以全面防范各流程收费风险，确保高校稳健发展。随着高校管理模式的变革和技术的发展，统一收费平台需要不断更新和完善，推动高校财务管理工作的创新和发展，为学校的稳定发展和人才培养质量提供有力保障。

参考文献

［1］苗阳，徐菲. 内控视角下高校收费管理一体化建设［J］. 财会月刊，2023，44（17）：99-104.

［2］曾莉娜. A大学收费管理工作存在的问题及对策［J］. 会计师，2021（16）：102-104.

［3］邱钧. 浅谈高校收费系统的信息化建设与管理［J］. 会计师，2021（6）：59-60.