档案数字化管理对档案利用的影响分析

摘 要：随着中国高等教育改革的持续深化，高校档案数字化管理工作迎来更多的发展机遇，“数字校园”“智慧校园”建设逐步推进，体现出高校档案数字化管理在高等教育改革中的重要性。本文将对高校档案数字化管理对档案利用的影响进行分析，在此基础上，探讨如何利用数字化管理促进档案的便捷性和高效性利用策略，以期为高校档案数字化建设提供参考。

关键词：档案数字化管理；高校；档案利用；影响

教育部早在2008年就发布了相关文件，明确提出高校档案工作要紧密围绕国家的重大发展战略，积极服务于国家信息化建设。这表明国家教育一直十分重视高校档案数字化建设。对照新时代背景下高校教育发展的需要和信息化管理的要求，高校档案管理的数字化水平还有很大的提升空间。为了更好地顺应时代发展，高校必须坚持科学方法和依据，推动档案数字化管理进程，紧跟国家信息化建设的步伐，实现高校教育事业的高效、高质量发展。

1 档案数字化管理在高校档案利用中的作用

1.1 推动信息化建设进程

随着信息技术的迅速发展，全球已进入数字化时代。在这个大背景下，高校也积极推动数字化校园的建设。档案数字化管理作为其中的重要一环，对于提高高校档案管理效率和促进档案信息资源利用有着至关重要的作用，档案数字化管理是高校信息化建设的重要组成部分，也是高校档案管理适应信息化建设的必然趋势。

高校档案蕴含丰富的信息资源，包括学生的招录信息、学籍与成绩、财务报销凭证、收文发文的文件等种类繁多的内容。这些档案是学校发展历程的真实记录，具有极高的利用价值。通过数字化技术，可以将这些档案转化为数字格式，方便快捷地存储、管理和查询，提高档案的利用效率。同时，数字化档案还可以通过互联网平台实现共享和远程访问，进一步扩大了档案的利用范围，为高校信息化建设提供了有力的支撑。相比之下，传统纸质档案管理方式存在着诸多不便，如查询困难、占用空间大、维护成本高等。而数字化技术可以将纸质档案转化为数字档案，存储在计算机或云端，不仅可以实现自动化管理、智能化处理等功能，提高档案管理效率，还可以实现多人同时在线访问，提高档案信息资源的利用效率。同时，数字化校园建设需要以大量的数字化信息为基础，而高校档案数字化管理能够提供全面、准确的信息资源，为数字校园的建设提供有力支撑。同时，数字化档案管理也是高校各项工作的基础条件之一，涉及教学、科研、行政管理等多个方面，可以为高校各项工作的开展提供全面、细致的信息支持，推动高校的信息化建设进程，更好地发挥其在高校档案管理中的作用。

1.2 促进档案信息资源的开发利用

传统纸质档案管理方式存在着诸多不便，如查询困难、占用空间大、维护成本高等，而现代档案馆已逐渐转变角色，成为档案信息的提供者和服务中心。在高校这一高层次人才的培养基地，要充分发挥“五位一体”功能，其中档案数字化是实现这一目标的关键前提。

档案数字化使得信息的查阅和检索变得更为简便快捷。通过数字化管理，用户可以在网络平台迅速找到所需信息，大大提高了档案的利用效率。同时，数字档案也使得工作人员的操作和管理更为便捷，减少了烦琐的手续和时间成本，使得档案的使用率和利用效率得到了显著提升。数字档案的建设有助于实现档案信息资源的共享和传播，通过数字化管理，可以将高校的各类信息资源整合在一起，构建一个统一、共享的网络平台。这不仅能提高信息资源的利用效率，还有助于高校的各类信息资源进行有效地管理和保护，实现档案信息资源的共享，避免了许多烦琐的程序，既减轻了工作人员的负担，又提高了高校档案信息的利用效率和效益。

1.3 保障高校档案的完整性

高校档案是高校各项工作的历史记录，具有重要的保存价值，数字化技术的应用可以保障高校档案的完整性。传统的高校档案管理方式通常依靠人力进行档案的分类、整理和存储，这种方式不仅效率低下，而且容易出现人为错误，如档案丢失或损坏等。随着科技的进步和信息化时代的到来，数字化管理逐渐成为高校档案管理的重要方式，可以将档案信息转化为电子数据，加密存储和备份，确保档案的安全性和完整性。即使出现意外情况，如网络故障或设备损坏等，数字化管理也可以通过备份和恢复系统来确保档案信息的完整性和可用性。通过实施网络信息化管理，为档案管理人员提供更加高效、精确的管理手段，从而确保了高校档案的完整性。同时，通过数字化管理将大量的纸质档案转化为电子档案，并利用档案管理软件进行自动化分类和整理，以提高档案管理效率，确保档案分类和整理的准确性。也能够对档案信息进行数据挖掘和分析，进而保障了档案的完整性和准确性，为高校的教学、科研和管理提供更加精准的数据支持。

1.4 提升档案管理质量与效率

传统的档案管理方式往往涉及多个步骤，如收集、分类、整理和存储等，而数字化管理通过将纸质档案转化为电子档案，极大地简化了这些流程，减少了人力和时间的消耗。数字化管理使得档案查询变得更加便捷，通过搜索关键词或相关字段，可以迅速找到所需档案，大大提高了查询效率。同时，数字化管理采用了多种安全措施，如数据加密、权限控制、备份系统等，有效保护了档案的安全性和完整性，避免了纸质档案因损坏、丢失等带来的风险。

在数字化环境下，高校师生可以在任何有网络的地方随时访问档案资源，不受时间和地点的限制，大大提高了档案的远程利用效率。数字化管理高校也使得高校各部门之间的资源共享变得更加方便，可以轻松地扩展其存储容量，以适应不断增长的档案数据，而无需像传统方式那样，频繁地更换存储设备或扩建档案库房，为高校档案工作带来了实质性的改进。

2 应用数字化管理促进高校档案利用效率的策略

2.1 建设智能化的档案信息管理系统

数字化是建设智能化档案信息管理系统的前提。高校需要从原始纸质档案出发，逐步推进数字化转换工作，并建立完善的数字化流程，包括档案分类、数字化处理、数据校对、数据存储、数据备份等环节，还要注重提高数字化工作的标准化和规范化水平，确保数字化转换后的档案信息质量[1]。采用功能强大的档案管理软件是建设智能化档案信息管理系统的关键，要积极引入成熟的档案管理软件，并结合自身实际情况进行定制和优化，将档案管理、检索查询、报表统计、权限管理等功能充分应用在数字化档案信息管理系统的运行流程中（图1），以提高档案管理效率和利用效率。

为了更好地促进档案管理与利用，高校应将智能化的档案信息管理系统与其他相关系统联动，如学生管理系统、人事管理系统、财务系统等，通过系统间的数据共享和交换，可以更好地实现信息资源的整合和优化配置，避免数据孤岛现象，提高档案利用效率。对于库房智能化设施的完善，可以参考一些企业设计的智慧档案库房一体化管控平台。这种平台不仅包含耐高温防潮系统、智能温湿度测控系统等硬件设施，还具备远程监控新风机状态、信息泄露监控等功能，能够实时采集监控区域温度、湿度，与其他系统联动并提供数据，以确保档案存储环境的安全和稳定[2]。

2.2 培养专业的数字化档案管理人才

为了更好地适应数字化时代的需求，提高档案利用效率，培养专业的数字化档案管理人才显得尤为重要。一是在引进人才方面，需要注重引进掌握计算机专业技能以及具备档案管理理论知识的优秀人才。引进的人才应具备敏锐的洞察力和处理能力，能够熟练地应用档案管理系统，对数字化档案进行高效管理。对于目前从事档案工作的人员，也应通过定期培训来提高他们的专业技能和理论基础，构建一支具备复合型能力的档案数字化建设团队。二是要注重培养档案工作人员良好的工作态度和责任心。选聘具备进取心、责任心强、能吃苦耐劳的人员，从事高校档案数字化建设和管理工作，并且制定严格的工作规范和提供良好的工作环境，从根本上减少因“人”的因素引发的风险。三是要为档案数字化人才提供优厚的待遇，确保他们的福利得到保障。在人才分工方面，要注重资源的优化配置，以满足不同岗位的需求。因为高校档案数字化人才相对较少，所以需要预先深入了解他们的需求，设置有效的奖惩措施，确保员工的工作积极性得到充分发挥。四是要关注人才队伍的年龄结构。由于部分工作人员因年龄原因导致知识更新相对较慢、信息素养不高，可能会对新型档案管理模式的快速适应造成一定影响[3]。因此，可以通过开展定期的培训和研讨会，以引入新的档案管理理念和技术，帮助员工掌握最新的数字化档案管理技能。

2.3 优化档案信息服务方式

一方面，建立数字化档案信息共享平台。集档案管理、信息检索、信息共享、在线交流等功能于一体来拓展平台整体功能。将各类档案信息按照不同的类别分类，如教学档案、科研档案、行政档案等，方便用户快速定位所需的信息，并且提供多种检索方式，例如关键词检索、全文检索、元数据检索等，方便用户根据不同的需求查询。在浏览模块提供详细的档案信息浏览界面，方便用户查看档案的详细内容，设计提供提醒功能，如定期提醒用户更新档案信息、提醒用户即将到期的重要档案等。同时，为了确保档案信息的安全性和保密性，可以设置不同的权限和访问控制机制，对不同类别的档案信息设置不同的访问权限、对某些敏感信息加密处理等。建立数字化档案信息共享平台，各部门可以及时上传和更新档案信息，避免信息不一致或重复的情况，提高档案信息的利用效率。

另一方面，随着移动设备的普及，高校可以开发适用于移动设备的档案信息服务app或某信公众号，提供个性化的档案信息服务。开发的档案信息服务app或某信公众号要保证用户可以在其中输入关键词或短语，系统会快速返回与关键词或短语相关的档案信息，并且用户在app或某信公众号中要能够查看档案的详细内容，包括文字、图片、视频等多种形式的信息。同时，根据用户的个性化设置，定期提醒用户关注特定的档案信息或事件。基于开发app或公众号基础上优化智能推荐服务，根据用户的需求和兴趣推荐相关的档案信息和学习资料。通过分析档案的内容特征和属性，推荐与用户感兴趣的档案类似的资料，或是分析用户之间的行为相似性，推荐其他用户关注的档案信息和资料，以优化档案信息服务方式来提高档案信息的利用效率和便利性，为高校的教学和科研提供有力支持。

2.4 完善数字化档案管理制度

一是建立数字化档案的采集标准，明确哪些类型的档案适合数字化处理，如教学档案、科研档案、行政档案等。同时，要规定数字化过程中的质量要求和验收标准，以确保数字化档案的真实性和完整性。这样可以避免重复劳动，提高档案采集的效率和质量。二是应当制定数字化档案的存储和备份策略。要采用可靠的存储介质和技术手段，对数字化档案进行备份和保护，以防止数据丢失或损坏。同时，要建立存储管理规范，明确存储介质的选择、使用和管理要求，以确保数字化档案的安全性和完整性，这样能够保障数字化档案的长期保存和可靠性。三是建立数字化档案的利用制度也是必不可少的。要规定查询、复制、借阅等方面的规定，以保障用户对数字化档案的合理利用，为了保障用户权益和信息安全，要建立用户权限管理制度，根据用户身份和需求设置不同的权限级别，以防止数字化档案被滥用和泄露，以更好地满足用户的需求，提高数字化档案的利用效率。四是建立数字化档案的维护和更新机制。要定期对数字化档案进行维护和更新，以确保其时效性和准确性，并且要建立数字化档案的版本控制制度，对档案的修改过程进行跟踪和管理，以保证数字化档案的可追溯性。这样可以保证数字化档案的持续更新和优化，使高校的档案管理更加科学化、规范化和高效化。

结语

档案数字化管理是高校档案管理发展的重要趋势，对高校档案利用有着深远影响。档案数字化管理的实施不仅可以提高档案的利用效率，方便快捷地检索和调取档案信息，更好地满足师生的需求，还可以更好地保护和保存珍贵的档案资料，延长档案的寿命。在建设档案管理进程中，需要不断完善数字化档案管理的制度和标准，加强安全保障机制建设，提高数字化档案管理人员的专业素质和技术水平，为高校档案管理创新提供有力支撑，推动高校管理工作有序进行。

参考文献

[1]刘大巧.“双一流”建设背景下高校档案馆发展策略研究[J].档案天地，2023（10）：20-24.

[2]胡程.高校档案工作数字化转型与大数据分析的融合应用研究[J].办公自动化，2023，28（17）：36-38.

[3]秦梦杰.信息化背景下高校档案安全管理系统研究[J].办公室业务，2023（15）：108-110.

作者简介：陈永萍（1973.10—），大学学历，莆田学院馆员，研究方向：档案管理与利用。