大数据时代机关档案标准化、信息化管理利用路径分析

摘 要：大数据时代，利用现代技术提升机关档案管理工作的效率及质量，促进其走向标准化、信息化是各级机关部门单位档案工作未来前行的主流方向，是深入推进档案规划化管理实现高质量发展的必然要求。本文以大数据时代机关档案标准化、信息化管理利用路径分析为题，在制度建设、平台建设、队伍建设、服务建设等方面多重发力，多角度提供电子档案标准化管理的基本路径，从而推动整个行业转型升级、高质量发展。

关键词：大数据；机关档案；标准化；信息化

中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出全面推进档案治理体系建设，要求健全档案管理体制机制，完善档案法规制度和标准规范，提高档案治理网络化、智能化、精细化水平，进一步提升档案治理效能。大数据时代，信息技术已逐渐渗透各行各业，新《档案法》规定电子档案与传统载体档案具有同等法律效力，并在电子档案系统建设、“收管存用”等方面做出详细规定，为实现标准化管理提供了根本遵循。

1 大数据时代机关档案标准化、信息化管理利用综述

当今社会，机关档案具有凭证参考作用，能够为部门单位带来一定的经济价值与社会价值，也是政府精准剖析现存问题、科学决断发展路径、提升政府治理水平的重要参考，由此可见，档案管理标准化、信息化水平已逐渐引起人们的重视。档案管理的标准化是指机关部门按照国家制定的各项业务流程规范，使区域内、行业内的档案工作在同一制度约束下实现资源管控，提升工作效率及质量，进而发挥政府效能。

1.1 机关档案标准化管理内涵

机关档案管理标准化是指利用国家出台的各项政策制度、管理标准、业务细则、流程制定等规范化文件与规定结合实际工作开展情况，对档案管理业务全流程进行规范性、合理性约束。在档案资源体系数据治理方面大多以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）为主要依据，其中规定电子档案归档范围包含各门类电子文件及其对应的元数据，要求建立集成化、透明化、协同化、规范化的电子档案管理利用一体化系统，将档案的采集、分类、著录、存储、检索、对外服务等功能模块汇总，按照统一的标准与数据格式实现标准化建设，从而提升档案资源的高效管理与广泛应用水平。在档案安全保障方面，根据《中华人民共和国档案法》及今年3月实施的《中华人民共和国档案法实施条例》，实现新时期电子档案资源的优化配置。保障其长期的可访问性与可靠性，着力保障数据安全、全面维护应用安全、确保开放鉴定规范，从而根本上满足社会公众和组织的多样化需求。在档案保管保护方面根据《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等规范，运用人工智能、加密、备份、防篡改等技术手段，建立较为完整的安全保密防护设施，避免安全漏洞及风险，保障机关单位的信息安全[1]。

1.2 机关档案信息化管理的必要性及意义

2023年印发的《数字中国建设整体布局规划》中明确指出要优化数字化发展环境，构筑自立自强的数字技术创新体系。实现档案信息化管理事业发展的必然要求，一是突破传统模式束缚。解决过去收集不齐全、管理有困难、共享难实现、安全无保障等问题，有效弥补不足之处。实现档案数据的在线收集、系统分类、安全存储、共享利用的目的，达到对档案的高度整合与提取，提升档案管理效率。同时随着档案数量的增多，使用庞大存储空间来保管档案，光盘库、移动硬盘甚至于云存储技术的实施，真正做到了档案数据的大容量快速储存，并且对于存储环境要求较低，节省了空间，节约了管理成本。二是与时代相契合。通过档案管理系统平台，使庞大数据资源库能够有效区分，促进信息收集与加工处理，切实提升信息整合与提高效率，档案管理更显高效性，为档案信息化建设创造有利条件，推动档案工作更好地适应社会的发展需求以及信息化的普及，从而真正意义上实现“互联网+政务服务”的现代化档案管理模式[2]。

2 大数据时代机关档案标准化、信息化管理利用面临现实困境

2.1 管理体系不健全的困境

对于大部分机关单位而言，档案管理大多是粗放式。没有设置档案管理工作专班及业务科室，具体工作职能不明确，人员职责分工没有细化，绩效考核监督不到位。使档案标准化管理与信息化转型的统筹规划力度不够，难以找准重点。管理人员容易出现纸上谈兵、得过且过的心态，实际工作效率大打折扣。在制度标准建设方面，目前档案信息化的管理、互联网技术的深度应用正处于摸索阶段。因为档案工作“边缘化”的固有属性，所以导致大多机关单位仅仅采用上级档案主管部门出台的标准制度，没有结合实际工作制定针对性强的管理措施，细化、量化远远达不到工作需求。造成管理体系不健全、责任制不规范、执行和监督机制缺失问题严重，对档案管理的信息化发展带来一定阻碍。

2.2 数据治理不到位的困境

在大数据技术的发展模式下，利用计算机网络及操作系统相关技术，实现档案信息资源的高效管理、广泛利用、共建共享是主流发展方向。但是，目前在机关单位存在网络统一性不足，档案资源的开放共享存在技术壁垒较多，严重影响了标准化与信息化进程。一是各部门管理系统平台建设“各自为政”现象严重。档案数字化进程参差不齐，系统功能开发水平不同。由于信息化建设时间先后的影响，在系统构架、开发语言、运行环境搭建等方面存在差异，使得数据交换与在线传输等始终处于较低水平。二是数据库建设“碎片化”严重。目前中央各部委及省级机关档案部门均已建设较为完善的档案数据中心，且形成自上而下不断集中的模式。与之相比，市县两级平台档案数据资源较为淡薄，基层“数据空心化”现象严重，数据整合度不高、服务利用性不强，无法充分发挥档案资源资政育人作用。

2.3 人员素养不完善的困境

目前大多机关部门单位档案管理人员并非全职，办公室或者人事部门人员兼职较多。并且普遍年龄较大，信息化专业能力较弱，对现代科学技术有畏难情绪，对于学习新事物、掌握新手段、转变新思想持消极态度，甚至认为信息化会为工作的开展带来诸多麻烦。同时管理人员流动性较强，岗位人员替换较为频繁。使得前一任管理员刚刚熟悉工作就被调离，后续人员依然需要重新学习过去制定的各项标准制度。在一定程度上严重影响了档案标准化、科学化、信息化的管理进程。同时，机关单位在推进档案信息化过程中没有注重干部人才队伍的培养工作。使得管理人员在计算机技术、互联网技术、操作系统应用等方面始终无法具备丰富的信息化知识，知识结构尚未得到及时更新。即使机关单位具备先进的信息化软硬件设备，也无法对其充分利用，无法有效发挥信息化设备与系统的优势，造成资源浪费[3]。

2.4 服务水平不达标的困境

大数据时代档案智慧化社会服务是主要特征，尤其是随着社会的发展与精神文化生活水平的不断提升，广大用户对于档案服务的需求也逐渐个性化。但是各机关单位受限于资金保障、服务意识等问题，对外开发利用的力度较少，难以实现现代科学技术与档案管理相融合。同时安全体系不够完善也是制约服务水平提高的重要因素。部分机关单位在档案管理利用过程中尚未配置专业的安全设备，防护手段应用不足，对于访问系统的各类用户没有经过防火墙与TCP/IP协议的过滤，使得用户的个人隐私与档案数据的安全难以得到充分保障，影响了档案数据服务效能的发挥。

3 大数据时代机关档案标准化、信息化管理利用优化路径

3.1 加强集中化建设，完善标准化管理

3.1.1完善组织建设。设置档案信息化领导小组，以主要负责同志为组长，档案管理业务科室负责人为副组长，其他科室档案负责人员为组员，统筹推进档案信息化建设。按照“科学调控，持续投入，分步实施”的工作思路，结合实际建立长远规划，包括阶段性目标、实施路径、要素保障等事项。做到分工明确、职责清晰、落实有力。从而整合全体干部队伍力量，增强档案信息化工作的责任感和紧迫感，形成责任明确、分工协作、齐抓共管的工作格局。

3.1.2完善制度建设。领导小组要参照《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《国家行政机关公文处理办法》《电子档案单套管理一般要求》以及2023年国务院出台的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等政策文件，结合机关发展方向与战略，制定科学性强、规范性高的管理制度标准体系。制定《机关档案管理人员岗位责任制》《机关档案信息化管理制度》，在档案的收集调取、分类录入、查询利用、共享传输等方面加强统一标准与制度约束。实现全流程管控，做到有章可循、有法可依，提升档案信息化建设准确度和有效性。

3.2 建立一体化平台，打造全流程治理

3.2.1加强平台研发。各地区档案主管部门要根据《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784- 2021），结合当地各机关单位档案数字资源及信息化管理工作情况，建设机关档案管理利用一体化平台，设置统一数据标准与信息传输接口，强化系统内部数据同质化衔接。切实开展档案信息资源在线征集归档、分类著录、审核挂载、开放鉴定等基础工作，全面促进多领域、多行业机关单位数据整合，以前沿技术为支撑做好溯源治理等工作，在确保档案信息化建设推动的同时保障数据高水平治理。

3.2.2整合区域数据库。各级政府尤其是基层机关部门，要结合当地机关档案数据资源建设情况，分级分类建立专题档案数据库。按照“四个好”“两个服务”目标要求，以服务大众与机关工作为中心，推动数字中国与政务服务改革，在真正意义上提高档案管理质效。

3.2.3构建共享体系。以大数据技术与计算机网络为依托，充分利用档案一体化管理平台，促进部门之间、部门与社会之前档案数据的互联互通与共建共享，建立完善的档案数据运行分析协商机制，从而推动数据要素充分流动，有效释放档案潜在价值[4]。

3.3 完善常态化培训，充实专业化队伍

3.3.1加大引才力度。机关领导者要全方位了解本单位档案岗位需求情况，根据信息化进展程度以及未来发展方向开展对外招聘、选拔考选、定向培养等活动。吸纳具备信息化转型理念及应用技能的复合型档案专家，从而不断为干部队伍注入新鲜血液。

3.3.2加大育才力度。机关单位要结合本单位人才漏洞及岗位需求，建立档案管理信息人才培育规划。提升档案信息化管理人才储备意识，出台短期、长期培训方案。制定理论培养、教学目标、技能比武、外出调研、专家授课、参与比赛等培养体系，明确具体步骤和策略。重点加强档案人员在新思想和新理念方面的培训，让人才培育成为一种常态化建设模式。激励档案人员主动接受档案信息化思想，保证机关单位档案管理工作的标准化和规范化，进而为各项工作的顺利开展提供健全的人才保障。

3.4 拓宽服务路径，彰显服务效果

3.4.1建立高水平档案利用服务中心。当地政府及档案主管部门要在政务中心设置足够数量的档案查询利用服务窗口。召集业内专家对各机关部门单位的档案数据进行开放鉴定，规划好服务中心可承载档案信息的范围、标准、业务需求面。同时按照档案开发利用标准体系全面构建“档案+平台+服务”的多元化格局，激发档案数据活力。

3.4.2积极探索档案信息服务与大数据、云计算、人工智能等新技术融合路径。将数据挖掘、文字识别、人脸识别等技术与档案利用服务相融合，提升档案查询检索速率，为机关相关决策提供全面准确的支持，推动档案服务由数据化向智慧化方向转变。

3.4.3加强档案安全保护。充分利用安全网关、漏洞扫描、日志审计等硬件设备以及防火墙、加密传输、数字签章等防护措施，防止社会不法分子在档案利用服务过程中窃取关键信息、破坏重要数据，全面保护档案的真实性、完整性与利用者的隐私权，从而平衡好数据开放利用、个人隐私权与社会治理的关系[5]。

结语

大数据时代，各机关部门要积极响应数字政府建设要求，抢抓党的二十大提出的“建设数字中国”的战略机遇期，紧跟时代潮流、转变发展思想，全面加快档案数字化转型升级，着力推动机关档案标准化建设，高水平地打造档案资源信息化管理高地，推动档案资源在更大范围内实现高效管理、知识共享、多跨协同，进而提升群众的幸福感和满意度。

参考文献

[1]戴岚岚.标准化视域下工程档案管理利用策略分析[J].大众标准化，2024（06）：10-12.

[2]周艳.信息化时代机关档案管理困境的突破与抉择[J].办公室业务，2020（20）：118-119.

[3]蒋天平.信息化背景下的事业单位机关档案管理分析[J].办公室业务，2018（01）：73-74.

[4]尹君.如何推进事业单位档案管理工作规范化与标准化研究[J].兰台内外，2024（07）：52-54.

[5]张静.信息化背景下机关档案管理创新策略研究[J].兰台世界，2022（05）：78-80.

作者简介：武凡芝（1981—），硕士学位，邹城市为民服务中心馆员，研究方向：新时期政务服务档案管理、档案信息化建设等。