新时代档案馆重特大事件档案专题数据库建设研究

摘 要：随着文字、数据、图像、图形、动画等多媒体信息技术的发展和应用，为重特大事件档案专题数据库建设提供了良好技术支持和保障。为更好地保管、开发和利用日益增长的重特大事件档案数据信息，满足安全管理现实需要，档案馆应整合地域信息资源，建立专门重特大事件专题档案数据库，应对突发重大事件的处置及善后工作。本文以重特大事件专题数据库建设为例，分析了重特大事件专题数据建设的思路、原则、具体流程，具有较强的现实指导性和参考价值，为推动新时代档案馆重特大事件档案专题数据库建设提供参考，具有积极的现实指导意义。

关键词：新时代；重特大事件档案；专题数据库

概述

新时代，各级政府成功组织应对了自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全等领域发生的一系列风险挑战，有效地守护了人民群众生命财产安全，体现了社会主义制度的优越性。在应对和处置重特大事件过程中产生大量具有保存价值的档案资料，为规范重特大事件档案的管理工作，2022年专门印发《关于加强重特大事件档案工作的通知》（以下简称《通知》），就新时代重特大事件档案工作做出重要部署，要求各级各部门要充分认知做好重特大事件档案工作的重要意义，相关职能部门要进一步健全档案工作的法规制度，强化档案收集工作，推进档案数据库建设、提升利用效能及组织领导。《通知》中还明确提出要“科学推进重特大事件档案数据库建设”，其中中央档案馆建立国家档案数据总库、主管部门建设专门档案数据库，各地区要根据规划建设本地区重特大事件档案数据库。《“十四五”全国档案事业发展规划》也明确提出要“着力健全重特大事件应急处置档案管理机制”“统筹重大历史事件、重大活动、突发事件应对活动等档案专题数据库建设”。这些具体的规定和要求，为新时代档案馆做好重特大事件档案专题数据库建设厘清思路、明确重点、指明方向，要切实采取措施，加快推进重特大事件档案专题数据库建设。

1 重特大事件档案专题数据库建设思路

重特大事件档案专题数据库建设本质是档案信息化工作，需要规划先行[1]，进一步厘清建设思路，分层分级做好国家级数据总库、专门数据库和地区级数据库建设。作为地区级档案馆，要立足本地实际，围绕重特大事件这一专题，内容及栏目设置要突出专题，为用好专题奠定基础。

1.1 选好专题

重特大事件档案专题数据库建设是适应新时代经济快速发展、社会加速转型的现实需要，也是适应信息技术迭代升级、推动档案管理信息化提档升级的迫切需要。因此，重特大事件档案专题数据库建设首先要选好专题。具体来说，就是要立足“专题”这一关键词，对“自然灾害类”“事故灾害类”“公共卫生事件类”“社会安全事件类”等设立相应的数据库专题，结合馆藏档案资源的特点和实际，深入调查研究，选准、选好“专题”，严把数据库的质量和内容等。

1.2 突出专题

重特大事件档案专题数据库信息开发利用是否方便，在很大程度上取决于专题档案数据库所揭示的信息是否得到了详细的描述。因此，重特大事件档案专题数据库建设所反映的内容要全面、著录信息要细，专题档案标引要全面、精细。最终，设立的重特大事件档案专题数据库要能够全面反映“专题”的信息内容。根据《通知》要求，要分别建立国家级重特大事件档案数据总库、主管部门建设相应的专门档案数据库，省市县级要根据需要规划建设本辖区的重特大事件档案数据库[2]。

1.3 用好专题

《通知》规定，在符合保密规定的前提下，要推动重特大事件档案跨地区、跨部门、跨层级查询利用工作。各级档案馆做好重特大档案专题数据库建设，要充分发挥专题的价值和功能，积极构建档案服务快速响应机制以及查询利用绿色通道，简化后期档案利用流程。专题数据库建设要突出简便、易行、便于利用管理的建设思路，突出从数据库的建设细节之处着眼，利用数据库字段反映的关键信息为检索点，不断拓宽检索方法和途径，为后期档案检索查询利用专题数据库中的档案信息内容提供便利。使相关职能部门利用好省市县级各单位重特大事件档案专题数据库数据信息，发挥档案专题数据库在重特大事件处置、规律研究等方面应有的作用。

2 重特大事件档案专题数据库建设原则

2.1 专题性

“专题性”是重特大事件档案专题数据库建设的首要原则。建设重特大事件档案专题数据库的目的是要使其满足用户在自然灾害事件、事故灾害事件、公共卫生事件和社会安全事件防治等特定专题领域的信息需求。如2020年北京小汤山医院建设形成的档案为武汉火神山医院设计提供了精准参考。专题档案数据库首先就要突出“专题性”原则，使数据库中的各种馆藏档案数据信息资源体现行业特色，围绕主题展示各种档案信息资源[3]。“专题性”正是档案专题档案数据库区别于其他普通档案数据库的根本之所在。

2.2 系统性

“系统性”是建立在“专题性”基础上的系统。各级档案馆要在应急、卫生、交通等主管部门建立的重特大事件档案专题数据库基础上，通过把分管部门领域的各档案专题数据库进行系统整合，多层次、多角度地将基础数据库中的相关“专题”档案材料有效聚合起来[4]。此外，重特大事件档案专题数据库并不是简单意义上的“1+1+……”，而是将各分管部门收集的应对重特大事件档案资料有机分类，根据专题及其子专题内容，重新建库，体现整体性与系统性，最终构建国家级或地区级重特大档案专题数据库（见图1）。

2.3 实用性

“实用性”是目的和要求。重特大事件档案专题数据库建设的最终目的在于发挥其专题档案数据价值，为事业发展提供信息资源支持。因此，除了“专题性”“系统性”原则外，要始终以“实用”为引领，以满足后期发生重特大事件后及时检索利用。为此，要始终围绕自然灾害、事故灾难、公共卫生事件、社会安全等领域发生的重特大事件预防及应急处置工作的现实需要，引导档案专题数据库往哪里建、怎么建，把宝贵资源应用于最有实用价值和潜在利用价值的专题档案数据库建设[5]。把握重特大事件档案信息利用需求的紧急性、全程性特点，既要为日常重特大事件预防，总结经验，提供决策参考，也要为重特大事件发生时应急处置以及发生后的责任认定等提供重要信息资料支撑。

2.4 可扩展性

“可扩展性”是满足档案事业未来发展的现实需要，在技术、功能上予以支持和保障。这就要求在重特大事件专题档案数据库技术方面要能兼容和获取不同数据格式，同时要能够适应信息技术的发展，实现档案专题数据库的不断升级和过渡。

3 重特大事件档案专题数据库建设流程

第一步：确定专题

选题是档案专题数据库建设的首要环节，也是至关重要的基础性工作。专题确定的质量会直接影响到后期数据库的定位及选材取向，因而是重特大档案专题数据库建设的核心和关键。根据《通知》要求，各级各部门应确立自然灾害事件、事故灾害事件、公共卫生事件、社会安全事件等作为“专题”，并进行认真的需求分析和科学论证，确保各个选题具有前瞻性、针对性和实用性。在此基础上拟制专题大纲，制定专题方案，构建专题架构，为档案收集明确方向。

第二步：调查资源

从重特大事件档案专题数据库建设的实际来看，专题档案数据库中的信息资源来源主要有国家、省市县级图书馆、档案馆的现有馆藏资源；各级各部门的专题信息资源，如应急管理、卫生健康、公安部门等等以及通过政府其他部门及渠道搜集的专题信息资源（见图2）。首先要从各地馆藏的档案资源入手，并对馆藏的涉及重特大事件领域的档案资源进行数字化加工，同时要做好相关基础数据库信息资源的采集、重组，并围绕网络相关信息资源进行有针对性地挖掘、整合，构建重特大事件档案专题数据库资源。开展专题材料的搜集、整理，确保专题资料的完整性和准确性，要做深、做细、做实专题资料。

第三步：搭建平台

做好重特大事件档案系统平台建设，平台建设要确保运行功能的适宜性、技术标准的规范性以及技术的稳定性等方面充分综合考量，围绕重特大事件预防、宣传、处置等工作需要，设置专题信息采集、专题信息加工、信息发布检索以及专题信息管理等相应的数据库系统功能模块。专题数据库要具备数据录入、原文上传、档案检索、WEB查询、借阅授权，并能够支持TIFF、AVI、MP3等文档格式[6]。见图3。

第四步：采集数据

重特大事件档案专题数据库数据采集包括目录数据采集和全文数据采集两大类。其中，数据采集应按照预先确定好的专题进行，参与数据采集的人员要严格按照专题数据库建设的任务采集，并做好数据信息资源的统一汇总工作。重特大事件专题档案数据库信息采集应严格按照专题档案著录规则标准、要求，要保证采集的数据信息符合档案著录项目的各项规定和要求，使档案专题数据检索利用更加便利化、易操作。要根据文本、视音频、图片等不同载体档案的特点和规律进行专题档案数据库全文数据采集。例如，纸质档案要进行数字化扫描，照片档案需要翻拍，视音频资料需要进行数字转换。此外，根据《通知》精神，国家、省市县级相关部门要加快推进专题数据库建设（见表1）。（下接22页）

第五步：存储挂接

重特大事件档案专题数据信息采集后，还需要按照不同专题将采集的数据资源进行内容分析、主题分类、内容全文记录及主题动态关联、元数据资源特征描述，按照专题进行数据资源重组、存储[7]，实现全文数据按对应的专题条目批量全文挂接。根据《通知》规定，重特大事件档案专题数据库数据汇总应按照“归属不变、数据集中、安全保密的原则，分层级分类别开展”。

第六步：信息发布

重特大事件档案专题数据库建设发布应采用系统查询、网站发布、举办在线展览等，为档案查询利用提供服务。保证档案专题数据库内容的新颖、直观、形象，使应用平台具有良好交互性，保持应用平台界面友好、检索途径多样，易操作、读取便捷等。

参考文献

[1]蔡盈芳.科学推进重特大事件档案数据库建设——《关于加强重特大事件档案工作的通知》解读之四[J].中国档案，2023（4）：14-15.

[2]周勇，吴筱贞.基于个性服务的档案专题数据库开发研究[J].档案天地，2014（10）：40-42.

[3]孙杰.档案专题数据库的开发和利用[J].东北农业大学学报：社会科学版，2012（6）：57-59.

[4]周长华.档案专题数据库建设的理念及方法[J].扬州大学学报：高教研究版，2003（3）：56-57.

[5]刘永祥，周荣.高等学校档案专题数据库平台建设研究——以昆明理工大学档案专题数据库平台建设为例[J].云南档案，2012（12）：56-58.

[6]罗应梅，黄凯.智慧档案视角下的照片档案数据库建设思考[J]山西档案，2019（2）：73-76.

[7]黄凡珏.专题档案数据库服务的协同保障研究[J].山西档案，2018（4）：61-63.

作者简介：汪丹（1985.5—），安康市汉滨区档案史志馆馆员，主要从事档案管理研究。