数字化时代不动产登记中心档案管理信息化建设探究

蔺江勇

摘 要：不动产登记档案是由国家机关负责管理的记录各类城市、乡村不动产登记、建设、交易等活动的文档、数据以及资料。我国不动产登记档案内容涉及范围广、数据量大，具有唯一性、实时性、公开性、法定性等诸多特点，具有重要的历史价值和经济价值。随着我国社会经济的快速发展，各类不动产交易越发活跃，伴随而来的不动产档案资料数量也愈发庞大，传统的不动产档案管理模式已经无法满足社会发展的需要。近年来，数字技术的广泛应用为不动产档案管理模式注入了新的活力，也为不动产档案管理现代化、数字化管理提供了有力的技术支撑。文章以数字化、不动产档案基本概念为切入点，分析了不动产档案数字化管理的重要作用和重要意义，针对当前不动产档案数字化建设过程中存在的问题展开分析，并提出相应的解决方案。

关键词：数字化时代；不动产登记；档案管理；信息化建设

中图分类号：G270.7；F299.23 文献标识码：A

不动产登记档案是证明不动产产权的重要依据，保护了产权人的合法权益。数字化技术的应用则是时代发展的产物，具有存储海量信息、并通过自动数据分析对档案资料快速高效的处理和利用的诸多优势。将数字化技术应用于不动产档案管理模式中，可以有效提高不动产档案的收集、整理及利用的效率。

一、数字化及不动产档案的基本概念

数字化的概念从广义上来说，是在信息化时代通过运用数字化技术对组织机构原有管理、运营方式的改造创新。狭义上，数字化则是针对特定的具体业务操作，通过数字化技术的应用，降低运营成本，提高效率的方式。不动产登记档案是指土地、房屋、林木、海域等各类不动产在规划、建造、登记、确权、交易、使用、维护、消灭及其他相关管理活动中，形成的作为档案保存的各类记录信息和文件材料。数字化技术是时代进步、科技发展的产物，通过数字技术改进和创新不动产档案管理具有重要的现实意义。

二、不动产登记档案管理信息化建设的现实意义

1.不动产登记档案管理信息化建设是时代发展的需要

随着我国经济的迅猛发展，不动产交易也日益增多，随之而来的海量档案资料让传统不动产档案管理模式已无法适应。落后的工作方式及低下的工作效率让档案管理人员不堪重负。数字化时代的到来，让各项成熟的信息技术融入不动产档案管理工作中，有效提高了档案管理效率，减轻了档案工作人员的工作负担，让不动产档案管理工作向着数字化、智能化、规范化的方向开展。因此，数字化时代不动产档案管理信息化建设是时代发展的需要。

2.有利于提高不动产登记档案管理效率，节省管理成本，避免人力资源浪费

传统的不动产档案资料以纸质化文档、图表为主，不仅占据大量储存空间，还对储存空间的温度、湿度有严格的要求，容易因存储空间的外部环境发生变化而导致档案资料的破损、丢失，特别是在档案收集、整理、归档过程中要耗费大量的人力与时间。通过不动产中心档案管理信息化建设，打破了传统管理模式的局限性，降低了档案管理成本，并可实现不动产档案的快速收集、查询和调取，节省了大量的时间和人力成本。因此，不动产登记档案管理信息化建设是降低档案管理成本的有效途径。

3.提高了物权确认的准确性和便利性

不动产档案具有唯一性、实时性、公开性以及法定性等诸多特点，开展不动产档案管理信息化建设，在有效提升不动产登记中心的整体服务质量的同时，满足了不同用户及相关部门的个性化需求，并在物权确认中具有唯一性和法定性，有效避免了物权所属权的纠纷，彰显了物权确认的准确性。

4.有效提高不动产登记中心档案管理服务水平

信息技术为海量的不动产档案存储提供了便利条件，作为信息资源，不动产档案要分类记录档案内容，并设置相应的检索目录，信息化建设能够有效提高档案管理中信息处理的速度，并分析档案中的信息内容，为后续不动产交易等活动提供可靠依据，满足了广大用户的实际需求，有效提高了整体服务水平。由此可见，不动产登记档案管理信息化建设是提高档案整体服务水平的需要。

经过多年实践，不动产登记档案管理信息化建设，充分证明了其操作流程的快捷、稳定和高效性的特点，但由于我国不动产档案管理信息化建设仍处于发展阶段，还在信息化建设过程中，存在着诸多问题亟须解决和完善。

三、当前我国不动产登记档案管理信息化建设中存在的问题

1.缺乏标准化体系建设

标准化体系建设是不动产登记档案信息化建设中的固有问题，还需要完善。信息化建设需要完善的管理体系与系统，当前在不动产登记档案管理中，受管理经验、管理能力等方面的限制，其标准化建设仍存在很多不足之处。对于当前我国档案事业而言，国家已经出台了多部相关法律法规予以规范，但作为具有特殊行业特点的不动产档案管理方面，则缺乏细化的专业标准和指导。而针对传统纸质档案的管理标准，在信息化建设后，已经无法适用于电子档案的管理模式。由此可见，在信息化时代背景下，还需有针对性地制定管理标准，以保证信息技术支撑下的不动产档案管理体系安全、有效。

2.不动产档案要加快构建服务平台

信息技术的最大优势就是快捷、资源共享，能给用户提供最优的服务体验。在不动产档案管理信息化建设中，服务平台的搭建直接决定了信息化水平的高低。当前，我国不动产管理中心服务平台搭建速度较为缓慢，导致平台信息化程度低、服务能力不足等现象。服务平台的服务能力不足，不仅给客户在检索过程中带来了不便，还影响了不动产登记中心与民政部门、住房保障部门及税务部门等相关单位的信息沟通，难以实现实时资源共享，影响了档案的服务效率。

3.不动产档案数据库建设滞后，档案资源整合不全面

在不动产中心的档案管理中，数据库建设滞后是个突出问题。不动产登记档案管理主要是开展各类信息数据资料的管理数据库作为储存登记档案信息的重要资源平台，数据库建设水平不高、储存容量有限、难以及时调取资料等，也在一定程度上制约了不动产登记档案管理水平，导致不同部门内部信息交流缓慢，数据传输存在壁垒，更新的档案数据无法及时同步，数据安全性难以保障，进而无法有效管理档案数据，影响了不动产档案应用效率和经济价值的有效体现。

4.不动产档案管理工作人员缺乏专业素养，后续人才储备不足

传统的不动产档案管理方式，对工作人员的档案专业素养要求较高，其固有的工作模式已经成为工作人员的习惯，也导致不动产档案管理进入信息化管理模式后，大量的工作人员由于缺乏相关的技术，而对新的工作方式无法适应，甚至依旧采用传统工作方式管理档案，充分说明了当前工作人员缺乏对信息技术的掌控能力，无法满足现代化档案管理的要求。不动产登记档案管理信息化建设对工作人员数量的需求有所降低，但对人员素质的要求不断提升，参与信息化管理的工作人员专业性不足，在很大程度上影响了信息化建设水平。不动产登记档案管理的很多工作人员欠缺对数字化、网络技术的了解，对最新的数据处理技术、信息分析原理等并不熟悉，导致其在利用信息管理平台时工作效率缓慢，在开展不动产登记档案管理信息化建设中难以有效处理各项问题，不利于工作的顺利开展。管理人员专业性不足是不动产登记档案管理中常见的人力资源问题，应该关注管理人员的素养提升，解决信息化建设与人才队伍之间的矛盾。

5.不动产档案信息安全保障工作有待加强

信息安全问题始终是档案管理工作中的重要环节，一旦档案资料被泄露，就会带来不可估量的损失，尤其是不动产档案，其中所包含的信息有着较高的私密性。因此，需要格外重视档案安全问题。在档案管理信息化建设中，对网络的依赖程度较深，而网络安全正成为档案安全管理工作中的重中之重。在当前不动产档案安全管理中，还存在因为工作人员欠缺安全保密意识、操作不规范等人为原因造成的档案丢失、被盗、设备损坏等诸多问题亟须解决。

四、数字化时代不动产登记中心档案管理信息化建设路径

1.建立完善的档案管理制度和管理体系

完善的信息管理系统是不动产登记中心档案管理工作的基础，完善档案管理规范能够为数字技术的合理应用奠定良好基础，提高信息化建设水平。在不动产登记档案管理过程中，管理人员应该注重信息化档案管理的规范建立与完善，根据不动产登记档案管理的工作目的、工作流程以及工作内容，分析信息化的相关条件，探究档案管理的规范建设。在完善信息管理系统时，应该关注当前不动产登记档案管理的相关问题，分析信息化管理的组织结构、管理方式上的不足，运用合理方式提高信息系统的建设水平。不动产登记档案管理的信息化建设要密切联系现行法律法规的相关内容，信息化流程与内容必须与法律规范的工作流程保持一致，加强数据安全、隐私保护等方面的规划设计。同时，在信息化建设过程中，必须明确不动产登记档案管理信息流转的时限，明确数据更新速度与时间，合理利用大数据技术完成档案的有效存储与分析，提升管理质量。

2.建设不动产登记档案管理信息服务平台，扩展服务平台功能

建设不动产登记档案管理信息服务平台是数字化技术条件下信息化建设的重要内容，能够有效帮助提升不动产登记档案管理服务质量。不动产登记档案管理工作需要提供相应的档案服务，在服务平台功能扩展中融入大数据分析、大数据处理等相关技术内容，让服务平台的工作效率更高，更好地满足档案管理需求，提高档案服务的水平。首先，不动产登记档案管理信息化建设是在网络基础上，通过构建完善的信息管理体系，将原有的管理流程环节转化为信息平台的相应步骤，在利用信息技术开展档案资料收集、归类、存档后，可通过信息平台实现快捷传递，实现档案信息共享；其次，不动产档案管理部门在构建网络信息平台时，除了关注平台的信息传递便捷性外，需要格外关注网络运行的顺畅和信息的安全保密性，有针对性地设置严密的安全机制，确保档案管理人员规范操作，防止发生不动产档案信息被泄露事故。

3.数字化时代必须格外关注不动产档案安全管理问题

不动产档案所具有的特殊性决定了安全管理措施的严密性，档案安全问题也是数字化时代档案信息化建设中必须关注的重点内容。首先，不动产档案登记管理中心要肩负起保证档案管理安全的重任，通过制定严密的安全管理制度，落实责任到人，严防死守档案安全底线；其次，不动产档案管理部门要加强对员工的信息安全及保密工作的培训，深入学习《档案法》等相关法律条文，从思想上加强工作人员的保密意识和安全意识；再次，不动产档案管理中心要加强基础设施的投入，尤其是事关网络安全、信息安全等相关的硬件配套设备设施要投入到位，从硬件条件上为档案信息安全创造条件。同时，要加强杀毒软件等的利用，通过设置防火墙和访问权限等手段，形成系统性的档案信息安全体系。在具体实施档案安全管理时，还应该注意与国家信息安全部门的合作，积极响应国家档案信息安全管理方针政策，做好信息安全处理工作，安全、有效地完成信息化建设。

4.提升管理人员专业素养，坚持专业人才培养

不动产档案管理人员的专业素养提升对数字化时代档案管理信息化建设具有重要意义。不动产档案管理部门要重视人员的素质提升，加强管理团队的整体素质，尤其是要加大专业技术人才队伍的建设力度。数字化时代，档案管理对工作人员的要求不仅要具备扎实的档案专业素养，还要熟练掌握现代化信息技术，档案管理部门要有针对性地对外招聘技术型人才，对原有工作人员开展信息技术的培训，通过内部选拔及外部聘用的方式，为不动产档案管理部门建设一支高素质的复合型人才队伍，以此提升不动产档案管理工作的效率及服务质量。

5.拓展不动产档案信息服务功能，创新服务方式

我国经济的快速发展带动了不动产交易的繁荣，作为不动产档案管理部门，在不动产档案管理内容不断扩大化的背景下，与城市规划、住房保障等部门的交集越发频繁，传统档案管理模式显然已经落后。不动产档案管理信息化建设主要任务就是资源共享，以满足不同单位及用户的需求。不动产登记管理中心在网络基础上搭建信息平台，在与相关单位部门达成资源共享的同时，也会针对相关部门的具体需求，提供针对性的档案服务。此外，不动产登记管理中心通过开办网上业务途径，提供用户自助查询办理服务等方式，让用户足不出户就可对所需档案资料进行查询及下载使用，节省了用户大量的时间。通过拓展不动产档案信息服务功能，促进了不动产档案服务质量的提升，也有效提高了档案的利用率。

五、结束语

综上所述，作为档案工作中的重要组成部分，不动产档案管理信息化建设符合时代发展需要，是大势所趋。针对当前不动产档案信息化建设中存在的问题，要建立科学、规范、完善的管理制度，组建一支专业的档案管理队伍，不断开发、利用不动产档案资源，充分发挥其经济价值，在紧密结合社会实际需求的同时，要注重不动产档案安全防护，通过信息化建设，加快提升档案服务质量，从根本上提高不动产档案的管理效果，推动档案管理工作实现高质量开展。

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作者单位：滨州市不动产交易登记中心