新时期事业单位档案管理的创新思路及方法分析

荆雷

摘 要：伴随着信息技术的广泛应用和深入，各行各业的生产与管理水平显著提高，取得的社会发展实效显著。在新时期背景下，事业单位档案管理标准和要求发生了巨大的变化，为适应这一变化，需要事业单位档案管理人员注重创新，结合时代发展特征和要求创新管理思路和方法，确保各项管理工作能够实现高效率、高质量目标，以此推动事业单位更好的发展。文章针对新时期事业单位档案管理的创新思路和方法展开分析，探究事业单位如何更高效、全面地开展档案管理工作。

关键词：新时期；事业单位；档案管理；创新思路；方法

中图分类号：G271 文献标识码：A

众所周知，事业单位档案管理承担着收集、整理、统计、分析等工作，对事业单位各项工作顺利、高效开展有着直接影响。传统的档案管理模式呈现出不适应的现象，难以满足当前事业单位发展需要。在新时期背景下，计算机技术与互联网技术的应用使得事业单位档案管理效率和质量显著提高，为相关工作的开展提供了有力支持，事业单位运营实效显著。文章针对新时期背景下档案管理趋势、具体意义以及创新思路与方法展开分析，希望为事业单位实现高效档案管理提供助益。

一、新时期事业单位档案管理趋势分析

随着信息技术的发展和社会进步，新时期事业单位档案管理呈现以下几个趋势：

1.电子化

传统的事业单位档案管理多以人工和纸质档案管理为主，这样的管理模式有着效率低下、错误率高以及工作量大的特征。随着事业单位的持续发展，档案数量也会持续增多，以人工为主的档案管理模式难以适应具体的管理要求和标准，相应的档案管理效率也会降低。反观新时期背景下的事业单位档案管理，其能够借助计算机技术和互联网技术实现数字化管理，取得的管理实效显著。即事业单位档案逐渐由纸质档案转变为电子档案，利用信息技术可以实现档案的数字化存储、检索和管理，档案信息化管理可以提高信息的共享和利用效率，减少纸质档案的占地面积和保管成本。

2.互联网和云存储

互联网技术的普及使得事业单位档案的传输和共享更加便捷，相应的管理效率和质量也能够借此有效提升。具体来说，事业单位档案管理系统平台的构建要求管理人员将各项档案信息都转化成数字化模式储存在系统平台中，由系统平台统一管理，其中能够利用电子扫描技术将纸质资料、图片等转化成高分辨率的电子信息，然后通过云存储将档案保存在服务器上，实现跨地域的远程访问和管理。云存储还具备数据备份和安全性较高的特点，可以有效防止档案的丢失和损坏。

3.数据化分析

新时期是信息技术发展的关键时期，在信息技术的作用下社会发展呈现信息化特征。其中，在事业单位档案管理中积极采用信息技术，能够借助信息化系统平台实现与事业单位各个部门高效沟通与交流的目标，由此能够借助高效的沟通优势提高事业单位内部的协作效率，对事业单位发展很有助益。并且，通过对档案信息的统计和分析可以获取更多有价值的信息和数据，利用数据化分析还可以为事业单位提供更加准确和全面的决策依据，促进单位的优化和发展。

4.多元化管理

在新时期背景下，在互联网技术和计算机技术的助力下，事业单位档案管理不再局限于传统的纸质档案管理，而是向多元化发展。具体来说，信息化系统平台能够快速对档案管理展开统计、整理和分析，并将档案数据根据事业单位需要统计成各类图表的形式，为事业单位的事务决策、开展工作等提供基础数据，凸显档案信息的实用性。同时，事业单位可以结合自身情况采用不同的档案管理方式，如纸质档案与电子档案混合管理模式等。

5.隐私保护

随着个人信息保护意识的增强，事业单位档案管理中的隐私保护问题也受到了更多关注，在档案管理过程中需要遵守相关法律法规，保护个人信息的安全性和隐私权。由此可见，新时期事业单位档案管理趋势是电子化、互联网和云存储、数据化分析、多元化管理和隐私保护，这些趋势的出现将进一步提高事业单位档案管理的效率和质量，为事业单位的发展提供有力支持。隐私与信息安全保护是重点关注的内容，也是当前事业单位信息化档案管理中亟待研究和解决的难题。

二、新时期事业单位档案管理创新意义分析

新时期事业单位档案管理标准和要求发生了较大的变化，传统的管理模式与理念难以满足当前事业单位发展需要，重视事业单位档案管理模式与理念创新是很有必要的。新时期事业单位档案管理的创新意义主要体现在以下几个方面：第一，有助于提高管理效率和降低管理成本。传统的纸质档案管理存在大量的人力和物力投入，耗时且费力，而电子化和云存储的创新应用可以大幅提高档案管理的效率，节约人力和空间成本。第二，有助于促进信息共享和协同工作。电子档案管理可以实现档案的即时共享和远程访问，促进不同部门间的信息共享和协同工作，有助于提高工作效率、减少重复劳动，促进事业单位的整体协同发展。第三，有助于拓展数据挖掘和分析的应用实效。电子档案管理的数据化特点使得档案信息中数据挖掘和分析更加容易，可以从中获取更多的有价值的信息，对于事业单位的决策制定和战略规划具有重要意义。第四，有助于加强信息安全与隐私保护。电子档案管理需要更加重视信息安全和隐私保护，促使事业单位增强信息安全意识和技术保障，有助于预防档案信息被泄露和滥用，保护个人隐私权益。第五，有助于推动事业单位管理模式创新。电子档案管理的应用不仅仅是对档案管理的优化，还会推动事业单位整体管理模式的创新，从管理流程、工作方式到组织结构和文化，都将受到电子档案管理的影响和引导。

综上所述，新时期事业单位档案管理的创新意义在于提高效率和降低成本、促进信息共享和协同工作、拓展数据挖掘和分析的应用、加强信息安全与隐私保护以及推动事业单位管理模式的创新，将为事业单位的现代化管理提供更强有力的支持，为其可持续发展打下良好基础。

三、新时期事业单位档案管理的创新思路及方法分析

1.重视档案电子化和智能化管理

在新时期，事业单位档案管理的创新离不开对档案电子化和智能化管理的重视，传统的纸质档案管理需要手动整理、存储和查找，工作效率低下，而电子化和智能化管理，如数字化存储和智能检索可以快速、精准地找到需要的档案信息，大幅提高了管理效率。因此，在事业单位档案实际的管理中应注重创新，利用信息技术将事业单位档案由纸质转变为电子化，推行数字化管理，其中可以考虑利用大数据、云计算、人工智能等技术实现档案的智能化管理、自动化处理和分析档案信息。与此同时，电子化和智能化管理可以通过网络平台实现档案的远程共享和协作，不同部门之间可以快速共享所需的档案信息，显著提高了工作的协同效率。因此，在事业单位档案实际的管理中应注重这一管理的优势发掘，既要注重信息化管理模式与理念的深入，还要注重信息化管理优势的发挥，通过采用数据挖掘和分析的方法发掘档案中隐藏的信息和价值，挖掘出有用的数据模式和趋势。例如，可以运用统计分析、机器学习等方法对档案数据展开深入分析，从而为事业单位开展各项工作提供决策支持和管理建议。

2.重视档案建设目标化管理

新时期，事业单位档案管理的创新必须重视档案建设目标化管理。档案建设目标化管理是指以明确的目标为导向，制定科学、合理的管理措施和评估指标，不断追求档案工作质效的优化和提升。首先，在实际的档案管理创新中要注重突出核心任务。档案管理的核心任务是保护、保存和利用档案信息，目标化管理有助于明确这些核心任务，并将其纳入档案管理的目标体系中，通过设定明确的目标和指标能够显著提高档案管理的专业性和针对性。其次，目标化管理能够帮助事业单位档案部门针对实际问题和需求实行有效管理，通过设定具体的目标和绩效指标，可以及时发现和解决档案建设中的问题，满足利用者的需求，推动档案工作的持续改进。最后，目标化管理要求定期评估和绩效考核档案工作，通过设定衡量档案工作绩效和质量的评估指标，可以客观地评估档案部门的工作成果，并及时调整和改进工作方法，有助于提升档案服务的质量和效果。

3.创新档案管理服务形式

新时期，事业单位档案管理的创新需要关注创新档案管理服务形式。第一，在线档案服务。通过互联网技术数字化处理档案信息，并提供在线查询、申请、预约等服务，用户可以通过电子平台自助查询和办理事项，提高工作效率和便利性。第二，档案智能化服务。利用人工智能和大数据技术智能化处理和挖掘档案信息，通过智能化分析为机构提供更准确的档案信息查询和利用服务。第三，个性化档案服务。根据用户需求提供个性化的档案查询、整理、保管等服务。例如，针对残疾人、老年人等特殊群体提供定制化的档案服务，让档案服务更加贴近用户的需求。第四，档案共享平台。建设档案共享平台，实现不同机构之间的档案信息共享，通过平台整合和共享能够提高档案资源的利用效率，避免重复建设，有助于降低管理成本。第五，档案数字化保存。将纸质档案数字化保存并建立数字档案库，通过数字化保存能够消除纸质档案的物理存储限制，方便长期保存和利用。第六，档案社区服务。创建档案社区，为相关利益群体提供专业的档案咨询、培训和交流平台。通过社区服务能够提高公众对档案管理的认知度和参与度，推动档案管理的开展。以上是几种创新的档案管理服务形式，通过结合科技和服务理念的创新能够提高档案管理的效率、便利性和质量，更好地满足用户的需求，进一步推动事业单位档案管理的创新发展。

4.强化信息化档案管理效用

结合上述观点的分析可以发现，互联网技术与计算机技术在事业单位档案管理中的应用能够显著提升最终的管理效益，对推动事业单位实现快速、高效发展目标有着非常积极的作用。因此，在实际的档案管理创新中需要关注信息化特征，发挥信息技术的具体优势，以助推事业单位档案管理工作更好地开展。第一，在实际的管理中需要关注互联网应用和云存储技术，利用互联网技术建立信息平台和共享平台，实现档案的远程访问和共享，可以考虑利用云存储技术，将档案保存在云端，并提供安全可靠的档案存储和管理服务。第二，重视制度创新和标准化建设。通过建立事业单位档案管理的规范制度和标准，规定档案的收集、整理、存储和利用等过程，能够显著提升管理有效性。在建设中可以参考国家和行业的相关标准，借鉴先进的管理经验和做法，推动档案管理的标准化建设。第三，重视隐私保护和安全管理，加强对档案的隐私保护和安全管理，需要采取措施保护个人信息，防止档案信息被泄露和滥用，管理中可以建立访问权限控制、数据加密等安全机制，加强对档案系统和数据库的安全防护。第四，整合资源和合作共建。通过跨部门、跨领域的合作整合档案资源，共同建设和管理事业单位档案，或者可以与高校、研究机构、企事业单位等合作，共同开展档案管理的研究和实践，推动档案管理创新开展。

四、结束语

总而言之，新时期事业单位档案管理的创新思路和方法包括电子化和智能化管理、目标化管理、创新档案管理模式和强化信息化管理效用，由此能够显著提升事业单位档案管理的有效性。因此，在未来的管理中要不断地创新和应用新技术、新方法，提高档案管理效率和质量，助力事业单位实现更好的发展。

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作者单位：莒县政务服务中心